Административная школа управления: истоки, сущность и ее значение для современного менеджмента

Внутренняя система  организации - это как раз то, чем  является сама организация. Эта система  состоит из таких элементов, как  отделы, управления, службы, рабочие  группы, отдельные служащие. Попробуем  систематизировать структуру и взаимосвязи организации как системы, рассматривая функциональную подсистему и подсистему менеджмента.

Функциональная подсистема обеспечивает выполнение организацией ее функций, зафиксированных в ее миссии и целях, и чаще всего содержит следующие субсистемы:

– Производственная субсистема

– Маркетинговая субсистема

– Финансовая субсистема

– Субсистема исследования и внедрения

Исходные материалы, информация и энергия поступают в производственную субсисгему фирмы. Там они перерабатываются и изменяют форму в процессе прохождения технологического цикла. В итоге на выходе производственная субсистема выдает готовую продукцию, соответствующую потребностям покупателя.

Маркетинговая субсистема ответственна в основном за поток разных видов готовой продукции из организации во внешнюю среду. Частично она также несет ответственность за поток информации о рынке, получаемый из средств информации, сводок статистики продаж, с помощью различных видов научных исследований и передаче далее собранных и обработанных данных во внутреннюю систему.

Финансовая  субсистема обеспечивает поступление денежных средств из различных источников дохода в финансовый фонд, который используются для закупки материалов, привлечения трудовых ресурсов, создания запасов, средств обслуживания. Затем, когда продукт или услуга проданы, полученные средства используются для уплаты за товары или услуги, необходимые для поддержания бизнеса, а остаток возвращается на хранение в финансовый фонд, а также перечисляется кредиторам или держателям акций в качестве дивидендов.

Инновационные идеи поступают  в субсистему исследования и внедрения, где они оцениваются и развиваются в потенциальный продукт или услугу. Такие новаторские идеи могут приходить и извне организации, как, например, в случае с «сумасшедшим изобретателем», который предлагает свои изобретения в любую организацию, точно так же могут они приходить и из самой субсистемы. В любом случае, именно субсистема исследования и внедрения развивает идеи до того состояния, когда они могут быть оценены как потенциально полезные для организации.

Подсистема  менеджмента. Внутренняя организационная система может также рассматриваться как подсистема менеджмента. Эта подсистема создается для облегчения эффективного действия всех функциональных компонентов системы. Ее элементами являются, в свою очередь, системы (или субсистемы подсистемы менеджмента) контроля, информационная система, система управления персоналом и ряд других.

Система контроля производства, например, состоит из последовательности определенных процедур, правил принятия решений, инструкций и т. д. для обеспечения текущего контроля за процессом производства Ее задача состоит в предоставлении оперативной информации относительно качества выпускаемой продукции, темпов производства, соответствия текущего объема производства графику, имеющихся неполадках и многое другое.

2.2 Системный  подход к управлению качеством

Системный подход к управлению базируется на совокупности принципов, которые по своей сути отражают его  содержание и особенности: целостности, совместимости элементов целого, функционально-структурного строения целого, развития, лабилизации функций, полифункциональности, итеративности, вероятностных оценок, вариантности¹. Перечисленные принципы в полной мере присущи и системному подходу к управлению качеством, поэтому остановимся подробнее на их рассмотрении.

Основополагающими, по нашему мнению, являются принципы целостности, развития и вариантности.

Принцип целостности  заключается в исследовании объекта  в качестве целостного образования  путем определения и оценки его  отличительных свойств и сравнения  этих свойств со свойствами составляющих его элементов. Этот принцип неразрывно связан с понятием эмерджентности, т.е. с наличием качественно новых свойств целого, отсутствующих у его составных частей. Это означает, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависят от них. С другой стороны, объединяемые в целое элементы могут терять свойства, присущие им вне целостности, или приобретать новые. Из принципа целостности логически вытекают принципы совместимости элементов целого и его функционально-структурного строения. Системный подход предполагает оценку всех элементов исследуемого объекта с точки зрения наличия связей между элементами, а также возможности их функционирования в рамках целого. Соблюдение принципа функционально-структурного строения целого предполагает анализ и определение функционального строения системы, т. е. исследование не только элементов, но и их функционального содержания.²

Следующим не менее значимым принципом системного подхода к  управлению качеством является принцип  развития, так как любая система управления находится на определенном этапе и уровне развития. Однако хотелось бы подробнее остановиться на этапах функционирования систем управления качеством. По нашему мнению, для их определения можно использовать элементы подхода, предложенного В.Д. Могилевским, в соответствии с которым выделяются: этап формирования и начального роста, этап бифуркаций, фазы зрелости и гибели систем ³.

