Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

Федеральное агентство по образованию (Рособразование)

ФГОУ СПО «»

Курсовая работа

по дисциплине: «Архивоведение»

Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

Южно-Сахалинск, 2010

Содержание

Введение

Глава 1. Архивы

1.1 Государственный архив

1.2 Ведомственный архив

1.3 Общие черты и различия  между государственными и ведомственными  архивами

Глава 2. Формы использования архивных документов

2.1 Информирование руководства  и структурных подразделений  организации о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании

2.2 Исполнение запросов  социально-правового характера

2.3 Использование документов  в средствах массовой информации

2.4 Организация информационных  мероприятий

2.5 Предоставление документов  пользователям в читальный зал

2.6 Выдача подлинных документов  и дел во временное пользование

2.7 Публикация документов

Глава 3. Направления использования архивных документов

3.1 Цели использования  архивных документов

Глава 4. Задачи архивов

4.1 Функции архива

Заключение

Список источников

Введение

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.

Каждому человеку хотя бы один раз в течении своей жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, затем устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Использование документов - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в архивах использование документов считают разновидностью научной работы.

Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности.

Исходя из этого целью курсовой работы, является изучение вопроса использования документов государственного и ведомственного архива.

В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи:

Изучение понятия государственный архив и ведомственный архив;

Изучение основных задач государственного и ведомственного архива;

Изучение направления использования документов государственного и ведомственного архива;

Изучение форм использования документов государственного и ведомственного архива.

Актуальность данной работы заключается в том, что один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка использованной при написании работы литературы и приложений к работе.

Глава 1. Архивы

1.1 Государственные архивы

Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных документов в интересах пользователей.

Государственный архив - это учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования[11, c.36].

В государственные архивы документы поступают на постоянное, «вечное» хранение. Главная задача государственных архивов - служение науке. Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняются они или нет. Пример некомлектующегося архива - Российский государственный архив древних актов.

1.2 Ведомственные архивы

Помимо архивных учреждений, т.е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. ГОСТ дает определение видового понятия "ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Ведомственный архив - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы[11, c.37].

Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом.

Существуют такие разновидности ведомственных архивов как:

отраслевой государственный фонд;

центральный отраслевой архив министерства, ведомства;

центральный архив министерства, ведомства;

объединенный ведомственный архив;

объединенный межведомственный архив;

архив учреждения, организации, предприятия.

В городах и районах, где много небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы.

1.3 Общие черты и различия между государственными и ведомственными архивами

Общими чертами, присущими государственным и ведомственным архивам, являются:

их целевое назначение (хранение документов и использование для нужд общества);

единство методики архивной работы (все виды научно-технической обработки документов, описание дел, порядок нумерации листов и составление заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи одинаковы);

осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и экспертизой ценности документов.

Преемственность в работе архивов заключается в том, что госархив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива с соблюдением правил. Ведомственный архив представляет госархиву паспорт со сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых госархив определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу документов за счет учреждений - источников комплектования.

Государственные и ведомственные архивы имеют различный правовой статус: государственные архивы являются самостоятельными учреждениями, ведомственные (за небольшим исключением) - структурными подразделениями, не всегда организационно оформленными[11, c.37].

Различен и порядок комплектования: ведомственный архив принимает документы от структурных подразделений и подведомственных учреждений всех сроков хранения; госархив отбирает документы постоянного хранения в ведомственных архивах. По-разному организуется работа по экспертизе ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех этапах, от составления номенклатуры дел до выделения из архива документов с истекшими сроками хранения. Госархив контролирует проведение экспертизы ценности на всех этапах, а заключительный этап - утверждение описи дел постоянного хранения - выполняет экспертно-проверочная комиссия, в состав которой входят работники госархива. Работа по составлению и усовершенствованию научно-справочного аппарата в ведомственных архивах ограничена (в основном описями и указателями, реже - каталогами). В госархивах широко развернута работа по составлению различных видов архивных справочников. Госархив контролирует работу ведомственных архивов, а через них - работу архивов подведомственных учреждений и организацию документов в делопроизводстве.

Глава 2. Формы использования архивных документов

Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан[6].

Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг шире и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, не отличаются от других архивов.

2.1 Информирование руководства и структурных подразделений организаций, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержание

Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

2.2 Исполнение запросов социально-правового характера

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Существуют следующие виды запросов:

Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);

Персональные, в том числе биографические и генеалогические;

Социально-правовые. Наиболее часто запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности[15, c. 48];

Консульские (направлены на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации и др.[9, c.181].

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

Прием запроса и работа с заявителем.

Поиск запрашиваемой информации.

Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

Если запрос относится к категории платных, следует известить об этом заявителя.

Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.

При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения.

Срок пересылки непрофильного запроса в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы исполняются на основании просмотра описей, каталогов.

Срок исполнения запросов, требующих обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:

архивная справка;

архивная копия;

архивная выписка;

информационное письмо;

тематическая подборка;

тематический обзор документов.

Архивная справка - документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с условием поисковых данных документов.

Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом.

Архивная выписка - фрагмент архивной копии, подготовленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященных нескольким, не связанным между собой вопросам.

Информационное письмо - это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.