Виконання та використання документів з обмеженим доступом

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольна  робота

 

Виконання та використання документів з обмеженим доступом  

Зміст

 

 

1. Строки виконання документів, порядок контролю за виконанням документів.
2. Особливості організації конфіденційного діловодства, використання документів з обмеженим доступом.

 

 

 

 

 

1. Строки виконання документів, порядок контролю за виконанням документів.

 

Типові та індивідуальні терміни виконання документів. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути зазначені в самому документі або встановлені актами законодавства.

Термін виконання документів обчислюється в календарних днях від дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з інших організацій, — від дати їхнього надходження. Терміни виконання документів установлені в Типовій інструкції з діловодства, затвердженій за розпорядженням її уряду. Індивідуальні терміни встановлюються керівниками. Остаточна дата виконання службових документів зазначається в їх текстах чи в резолюціях керівника.

Документи без зазначення терміну виконання мають бути виконані не пізніше як за 3О календарних  днів, а документи з відміткою  «Терміново» — протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. В цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

Термін виконання документа  може бути змінений лише за вказівкою  посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності — посадової особи, що її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжений за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну — до закінчення 30-денного терміну від дати його отримання.

Термін виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, розглядає і встановлює керівник органу виконавчої влади особисто (одразу після реєстрації документа).

Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний термін після підписання відповідного доручення, якщо в дорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження  терміну виконання акта або доручення  Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається органом виконавчої влади до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом із проектом листа Голові Адміністрації Президента України за сім днів до закінчення встановленого терміну.

Зміна типових строків виконання документується прийняттям нового акта, індивідуальних — розпорядженням керівника, що їх установив.

Організація контролю за виконанням документів. До контролю за виконанням документів входять такі види робіт:

—  постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

—  перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

—  попередні перевірки й регулювання перебігу виконання;

—  облік та узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

—   інформування керівника про перебіг та підсумки виконання документів (доручень);

—  повідомлення про перебіг та підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

—  зняття документів з контролю;

—  формування картотеки виконаних документів

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані  документи, в яких установлено завдання.

Обов'язково контролюється  виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один із перших заступників або заступник керівника органу виконавчої влади відповідно до розподілу обов'язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на спеціально створену контрольну службу.

У структурних підрозділах  безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Розглянуті керівництвом документи повертаються в службу діловодства, де в реєстраційно-контрольну картку (далі — РКК) вноситься зміст резолюції, а документ передається на виконання.

Проходження внутрішніх документів на етапах підготовки й оформлення має відповідати проходженню  вихідних документів, а на етапі виконання — вхідних.

Внутрішнє приймання-передавання документів здійснюється службою діловодства за внутрішнім реєстром з обов'язковою фіксацією факту приймання-передавання документа чи пакета документів. Реєстри формуються в окрему справу й зберігаються в канцелярії чи іншому структурному підрозділі, що відповідає за організацію документообігу.

Документи, рішення з яких виконуються кількома структурними підрозділами, передаються почергово або, для оптимізації виконання, водночас у копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим.

Потребу розмноження документів і кількість копій визначає особа, яка організовує виконання.

За потреби невідкладного  рішення стосовно документа, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця  з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із зацікавленими підрозділами й посадовцями передаються в юридичну службу для перевірки відповідності змісту документів чинному законодавству, а відтак у службу діловодства, яка здійснює контроль за правильністю оформлення.

Оформлені документи передаються  на підпис керівництву відповідно до права підпису документів і розподілу  обов'язків.

Копії підписаних керівниками  розпорядчих документів у обов'язковому порядку надсилаються до структурних підрозділів, відповідальних за порушувані в документі питання.

Передання документів між  структурними підрозділами здійснюється через секретарів структурних підрозділів  або осіб-відповідальних за діловодство. Документи передаються з відповідною відміткою в РКК по реєстру.

Керівники структурних підрозділів  забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців у день надходження, контроль за якісним виконанням документів по суті питання.

Розглядаючи документ, керівник підрозділу виокремлює документи, що потребують термінового виконання.

