Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах

Тематический перечень документов - систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.

Тематическая подборка документов - комплекс копий документов или цитат из документов на данную тему.

Тематический обзор документов - информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме[9, c. 184].

В соответствии с законодательством помимо архивных справочников гражданам для защиты прав и интересов могут быть выданы подлинные документы из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя директора архива. Решение о выдаче подлинных документов осуществляется должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ. При этом вносятся изменения в учетные документы архива[10, c. 31.].

2.3 Использование документов в средствах массовой информации

Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.

Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.

Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке.

Документальный очерк представляет собой статью, на основании архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей.

Корреспонденция - сообщение с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в газету от корреспондента данного издания.

Тематические газетные полосы представляют собой газетную страницу, отведенную для освещения какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут быть посвящены историческим событиям большого масштаба.

Информация - краткое сообщение о текущих событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении в архив новых документов, конференциях архивистов, работе научных советов государственных архивов и пр.

Архивные учреждения организуют также использование информации по радио и телевидению в виде тематических бесед и бесед-интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными в циклы, постоянные рубрики. Для создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.

Архивные документы широко используются при создании документальных и научно-популярных, и учебных фильмов[15, c. 42].

2.4 Организация информационных мероприятий

Информационные мероприятия включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.

Выставка - художественно оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации.

По масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся на межархивные, региональные и всероссийские.

По времени функционирования различают: постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней).

Встречи с общественностью проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов и пр.

В деятельности государственных архивов сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях.

Дни открытых дверей служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственных архивов: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив.

Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями.

Тематические экскурсии сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов.

Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя.

2.5 Предоставление  документов пользователям в читальный  зал

В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива.

В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица.

Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.

После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги.

При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:

все письма-направления и заявления пользователя;

анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

заказы на выдачу описей и дел;

заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:

их плохого физического состояния;

ограничений на использование, установленных законодательством РФ

или фондообразователем при передаче документов на хранение;

пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;

выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа[6, п.8.1.п.п.8.3.3].

2.6 Выдача подлинных  документов и дел во временное  пользование

Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела[6, п.8.1.п.п.8.4.2]..

2.7 Публикация документов

Публикация архивных документов - совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов.

Типы публикаций:

научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);

научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);

учебный (предназначен для освоения учебных программ).

Виды публикаций:

пофондовые: публикуются из документов одного архивного фонда;

тематические: публикуются из документов различных фондов, но по одной теме;

публикации документов одного вида;

публикации документов одного лица.

Формы публикации:

корпус - свод источников по определенной теме;

том - часть продолжающегося или многотомного издания;

серия - часть периодического издания;

часть, раздел - часть одной книги.

Публикация готовится в несколько этапов:

Предварительный отбор.

На этом этапе определяется тип, вид и форма публикации. Проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях.

Выявление и отбор документов.

Выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться документы. На этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и обобщающим материалам.

Археографическое оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации.

На этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок и принципы отбора документов.

Могут добавляться указатель, приложения.

Способ передачи текста

Существуют следующие способы:

факсимильный (дословное воспроизведение документа);

дипломатический (передача части особенностей документа);

критический (определенная обработка текста, сам текст не редактируется, устраняются очевидные ошибки).

5) Формирование макета публикации.

После создания макета, публикация передается в издательство[7].

Глава 3. Направления использования архивных документов

Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются:

1. Укрепление российской  государственности;

2. Удовлетворение информационных  потребностей общества;

3. Обеспечение законных  прав и интересов граждан.

В процессе использования документов архива участвуют две стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане.

Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов[9, c. 177].

3.1 Цели использования  архивных документов

Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми.

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров и пр.

Использование документов в экономических целях применяется при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов.