Загальні поняття інформаційно-документаційного забезпечення

Положення - правовий акт, що визначає порядок створення, правовий статус, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу.

Положення про організацію - правовий акт, на підставі якого діють державні бюджетні організації. Це, в першу чергу, вищі органи державної влади.

Положення про структурні підрозділи (служби) можна поділяти так:

1) положення про структурні підрозділи;

  2) положення про колегіальні, дорадчі органи, як керівні, так і спеціалізовані.

Інструкція - правовий акт, який містить правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб, посадових осіб.

Посадова інструкція - це правовий акт, який видається організацією з метою регламентації організаційно-правового становища працівника, його обов'язків, прав, відповідальності, що забезпечує умови для його ефективної роботи. Посадові інструкції розробляються на всі посади, передбачені штатним розкладом. За необхідності для працівників розробляються також робочі інструкції. Посадові інструкції є засобом управління і виконують: організаційну; регламентуючу; регулюючу функції.

Штатний розклад - правовий акт, який визначає структуру, чисельність і посадовий склад працівників організації із зазначенням посадових окладів. Текст складається у табличній формі. Визначаються коди і назви структурних підрозділів і посад, кількість одиниць за штатом, посадовий оклад, надбавки і місячний фонд зарплати за посадовими окладами.

 

Розпорядчі документи

 

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в установі, організації.

Підстави для видання розпорядчих документів у митних органах:

• Конституція та закони України;
• постанови Верховної Ради України;
• укази й розпорядження Президента України;
• постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України
• накази митних органів України, рішення колегії;
• провадження митними органами виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;
• потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності органу.

Розпорядчі документи в органі митної служби видаються на підставі:

1. Розпорядчих документів митних органів вищого рівня, які повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків.

2. Колегіального прийняття  рішення під час проведення  зборів, засідань, нарад, що фіксується  у протоколах. Рішення колегії  митних органів України вводяться в дію наказами цих органів і доводяться до виконавців шляхом їх розсилання.

3. Оперативного обміну  інформацією за допомогою листування. Митний орган під час здійснення  оперативних зв'язків зі своїми  структурними підрозділами, іншими  організаціями, окремими громадянами  може надсилати листи. Як правило, листи складаються, коли неможливо  або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.

Наказ - це основний розпорядчий документ органу митної служби. У митній службі відповідно до змісту накази поділяються на такі види:

• накази з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності);
• кадрові накази (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або заохочення, застосування стягнень чи заходів дисциплінарного впливу, про надання відпусток);
• накази про відрядження.

Детально структура, вимоги до викладення та оформлення наказів митних органів України викладені у Регламенті планування нормотворчої діяльності, підготовки й розгляду правових актів, що розробляються або узгоджуються митними органами України.

 

Довідково-інформаційні документи

 

Більшість документів, які використовуються в управлінні, мають довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що відбулися, інформують про певні події, які мають відбутися. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома. До довідково-інформаційних документів належать: акти, довідки, доповідні, пояснювальні, службові записки, доповіді, договори, службові листи, телеграми, телефонограми. Ці документи можуть бути підставами для видання розпорядчих документів.

Службові листи - це узагальнена назва великої групи управлінських документів, один з основних засобів обміну інформацією та оперативного управління різними процесами діяльності організацій та установ. Зміст листа має індивідуальний характер, лист, як правило, присвячується одному питанню. Існують дві групи службових листів:

1) такі, що потребують відповіді (ініціативні): листи-прохання, листи-запити, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-вимоги;

2) такі, що не потребують відповіді: супровідні, гарантійні, інформаційні, листи-запрошення, листи-повідомлення, листи-попередження, листи-погодження, листи-нагадування, листи-сповіщення, листи-відмови.

Довідка - службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Внутрішні довідки мають узагальнені результати виконання певних службових робіт, проведення досліджень та перевірок. їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін. Зовнішні довідки складають з метою засвідчення якогось юридичного факту. їх видають для подання у відповідні органи. Зовнішні довідки реєструються в журналах вихідної документації. Існують різні види довідок: аналітичні, архівні, біографічні, медичні. Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов'язковій реєстрації. В органах державної влади, де працюють державні службовці, досить поширена біографічна довідка, оформлена у вигляді анкети.

Доповідна записка - службовий документ, що містить виклад певного питання з висновками і пропозиціями автора. У доповідній записці може міститися:

• інформація керівництву про складні ситуації, важливі факти, що мали місце;
• повідомлення про непередбачені труднощі, які виникли у процесі виконання завдання;
• повідомлення про перенесення термінів, дострокове завершення чи припинення роботи.

