Загальні поняття інформаційно-документаційного забезпечення

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Види звернень та вимоги до їх розгляду митними органами України

 

Розгляд письмових звернень і особистий прийом громадян - це важлива ділянка в роботі митних органів України, оскільки є засобом здобуття інформації про недоліки в діяльності цих органів, формою зміцнення й розширення зв'язків із широкими верствами населення, дійовим механізмом розвитку й удосконалення митної справи в Україні. Діловодство щодо звернень громадян у митні органи здійснюється окремо від інших видів діловодства й покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб або підрозділ митного органу. У роботі з письмовими й усними зверненнями громадян потрібно забезпечувати кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний їх розгляд.

Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги. Звернення громадян, котрі надходять до митних органів, підлягають обов'язковій класифікації за видами.

Пропозиція (зауваження) - звернення громадян, в якому висловлюються побажання, рекомендація, що стосуються органів державної влади та місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб.

Заява (клопотання) - звернення громадян задля реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліків у діяльності підприємств, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, а також висловлення думок з покращання їх діяльності.

Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за собою відповідного статусу, прав чи свобод.

Скарга - звернення з вимогою поновлення прав та законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб.

Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне) чи надіслане поштою. Письмове звернення без зазначення місця проживання автора, не підписане ним, а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Рішення про визнання зверненням анонімним приймає в митних органах начальник Управління справами або посадова особа, яка його заміщує, за поданням начальника відділу документального забезпечення Управління справами, в інших митних органах - начальник загального відділу (канцелярії) за поданням працівника, який веде діловодство за зверненнями громадян. Усі звернення громадян, котрі надійшли поштою або подані на особистому прийомі, мають прийматися, попередньо розглядатися й централізовано реєструватися в день їх надходження. Первинний розгляд письмових звернень громадян проводиться керівниками органів митної служби або їх заступниками відповідно до повноважень.

Щодо кожного звернення, не пізніше ніж у п'ятиденний строк із дня отримання має бути прийняте одне з таких рішень:

1) прийняти до провадження;

2) передати на вирішення  в підвідомчий митний орган (з одночасним повідомленням заявника);

3) надіслати за належністю  до іншого відомства (якщо питання, порушені у зверненні, не входять до компетенції митних органів, про що одночасно повідомляється заявнику);

4) залишити без розгляду  за наявності підстав, визначених  у ст. 8 Закону України "Про звернення  громадян".

Звернення розглядаються й щодо них приймаються рішення в термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, котрі не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки за ними, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

Особистий прийом громадян проводиться в усіх митних органах керівниками й посадовими особами, які мають приймати рішення з відповідних питань. Особистий прийом проводиться регулярно, з чітким дотриманням графіка, в установлені дні й години, у зручний для громадян час. Особистий прийом громадян керівництвом митних органів проводиться за місцем проживання громадян з організацією виїзних '' днів-приймалень ".

У митних органах систематично проводиться аналіз та узагальнення звернень громадян, за результатами яких складається аналітична довідка. Особливого значення в цій роботі набуває контроль з боку керівників за роботою зі зверненнями громадян: увага звертається на об'єктивність перевірки фактів, котрі зазначені у зверненнях, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, на повноту розгляду порушених питань, своєчасність надання відповідей заявникам.

Якщо говорити про інформацію,то у складних умовах існування сучасних організацій, коли значну роль для ефективного функціонування організації відіграє стратегія її розвитку, зростає роль інформації і прискорюється темп прийняття рішень. Розвиток техніки призводить ускладнення процесів виробництва, прискоренню процесу прийняття управлінських рішень. Прогрес економіки сьогодні багато в чому визначається передовими інформаційними технологіями. У найбільш розвинених країнах, що переходять від індустріального до інформаційного суспільства, стрімкий розвиток інформаційних технологій проявляється в посиленні інформаційного забезпечення в економіці та управлінні і постійної диверсифікації інформаційного сектора. Серед багатьох чинників, здатних знизити ризики і підвищити ефективність організації, особливо виділяється інформаційний фактор. Не випадково його виділяють як новий фактор виробництва разом з факторами праці, землі і капіталу. У ХХ I ст. «Інформація» поряд з «часом», «простором», «енергією» стають основною характеристикою опису будь-якого явища реально спостережуваного світу. Знання, дані, експертні оцінки - все це близькі поняття, що відображають різні сторони інформації. Управління в сучасних умовах тісно пов'язано з інформацією.

 

ВИСНОВОК

 

Поняття "документ" (лат. documentum - повчальний приклад, взірець, спосіб доказу) широко застосовується в усіх сферах суспільної діяльності. Визначення загального значення цього поняття є завданням теоретичного документознавства. На міжнародному рівні найбільш загальним є визначення документа як записаної інформації, що використовується як одиниця в документаційному процесі, тобто інформація може бути зафіксована у різний спосіб: за допомогою знаків письма, зображення, звука тощо. Загальноприйнятим є визначення, що діловодство — галузь діяльності, предметом якої є питання документування та організації роботи з документами у процесі управлінських дій. Поряд із терміном "діловодство" останнім часом вживається синонімічний термін "документаційне забезпечення".

Будь-яке управлінське рішення базується на інформації. Правильність прийнятого рішення залежить: від повноти поданої інформації; достовірності інформації; своєчасності її подання. Форми управління тісно пов'язані з видами документів, наприклад: облік - з написанням різних звітів; планування — зі складанням планів; інструктування - з розробкою методик, інструкцій, правил; керівництво - з виданням наказів.

Управлінська документація в митних органах за своїм змістом має два напрямки: загальний та спеціалізований, пов'язаний з організацією та координацією безпосередньо митної справи.

Як правило, одним із факторів професіоналізму в будь-якій галузі діяльності є знання відповідної системи документації. Найпоширенішою групою є організаційно-розпорядчі документи, зі складанням, оформленням та обробкою яких стикається кожен працівник. Це група документів, у яких фіксують рішення адміністративних та організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення та регулювання діяльності органів влади, підприємств, організацій, посадових осіб.

Розгляд письмових звернень і особистий прийом громадян - це важлива ділянка в роботі митних органів України, оскільки є засобом здобуття інформації про недоліки в діяльності цих органів, формою зміцнення й розширення зв'язків із широкими верствами населення, дійовим механізмом розвитку й удосконалення митної справи в Україні.  Діловодство щодо звернень громадян у митні органи здійснюється окремо від інших видів діловодства й покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб або підрозділ митного органу.

Інформаційно-документаційне забезпечення управлінської діяльності митних органів останнім часом набуло особливої актуальності у зв'язку з тим, що: сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими формами документів; традиційні форми документів поступово оновлюють свої характеристики. Тому в процесі виконання специфічних завдань, покладених на органи митної служби, важливо забезпечити на всіх рівнях правильність і своєчасність оформлення документів, дієвість контролю за ходом виконання управлінських рішень, запровадити прогресивні технології у діловодстві.

 

 

Список використаної літератури

 

1. Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.

2. Аверьянов В.Б. «Функції і організаційна структура органів державного управління»

3. Андрушків Б.М., Кузьмін О.Е. Основи менеджменту. – Львів: Світ, 1995.

4. Бачило М.Л. «Функції  органів управління» – М., 1984.

5. Бізюкова Н.В. «Кадри. Підбір та оцінка» – М., 1984.

6. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навчальний посібник: Навчальне видання.- К.: Либідь, 1998.

7. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папері. – К.: А.С.К., 2002.

8. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів: Наукове видання.- К.: Довіра; Рідна мова, 1999.