Выявление взаимосвязей документов

Необходимо отметить, что «кадровый голод», присущий некоторым органам власти, негативно сказывается на качестве подготавливаемых ими документов. Зачастую именно авторы документов допускают ошибки и опечатки. Однако вносить какие-либо исправления в официальные тексты документов компании — разработчики СПС не вправе. Встречая эти ошибки, пользователь СПС зачастую считает их результатом плохой работы компании-разработчика, а не ведомства. Поэтому компании вынуждены снабжать выявленные ошибки примечаниями, разъяснять их суть пользователям.

В компании «Консультант Плюс» принята следующая жесткая процедура подготовки электронной версии документа. Любой файл проверяется на орфографические ошибки специальной программой, затем распечатывается и сверяется корректорами с официальным текстом. Каждый файл последовательно проверяют три независимых корректора, причем каждый раз вычитка производится с новой распечатки после исправления ошибок, найденных предыдущим корректором. Затем файл еще раз проверяется программой по исправлению орфографических ошибок. Только после такой многоуровневой системы проверок файл документа включается в базу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Оперативность актуализации СПС КонсультантПлюс

Актуализация информационного банка — это процесс включения в него новых документов и поддержания уже имеющихся документов в контрольном состоянии в соответствии с текущими изменениями законодательства.

Рассмотрим оперативность на каждом этапе.

1. Для оперативности включения  документов в эталонный банк  разработчика СПС важно, во-первых, наличие надежных источников информации у производителя, что, как уже говорилось выше, обеспечивается прямыми постоянными контактами с органами государственной власти и управления на основе специальных договоров. Такие контакты важны для оперативности получения информации не менее, чем для ее полноты. Заметим, что если какая-то компания-производитель не имеет таких связей, то, значит, она использует разного рода вторичные источники, что влечет за собой не только наличие ошибок в документах, но и задержки в поставке информации пользователю. Кроме того, необходима налаженная и четкая работа информационных и производственных структур фирмы. Срок обработки информации должен быть сведен до минимума без ущерба для качества. Так, например, в компании «Консультант Плюс» от момента получения документа до момента его включения в эталонный ИБ проходит всего один-три дня, причем более 50% документов обрабатывается за один день.

Оценить такую работу извне очень трудно — реально это можно сделать только по конечному результату. Тем не менее важно учесть, что полноценная производственная структура, ежедневно аккуратно перерабатывающая сотни документов, строится годами. Маловероятно, например, что фирма, выпускавшая раз в месяц диски с недостаточно обработанной информацией, быстро перейдет на ежедневный график работы, даже при наличии соответствующей программной технологии. Для достижения высокого уровня работы и формирования коллектива квалифицированных специалистов нужны годы.

2. Оперативность доставки пополнения  в региональный сервисный центр  зависит от наличия передовой  компьютерной технологии передачи информации и доступа к ней. Так, технология КонсультантПлюс позволяет ежедневно передавать новую информацию в ИБ сервисного центра. При этом происходит полноценная загрузка и интеграция новой информации в уже имеющийся ИБ, с установкой всех взаимосвязей между документами. Это уникальное свойство технологии КонсультантПлюс. Все остальные достаточно широко распространенные в России СПС либо допускают пополнение не чаще одного раза в неделю, либо существующее ежедневное пополнение не может быть полноценно интегрировано в банк данных и остается лишь небольшим довеском к основной базе, а для интеграции необходима полная замена банка, что невозможно проводить ежедневно.

Теоретически этот этап может отсутствовать (и информация от разработчика СПС непосредственно передается к пользователю), но практика показала, что это приводит к существенному снижению качества сервиса, в том числе отрицательно влияет и на оперативность.

3. Оперативность доставки пополнения  пользователю определяется стандартами  обслуживания компании-производителя  и сервисных центров, их финансовой политикой. Поскольку ИБ сервисного центра Консультант Плюс пополняется ежедневно, то те пользователи, кому это необходимо, также могут ежедневно получать пополнение средствами телекоммуникаций. Большинству пользователей достаточно получать информацию еженедельно, при этом более редкое обслуживание уже не гарантирует достаточной оперативности. Обслуживание четыре раза в месяц и чаще используют абсолютное большинство пользователей систем. Поэтому важно, чтобы неновая и сервисная политика фирмы была бы направлена на обеспечение максимально частого обновления информации у потребителя.

Что касается оперативности поступления информации к пользователю СПС посредством удаленного доступа к системе, то она зависит только от первого или двух первых параметров (соответственно от того, кто выставляет свои ресурсы на сервер: фирма-разработчик или сервисный центр). Разумеется, при еженедельном режиме актуализации сервера ни о каком «оперативном» сопровождении пользователей нет и речи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Оперативность актуализации СПС КонсультантПлюс

КонсультантПлюс

1. Определение и основные  элементы юридической обработки

Документы должны включаться в ИБ после юридической обработки. Именно юридическая обработка документов квалифицированным специалистом превращает набор исходных текстов отдельных правовых актов в правовую систему, является гарантией ее высокого качества, создает реальные возможности для быстрого поиска пользователем нужных документов.

Краткая характеристика юридической обработки содержится в следующем определении.

Юридическая обработка — это выявление взаимосвязей между документами и реализация, фиксирование выявленных связей с помощью определенных форм (ссылок, примечаний, справочных сведений), а также создание редакций документов при их изменении.

На практике специалист начинает юридическую обработку при отборе документа в ИБ с определения его достоверности, актуальности, нормативности.

Затем следует этап подготовки документа к введению в ИБ, состоя-щй из следующих элементов:

• классификация (рубрикация) документа, подбор ключевых слов;

• выявление взаимосвязей документов;

• формирование перекрестных ссылок между документами;

• составление примечаний, справочных сведений к документу;

• подготовка новой редакции документа при издании официальных изменений.

Прежде чем характеризовать каждый элемент в отдельности, следует отметить основные черты юридической обработки. Это, прежде всего, ее аналитический, исследовательский характер. Выделим основные моменты юридической обработки:

1. Перед введением нового документа  из ИБ отбираются все документы, регулирующие аналогичные отношения, то есть формируется массив актов по определенной теме, вопросу.

2. Сформированный массив документов  подвергается анализу с целью выявления документов, связанных с новым актом.

3. Определяется  характер выявленных связей.

4. Выявленные связи в зависимости  от их характера облекаются  в определенную форму: формируются  ссылки, составляются примечания и справочные сведения, создаются новые редакции документов.

Юридической обработке также свойственны в той или иной степени объективность и субъективность.

Объективная юридическая обработка — это такая обработка документа, при которой результат исследования, анализа документа основывается на положениях самого документа (или других документов, упоминающих анализируемый документ), а также на устоявшихся, бесспорных научных положениях теории права, отраслей права.

В отличие от результата объективной юридической обработки, результат субъективной юридической обработки основывается прежде всего на опыте и умозаключениях эксперта, проводящего исследование Документа и использующего положения других документов, в которых Исследуемый документ не упоминается, а также основывается на спорных научных теориях. По своей сути результат субъективной юридической обработки является выражением взгляда, мнения об исследуемом предмете отдельного эксперта.

При характеристике каждого элемента юридической обработки необходимо выделять его объективные и субъективные черты, так как это имеет большое значение для правильного использования правовой информации.

 

3. Оперативность актуализации СПС КонсультантПлюс

Процесс классификации (рубрикации) документов заключается в определении тем (предмета регулирования) нормативных частей акта, соотнесении их с рубриками классификатора (рубрикатора) и присвоении обрабатываемому документу индексов соответствующих рубрик.

