Задачи, направления и формы использования архивных документов

Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и  журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.

Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке. Публикация подборки архивных документов сопровождается пояснительным текстом, включающим характеристику публикуемых документов, описание исторической обстановки и пр.

Документальный очерк  представляет собой статью, на основании  архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей. Документальный очерк  состоит из двух частей: исторической, где описываются исторические события, и описательной, где раскрываются конкретные факты, нашедшие отражение в документах, может содержать обобщения, выводы.

Тематические газетные полосы представляют собой газетную страницу, отведенную для освещения какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут  быть посвящены историческим событиям большого масштаба.

Корреспонденция – сообщение  с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в газету от корреспондента данного издания.

Информация – краткое  сообщение о текущих событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении  в архив новых документов, конференциях архивистов, работе научных советов  государственных архивов и пр.

Архивные учреждения организуют также использование информации по радио и телевидению в виде тематических бесед и бесед-интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными  в циклы, постоянные рубрики. Для  создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.

Архивные документы широко используются при создании документальных и научно-популярных и учебных фильмов. Для ретроспективного показа кинодокументов государственные архивы готовят кинопрограммы и киносборники. Киносборники монтируются из специально скопированных позитивных фрагментов фильма, спецвыпусков, киножурналов и отдельных фрагментов.

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Использование  документов в средствах массовой  информации

 

Организация использования  архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.

Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и      журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации.

Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или  извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или  журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке.

Документальный очерк  представляет собой статью, на основании  архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей.

Корреспонденция – сообщение  с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в газету от корреспондента данного издания.

Тематические газетные полосы представляют собой газетную страницу, отведенную для освещения какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут быть посвящены историческим событиям большого масштаба.

Информация – краткое  сообщение о текущих событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении  в архив новых документов, конференциях архивистов, работе научных советов государственных архивов и пр.

Архивные учреждения организуют также использование информации по радио и телевидению в виде тематических бесед и бесед-интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными в циклы, постоянные рубрики. Для создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.

Архивные документы широко используются при создании документальных и научно-популярных, и учебных  фильмов.

 

2.3. Организация  информационных мероприятий

Информационные мероприятия  включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.

Выставка – художественно  оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации.

По масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся на межархивные, региональные и всероссийские.

По времени функционирования различают:  постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней).

Встречи с общественностью  проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов. В деятельности государственных  архивов сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях.

Дни открытых дверей служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут  быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственных архивов: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив.

Экскурсии организуются в  соответствии с планом, в котором  указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями.

Тематические экскурсии  сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов.

Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя.

 

2.4. Выдача подлинных  документов и дел во временное  пользование

Подлинные дела и документы  выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

Дела выдаются во временное  пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также  его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

Выдача дел во временное  пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется  актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

 При выдаче дел во  временное пользование каждое  дело заносится в книгу выдачи  дел из хранилища, а на место  выдаваемого дела помещается  отдельная для каждого дела  карта-заместитель. Карты-заместители  хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

Каждое выдаваемое из хранилища  для временного использования дело должно иметь лист использования  дела.

2.5. Публикация  документов

Публикация архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют различные  типы, виды и формы публикаций документов.

Типы публикаций:

• научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);
• научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);
• учебный (предназначен для освоения учебных программ).

Виды публикаций:

• пофондовые: публикуются из документов одного архивного фонда;
• тематические: публикуются из документов различных фондов, но по одной теме;
• публикации документов одного вида;
• публикации документов одного лица.

Формы публикации:

• корпус – свод источников по определенной теме;
• том – часть продолжающегося или многотомного издания;
• серия – часть периодического издания;
• часть, раздел – часть одной книги.

Публикация готовится  в несколько этапов:

1. Предварительный отбор.

На этом этапе определяется тип, вид и форма публикации. Проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях.

2. Выявление и отбор документов.

Выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться  документы. На этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и  обобщающим материалам.

3. Археографическое оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации.

На этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются  порядок и принципы отбора документов.

Могут добавляться указатель, приложения.

4. Способ передачи текста

Существуют следующие  способы:

• факсимильный (дословное воспроизведение документа);
• дипломатический (передача части особенностей документа);
• критический (определенная обработка текста, сам текст не редактируется, устраняются очевидные ошибки).

5) Формирование макета  публикации.

• После создания макета, публикация передается в издательство.

 

2.6.Информирование  руководства и структурных подразделений организаций, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержание

 

Эта форма использования  осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Информирование руководителей  организации может производиться  в форме перечня заголовков дел  или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Информирование руководителей  может производиться также в  форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы

 

ГЛАВА 3: ЗАДАЧИ АРХИВОВ.

Основными задачами архива являются:

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве.
2. Комплектование Архива документами Архивного фонда Российской Федерации, относящимися к профилю Архива.
3. Оказание научно-методической помощи в работе с документами профиля Архива учреждениям Федеральной архивной службы России, ведомственным архивам организаций-источников комплектования Архива, федеральным органам исполнительной власти и организациям, осуществляющим временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на основе соглашений с Росархивом, а также архивам организаций, осуществляющих хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.
4. Информационное обеспечение органов государственной власти, организация научной информации о составе и содержании документов Архива, их использование и публикация; обеспечение потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной документной информации профиля Архива.