Задачи, направления и формы использования архивных документов

Краевое  государственное  автономное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

« Добрянский гуманитарно-технологический  техникум

им. П.И. Сюзева»

 

 

 

 

 

Курсовая работа

Тема: «Задачи, направления и формы использования архивных документов»

 

 

 

Выполнил:

Студент 5 курса, группы

Специальности:

Документационное  обеспечение

управления и архивоведение

 

 Попова Дарья Александровна

 

   Руководитель:

   Расторгуева Ольга Олеговна

 

 

 

 

Добрянка 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………3

ГЛАВА 1 НАПРАВЛЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………………..

1. Цели использования архивных документов……………………...

ГЛАВА 2 ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ...

1. Исполнение запросов социально-правового характера………….
2. Использование документов в средствах массовой информации
3. Организация информационных мероприятий
4. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование
5. Публикация документов
6. Информирование руководства и структурных подразделений организации о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании

ГЛАВА 3 ЗАДАЧИ АРХИВОВ………………………………………………..

1. Функции архивов…………………………………………………….

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Основными принципами использования  документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность  и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и  использования. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.           Людям в современном обществе постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременности и правильности принятия управленческих решений.                 Использование документов – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в архивах использование документов считают разновидностью научной работы.

Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах  открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково  важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности.

Исходя из этого целью  курсовой работы, является изучение вопроса  использования, задачи и формы архивных документов.

В связи с поставленной целью в работе решались следующие  задачи:

1. Изучение направления использования архивных документов
2. Изучение форм использования архивных документов
3. Изучение задач и функций архивных документов

Актуальность данной работы заключается в том, что архивные документы используются в любом  предприятии. Все архивные документы  имеют свои задачи, формы и направления. Любое предприятие не имеет смысла без документов. Цель работы - объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов. Использование документов Архивного фонда Российской Федерации , хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом»  Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

«Архивоведение» - пособие, в котором в комплексе рассматриваются  проблемы направлений использования  документов, вопросы анализа целей  использования архивных документов и связанных с ними форм использования.

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1 НАПРАВЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению  информационных потребностей общества в ретроспективной документной  информации. В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются;

1. Укрепление российской  государственности;

2. Удовлетворение информационных  потребностей общества;

3. Обеспечение законных  прав и интересов граждан.

В процессе использования  документов архива участвуют две  стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации , негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.

Использование документов в  России - сложная и ответственная  работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.

Использование документов - применение пользователями и архивом  архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях  удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Порядок использования архивных документов устанавливается Федеральной  архивной службой России в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящимися к информации, информационному обеспечению и обмену информацией.

Основными принципами использования  документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность  и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

 

 

 

 

 

 

 

1. Цели использования архивных документов

 

Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми. Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных  партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной  безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных  договоров и пр.

Использование документов в  экономических целях применяется  при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов.

Использование документов в  научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам , хранящимися в архивах.

Использование архивных документов в культурно-просветительских целях  предполагает подготовку юбилейных  выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров. Использование  документов в социально-правовых целях  предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр.

ГЛАВА 2 ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

В соответствии с Основными  правилами работы архивов организаций  использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

 

2.1 Исполнение  запросов социально-правового характера

 

Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой  заявителю информации. Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.Существуют следующие виды запросов:

Тематические (выявление  информации по конкретной теме или  документальное подтверждение какого-либо факта);

Персональные , в том числе  биографические и генеалогические;

Социально-правовые.

Наиболее часто запрашиваются  сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в  Советской Армии, о пребывании в  плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности.

 

Консульские (направлены на защиту законных прав и интересов  граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста РФ и др.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.
2. Поиск запрашиваемой информации.
3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель  изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного  архива, рассказов родственников, из других архивов.

Если запрос относится  к категории платных, следует  известить об этом заявителя.

Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.

 Архив организации  обязан предоставить информацию  бесплатно по требованию тех  организаций и лиц, которых  она касается. Ограничения возможны  лишь в случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.

При поиске запрашиваемой  информации следует помнить о  сроках исполнения.

 

1. Использование документов в средствах массовой информации

 

Организация использования  архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в  себя информирование широкого круга  потребителей ретроспективной документной  информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.