Цель классификации документов состоит в том, чтобы у пользователя была возможность искать документы по определенным, интересующим его темам, вопросам. В результате классификации каждый документ оказывается в своей нише, ячейке, где его без труда находит пользователь, выбравший интересующую его рубрику. Документ не теряется в общем, огромном массиве документов. Если документ содержит несколько норм, относящихся к разным темам, он будет отнесен к нескольким рубрикам классификатора, чтобы каждая норма находилась во всех соответствующих нишах и не была потеряна для пользователя.

Основным системообразующим средством поиска, а также средством классификации является предметный классификатор, который представляет собой иерархическую систему юридических понятий с универсальным охватом как сложившихся самостоятельных отраслей законодательства, так и комплексных, регулирующих различные сферы деятельности. Эта иерархическая система должна отражать весь массив правовых актов.

Классификации в той или иной мере присущи и объективность и субъективность, которые зависят от двух факторов:

• качества классификатора;

• профессионального уровня специалиста, проводящего классификацию.

Классификатор, разработанный тем или иным специалистом, субъективен уже по своей природе. Однако, если классификатор построен с учетом традиционных, устоявшихся подходов к системе права, к делению на отрасли права, отрасли законодательства, — можно говорить о его достаточной объективности, поскольку такой классификатор соответствует взглядам большинства людей.

Классификатор, построенный только в соответствии с точкой зрения автора классификатора, абсолютно субъективен, и классификация документов по такому классификатору тоже будет субъективна.

Субъективность классификации зависит также от профессионального уровня специалиста, классифицирующего документы. Чем выше квалификация специалиста, тем его решения больше соответствуют постулатам юридической науки и тем меньше субъективизма в его работе.

Субъективность, бесспорно, не может не проявиться при классификации документов, регулирующих вопросы, об отнесении которых к соответствующим отраслям законодательства ведутся научные споры и окончательного мнения не выработано. Так, например, спорят о том, к конституционному или трудовому праву следует относить документы, регулирующие вопросы государственной службы. Пока этот спор не закончен на научном уровне, оба мнения будут субъективными, то есть присущими отдельным специалистам и не выражающими общего взгляда на вопрос.

Для эффективной предметной классификации информации важно использовать в работе качественный, удобный и юридически обоснованный классификатор.

В настоящее время производители многих СПС и отделы кодификации в органах власти используют в своей работе классификаторы, созданные на основе Общеправового классификатора отраслей законодательства (ОКОЗ), утвержденного Указом Президента РФ от 16.12.93 № 2171. Однако сегодня этот классификатор, несмотря на многочисленные поправки и уточнения, принципиально устарел и не соответствует современному состоянию законодательства (в частности, структуре целого ряда кодексов, принятых за последние годы). В связи с этим Российский фонд правовых реформ провел тендер на разработку нового классификатора, победителем которого стала компания «Консультант Плюс». Сейчас идет работа над новым классификатором с привлечением многих ведущих ученых страны и в тесном взаимодействии со специалистами, работающими в органах государственной власти. Информация о работе и проекты классификатора широко публикуются, сам процесс разработки подразумевает серьезное и широкое обсуждение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Ключевые слова

Распределение всех документов по группам, объединенным ключевым словом, создает для пользователя еще одну возможность поиска нужной информации. Словарь ключевых слов, являющийся инструментом данного вида поиска, представляет собой расположенные в алфавитном порядке общеизвестные, наиболее часто употребляемые понятия (слова и словосочетания). На наш взгляд, именно этот элемент юридической обработки обладает наибольшей субъективностью, которая является следствием преж-.де всего субъективного отбора понятий в словарь ключевых слов, полностью зависящего от воли разработчика. Кроме этого, ни один разработчик не может гарантировать абсолютного наполнения интересующего нас ключевого слова документами, к нему относящимися. Степень наполнения будет зависеть от многих факторов, но прежде всего от мировоззрения и квалификации эксперта, занимающегося подбором ключевых слов.