Системы управления качеством  в своем развитии последовательно  проходят большинство из этих этапов. Процесс рождения и становления данных систем, как правило, сопровождается принятием управленческих решений на соответствующих уровнях и подготовкой необходимой нормативной документации. Этот этап связан с образованием определенных структурных элементов системы, с началом их развития, которое заключается, с одной стороны, в их росте, а с другой — в появлении у них новых функциональных качеств. У части элементов этот процесс сопровождается потерей структурной устойчивости и саморазрушением, а у других будут возникать свойства, увеличивающие их жизнеспособность в результате соответствия условиям существования систем управления качеством. На этапе формирования и начального роста системы управления качеством еще не окрепли ее внутренние связи, не установлены процессы обмена между элементами, система наиболее подвержена деформации. Незначительные изменения в свойствах элементов могут существенно отразиться на всем облике системы.

Следующий этап развития системы управления качеством связан с бифуркациями, или возникновением качественно отличного поведения элемента при количественном изменении его параметров. Фаза бифуркации является очень ответственной для развития системы управления качеством. Бифуркация в конечном счете — это перерождение всей системы, которое может привести к появлению новых, с точки зрения развития системы, качеств.

Фаза зрелости также  присутствует в развитии системы  управления качеством. О достижении этого этапа, как правило, свидетельствуют  упорядочение совокупности элементов, установление между ними четких взаимосвязей и взаимозависимостей, постоянное подтверждение выполнения поставленных задач, а также стремление к достижению стоящей цели. Однако объединение различных элементов в систему качества и ее устойчивое функционирование отнюдь не являются свидетельством ее рационального облика.⁴

Система управления качеством  может быть действительно эффективной  в случае формирования механизма  ее адаптации к постоянно изменяющимся условиям внешней среды, а также  внутренним переменам в организации.

Понятие «гибель системы», по нашему убеждению, может быть приемлемо по отношению к системе управления качеством лишь в том случае, когда организация прекращает свою деятельность.

Системы управления качеством  не имеют предельного возраста и  могут «жить» достаточно долго, совершенствуясь и адаптируясь к среде.

Принцип развития непосредственно  связан с принципами лабилизации  функций, полифункциональности и итеративности. Системный подход к управлению качеством  предполагает учет возможностей изменения  содержания функций системы, а также приобретения ею новых функций. В системе управления качеством могут присутствовать функции, носящие полифункциональное назначение, т. е. функционально совместимые для достижения определенного эффекта. Принцип итеративности предполагает определение последовательности операций, набора методов, а также оценку результатов функционирования системы управления качеством.

Диверсификация представляет собой многовариантность, разнообразие используемых подходов, действий по отношению  к объекту исследования. Системный подход в свою очередь предполагает изучение некой целостности, обладающей относительной устойчивостью в данный момент времени. Таким образом, речь идет о таких свойствах, как изменчивость и устойчивость, которые присущи качеству различных объектов. Как следствие этого, современное управление качеством предполагает интеграцию диверсификации и системного подхода, отражающих соответственно многовариантность подходов и целостность, устойчивость исследуемого объекта.⁵

Системный подход к управлению качеством в настоящее время предусматривает функционирование системы качества, направленное на реализацию политики в области качества посредством осуществления основных управленческих функций на различных стадиях жизненного цикла объекта управления в этой системе.

В соответствии с МС ИСО серии 9000 версии 2000 года, система качества представляет собой систему менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.⁶ Важнейшей составляющей данного подхода является устойчивость функционирования системы управления качеством. Устойчивость — это обобщающее понятие, которое складывается из большой группы факторов, непосредственно на нее влияющих. Потеря устойчивости в общем случае может произойти из-за изменения параметров системы (в ходе бифуркации), из-за наличия не предусмотренных при создании системы воздействий внешней среды либо из-за нарушения связей в системе, когда меняется ее структура. В конечном счете потеря устойчивости системы управления качеством может привести либо к ее полному перерождению, либо к гибели. Важно отметить следующее обстоятельство: именно диверсификация управления качеством позволяет предотвратить потерю устойчивости путем использования различных методов, подходов, способствуя адаптации системы управления качеством к воздействию как внешней среды, так и внутренних переменных (рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 Интеграция диверсификации и системного подхода к управлению качеством.⁷