Внутрішні доповідні записки адресують керівникові, якому безпосередньо підпорядковується працівник. Зовнішні адресують керівникам органів вищого рівня.

Пояснювальна записка - службовий документ, котрий пояснює зміст положень іншого документа або причини якоїсь дії, вчинку.

За призначенням службові записки поділяються так:

- супровідні (додаються до  планів, звітів);

- ті, що містять пояснення  причин, подій, вчинків, поведінки окремих  працівників.

Останнім часом широкого розповсюдження в управлінській документації набули службові записки. За їх допомогою здійснюється листування між структурними підрозділами у межах однієї організації. За своїм змістом службова записка може мати інформаційний, ініціативний, звітний характер, містити повідомлення, пропозицію, прохання, відповідь. Оскільки доповідні та пояснювальні записки є за своїм походженням службовими документами, то їх можна називати службовими записками. Службові записки, адресовані керівництву митних органів, подаються для реєстрації до загального відділу з відповідними погодженнями безпосереднього керівника й заступника керівника органу, який курирує діяльність структурного підрозділу згідно з розподілом обов'язків.

У документаційному забезпеченні управління існують три групи документів:

• вхідні (ті, що надійшли до організації);
• вихідні (ті, що відправляються з організації);
• внутрішні (документи, котрі складаються в організації та використовуються у внутрішньому управлінському процесі).

Вхідні документи на початковому етапі проходять такі операції: первинна обробка; попередній розгляд. Вихідні та внутрішні документи на початковому етапі проходять такі операції:

• складання проекту документа виконавцем;
• перевірка правильності оформлення;
• погодження проекту документа.

Загальні для всіх груп документів операції:

• розгляд документів керівником (підписання для вихідних та внутрішніх документів і накладення резолюції - для вхідних документів);
• реєстрація документів;
• передавання документів виконавцям;
• контроль виконання документів;
• виконання документів;
• підшивання виконаних документів у справи;
• використання документів у довідково-інформаційних цілях;
• підготовка документів до передавання і передавання в архів (чи знищення документів, які не мають науково-історичної цінності та практичного значення).

Реєстрація документів — це запис даних про документ у журналі за встановленою формою, що фіксує факт його створення, надсилання чи отримання. Під час реєстрації документ отримує свій порядковий номер, під яким він вноситься до журналу. Цей номер проставляється і на документі. Реєстрація необхідна: для забезпечення схоронності документів, для зручності пошуку; для обліку і контролю виконання.

Форми реєстрації:

1. централізована - передбачає проведення всіх реєстраційних операцій в одному місці;
2. децентралізована - передбачає проведення реєстраційних операцій у структурних підрозділах (місцях складання або виконання документів);
3. змішана — передбачає централізовану реєстрацію частини Документів (найбільш важливих), інша частина реєструється у структурних підрозділах.

Мета контролю виконання документів - своєчасне виконання найбільш важливих і термінових документів, які за дорученням керівника організації поставлено на контроль. Зміст контролю виконання: занесення даних про документи, виконавців і терміни ви конання в спеціальні облікові форми; установлення проміжних контрольних термінів для нагадування виконавцям;

повідомлення виконавців про терміни й отримання інформації про хід виконання;фіксація проміжних результатів виконання документів; інформування керівництва про результати контролю; зняття документів з контролю за вказівкою керівника; підготовка повідомлень про виконавчу дисципліну на оперативних нарадах у керівництва організації.

Терміни виконання поділяються на:

• типові, які встановлюються нормативними актами вищих органів державної влади та управління, галузевими відомствами;
• індивідуальні, які встановлюються керівником організації.

Основні принципи роботи з документами:

а) єдиний порядок складання (оформлення) документів і роботи з ними;

б) чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками, що виключає дублювання документаційних операцій;

в) сучасне технічне оснащення діловодства (програми, факси, ксерокси, сканери, електронна пошта);

г) необхідність усіх діловодних операцій (кожна робота з документами має бути необхідною для діяльності підприємства);

д) уміле поєднання документаційного забезпечення управління з бездокументним (складання документів тільки в тих випадках, коли це необхідно чи встановлено нормативними актами).

У системі митних органів загальні правила документування управлінської діяльності, регламентація порядку роботи з документами при їх утворенні, надходженні, відправленні чи переданні до архіву встановлено Інструкцією з діловодства в митних органах України. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюють керівники органів. Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення про митний орган та інструкції з діловодства в митних органах і затверджується наказом митних органів. Основні завдання діловодної служби:

1. Встановлення єдиного порядку документування й роботи з документами в митному органі на основі використання сучасних засобів обчислювальної техніки;

2. Автоматизація технологій роботи з документами;

3. Зменшення обсягів документообігу.