Значение и виды контроля

При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают  список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически  распечатываться в начале каждого  рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также  в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы позволяют  выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.⁹

При создании (настройке) системы  регистрации рекомендуется сразу  заложить определенный перечень типовых  справок (отчетов), создаваемых в  автоматическом режиме. Это могут  быть:

- справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

- справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

- справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

- справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно);

- справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю);

- справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

- справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

- справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов;

и т. п.¹⁰

Для получения определенного  вида справки (отчета) в меню программы  выбирается соответствующий тип  отчета, а затем в открывшемся  экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.

Полученный отчет выводится  на экран компьютера и при необходимости  распечатывается. Процесс составления  и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически  каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или  равен текущей дате.

Аналогично могут формироваться  справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы  группируются по подразделениям, а  внутри подразделений — по исполнителям. Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени.

Отчет об общем количестве документов за исполнителями:

Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

При создании и настройке  системы рекомендуется предусмотреть  все часто используемые формы  справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы  позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию.

Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием  для определения эффективности  работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии — только 0,054 ч. ¹¹Представляют интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие проставление пометки «К» на документе, подлежащем контролю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения исполнителю, внесение сведений в карточку о ходе исполнения, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля, подготовку сводки документов, не исполненных в срок, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях, анализ состояния исполнения документов в организации.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения  эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и т.п.

Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

 

Работа с письмами и обращениями  граждан

 

Письменные обращения граждан  следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности.

Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в  устной форме. В них могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и  законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества. Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

Под предложениями обычно понимаются обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных организаций, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина.

Предложения - это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Под заявлением подразумевается  обращение граждан в целях реализации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов. Юридический энциклопедический словарь дает следующее определение: «Заявление — официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное... с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее, поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций....».¹²

Жалоба это обращение с требованием о восстановлении законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями.¹³ Жалобой признается также несогласие с решением или действиями государственного либо другого органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.

Работа с обращениями  населения имеет свои особенности  и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным  общеотраслевым документом «Типовое положение  о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан  в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В нем определен четкий порядок  работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. Кроме того, в некоторых регионах России изданы акты субъектов Федерации о работе с этой категорией документов. Например, 18 июля 1997г. Московской городской Думой принят Закон г. Москвы «Об обращениях граждан».

Прежде всего, обращения  граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным  лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса.

Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти.

Личную ответственность  за организацию работы с обращениями  граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных  органов, предприятий, учреждений и  организаций, которые обязаны постоянно  держать этот участок работы под  контролем.

При организации работы с  обращениями надо использовать указанный  выше нормативно-методический документ, взяв из него, прежде всего порядок  работы с этой категорией документов.

Технология работы с обращениями  граждан требует организации:

- приема граждан;

- приема и первичной обработки письменных обращений;

- регистрации обращений;

- направления обращений на рассмотрение;

-            уведомления заявителя о направлений обращения в другие учреждения;

- уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;

- контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

- информационно-справочной работы по обращениям;

- извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;

- группировки в дела и текущего хранения обращений;

- анализа поступивших обращений.¹⁴

Обращения граждан в государственные  и общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации могут  быть поданы в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа  и телетайпа, факса, электронной  почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан.

Все письменные обращения  принимаются централизованно в  одном месте. Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как  штамп на нем может являться доказательством  даты получения документа. Кроме  того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому  конверт сохраняется вместе с  документом до конца решения вопроса  и будет подшит в дело.

В нижнем правом углу документа  проставляется штамп учреждения, получившего обращение. В нем  стоит дата его получения и  начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с  датой на конверте, так как последняя  проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому  именно с даты, проставленной в  штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в штампе указывается и регистрационный номер предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения, например, К — 121. Типовое положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан.

К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или  копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не потерялись в процессе работы. На этом заканчивается первый этап работы с обращениями.

После первичной обработки  все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме  в порядке, установленном Типовым  положением. Регистрация этой категории  документов помимо общих задач регистрации  — учет, контроль и справочная работа — является также юридическим  свидетельством того, что они приняты  к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточках и только в тех случаях, когда в учреждение, организацию или на предприятие поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации.

Суть регистрации — внесение в компьютер или запись на карточке основных поисковых признаков документа  и сведений о заявителе. При использовании  автоматизированной системы регистрационная  карточка на обращения заполняется  на экране компьютера.¹⁵

При традиционной технологии регистрационные карточки изготавливаются  из плотной бумаги формата А5 (210×148) или А6 (105×148).

Количество экземпляров  заполняемых регистрационно-контрольных  карточек определяется из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это два-три экземпляра: 1-й — для контрольной картотеки, 2-й — для справочной картотеки, 3-й — направляется вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем приступить к регистрации в любой форме, выявляют по алфавитной картотеке или алфавитной книге, не является ли данное обращение повторным.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный  законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.

Повторное обращение при первичной  обработке получает очередной регистрационный  индекс, так как ведется валовой  учет всех поступающих документов. Однако при регистрации повторного обращения в регистрационной  карточке указываются все признаки и первого документа, т.е. его номер  и дата. На самом повторном обращении  в правом верхнем углу и на его  регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным  штемпелем отметка «повторно».

Типовое положение предусматривает  и такой случай, когда гражданин  одно и то же предложение, заявление  или жалобу направил одновременно нескольким адресатам, и они были в конечном итоге переадресованы в одно учреждение (организацию или предприятие), которое  может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, попавшие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным  индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера, например, В — 194/1, В — 194/2, В — 194/3 и т.д.