Диверсификация управления качеством представляет собой процесс  формирования и развития многоуровневого подхода к управлению качеством, основанного на многообразии объектов и методов управления, соответствующих каждому уровню.⁸ Интеграция диверсификации и системного подхода к управлению качеством есть соединение различных форм, методов, видов деятельности, направленное на сохранение и поддержание устойчивости объектов управления качеством на различных уровнях. Она позволяет адаптировать исследуемый объект управления к изменяющимся условиям внешней среды, способствует формированию эффективного механизма совершенствования системы управления качеством.

3. Реализация системного  подхода на примере предприятия

Предпринимательская деятельность – удивительная штука, чем-то похожая  на азартную игру. Это наблюдение делали очень много людей, которые занимались бизнесом. Точный расчет, везение, интуиция, желание победить - все это присутствует в жизни тех мужчин и женщин, которые начали свое дело или стали руководителями какого-нибудь предприятия. Если говорить о реальном производстве, то в отличие от обычного игрока, предприниматель создает новый продукт или оказывает некоторою услугу, например, в сфере автомобильных перевозок, чтобы удовлетворить потребности других граждан или компаний. Простой, на первый взгляд, с точки зрения организации автотранспортный бизнес привлек в свои ряды немалое количество инициативных людей, которые хотели заработать, добиться успеха. Даже в связи с экономическим кризисом и большим сокращением рабочих мест, в некоторых изданиях стали появляться публикации, в которых гражданам, оставшимся без работы, советуют открывать малые предприятия для оказания услуг по перевозке грузов. В действительности же оказывается, что грузовое, да и пассажирское автохозяйство имеет достаточно сложные бизнес-процессы, исследованием которых занимается специальная наука – логистика. Как научная дисциплина логистика включает математический аппарат из других областей человеческих знаний – прикладной статистики, эконометрики, кибернетики, исследования операций и пр. В таком случае, следует ли говорить о том, что директор или топ-менеджер транспортной компании должен иметь ученую степень, чтобы успешно управлять своим предприятием? Конечно, нет. Но иметь хотя бы минимальное представление о технологиях в области управления, систем обработки и анализа информации было бы весьма полезно как начинающим предпринимателям, так и уже сложившимся руководителям.

Директора предприятия  нередко сравнивают с капитаном, который, обладая знаниями о ветрах и течениях, о движении звезд ведет  свой корабль по проложенному курсу. Однако, у директора, в отличие от капитана, нет четкой карты и компаса, который показывал бы направление, а также барометра, предсказывающего шторм. Понять и определить положение предприятия, результаты его работы он может только по определенным показателям, которые дают количественную оценку хозяйственной деятельности компании. Анализируя данные за предыдущие периоды можно получить качественную характеристику о состоянии бизнеса - каким он был некоторое время назад, что происходит сейчас, и что надо сделать, чтобы улучшить бизнес-результаты. Принятию управленческого решения предшествуют определенные этапы от постановки коммерческой задачи, сбора данных, до прогнозирования и разработки различных сценариев развития ситуации (Рис. 1). Необязательно быть экспертом в логистике, чтобы принимать обоснованные решения. Существуют доступные для понимания методы для того, чтобы провести анализ, сравнить результаты, спланировать дальнейшую деятельность предприятия. Для их практического применения необходимо формализовать бизнес-процессы и перевести их в электронный документооборот. Вообще говоря, это не является новаторской идеей, поскольку редко уже встретишь предприятие, где бы не использовался компьютер. Но компьютер сам по себе не является волшебной палочкой, которая бы дала пользователю ответы на все интересующие его вопросы. Даже внедрение учетной системы не никак не способствует руководителю в его управленческой деятельности. Конечно, преимущества электронного документооборота неоспоримы – это и экономия времени, и экономия денег, поскольку можно сократить учетчиков. Парадокс только в том, что данные, хранящиеся в информационной системе, никак не используются для принятия управленческих решений. В 90-годах прошлого века на Западе начали появляться особые технологии и решения, получившие название BI-систем (от английского «Business Intelligence», что означает интеллектуальный бизнес). В отечественной литературе встречается аббревиатура СППР – система поддержки принятия решений.