Термінові документи передаються  негайно.

У разі потреби розмноження  документа або при інших факторах, що спричиняють неможливість негайного передання виконавцю службового документа, передається реєстраційна картка або використовується інша форма його інформування.

Виконання документа передбачає: збір та обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, погодження, подання на підписання (ствердження) керівництвом установи або керівниками структурних підрозділів, підготовку до надсилання адресату.

Виконавець визначає необхідну  кількість примірників документа, передає документ на тиражування. На документ, що має бути надісланий більше ніж чотирьом адресатам, виконавець готує список надсилань.

Для оперативного вирішення  питань без складання додаткових документів виконавець може вносити відмітки на документі: дату надходження (якщо час між надходженням документа та його доставкою до виконавця не збігається), дату проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), дату й результати остаточного виконання.

За наявності відповідального  виконавця решта виконавців зобов'язані своєчасно та якісно провести аналіз інформації й подати відповідальному виконавцю у встановлені ним терміни необхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості тощо).

Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту й достовірність інформації, використаної під час підготовки документа.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передають виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці  або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання  документів, за виконавцями, групами  документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Дані про перебіг виконання  документів, одержані за телефонним запитом або під час проведення перевірки структурного підрозділу — виконавця, вносяться до РКК у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі з великим обсягом  документообігу контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою  друкарських засобів.

За автоматизованої форми  контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання та змістом.

Документ вважається виконаним  лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі та РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

За автоматизованої форми контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується в довідковому дубльованому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів водночас з документами.

Дані про наслідки виконання  взятих на контроль документів періодично узагальнюються й доповідаються керівництву установи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Особливості  організації конфіденційного діловодства,  використання документів з обмеженим  доступом.

 

Стрімкі зміни, що відбулися  в економіці Україні, перехід  до нових форм господарювання в різноманітних сферах діяльності підприємств, установ, організацій призвели до значного зростання обсягів інформації, класифікованої як інформація з обмеженим доступом.

За рівнем доступу документа  інформацію визначають як відкриту (загальнодоступну) та з обмеженим доступом — конфіденційну й таємну інформацію. Тож закономірною є нагальна потреба унеможливити несанкціонований доступ до такого виду інформації, вирішити яку покликане конфіденційне діловодство.

Конфіденційне діловодство загалом базується на тих самих принципах, що й загальне (відкрите), проте, водночас, має низку суттєвих відмінностей.

Організаційно-технологічними особливостями конфіденційного діловодства передусім є:

—  жорстке регламентування складу документів та процесу документування, зокрема й стосовно проектів створюваних документів;

—  обов'язковий облік усіх примірників конфіденційних документів, включаючи їхній проект;

—  максимальна повнота реєстраційних даних про кожен документ обмеженого доступу;

—  фіксація проходження та місця знаходження кожного документа;

—  проведення систематичних перевірок наявності документів;

—  довільна система допуску до документів і справ;

—  суворі вимоги до умов зберігання документів і до їх використання;

—  персональна й обов'язкова відповідальність за облік, схоронність документів і порядок користування ними.

Конфіденційне діловодство  поширюється не тільки на службові документи, але й на їхні проекти, чернетки, які не мають відповідних реквізитів, проте містять інформацію, що потребує захисту.

Захист комерційної таємниці вимагає нормативно-правового регулювання. Законодавство оперує такими поняттями, як «конфіденційна інформація», «таємна інформація», «комерційна таємниця », « банківська таємниця ».

Відповідно до ст. 28 Закону України «Про інформацію», затвердженого Постановою ВР від 02.10.1992 р. № 2658-ХІІ [зі змінами], за режимом доступу інформація ділиться на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом.

Визначаючи правові основи інформаційної діяльності, згаданий Закон дає тлумачення поняття «режим доступу до інформації» як передбачений правовими нормами порядок одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

У свою чергу, як зазначено  у ст. ЗО цього закону, інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну й таємну.

Конфіденційна інформація — це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.