Анализ организации

ОАО “Фирма Медполимер”

1)Изучив деятельность компании, её концепцию развития и финансовую отчётность, мы пришли к выводу, что в ней существуют следующие проблемы, связанные с несовершенством процесса планирования:

a)уход от первоначальной миссии компании при разработке стратегических целей на 2010-2014 гг. Данный факт находит своё подтверждение в перечне задач на 2012 год, где предполагается повысить стоимость целого ряда товаров, после чего они явно перестанут быть доступными.

б)использование малого количества как оперативной информации, так и предыдущего опыта при выборе пути развития.

в)отсутствие чётких сроков исполнения задач, зафиксированных в программе развития.

г)недостаточная координация административных единиц при составлении общей концепции развития компании. Имеют место быть случаи, когда стратегические цели отделов расходятся. Например, отдел финансов планирует сократить финансирование рекламных акций на 8%,а отдел маркетинга, наоборот, планирует провести активную рекламную кампанию.

д)планирование с использованием ошибочных целей

е)отсутствие гибкости; восприятие составленных стратегических планов как некого документа, в который не приветствуется вносить изменения

з)планы подразделений и функциональных подсистем не в полной мере отвечают  задачам, сформулированным при стратегическом планировании. Так, одной из главных целей было увеличение объёма производства медицинских изделий на 30%,однако в планах отдела производства это никак не отражено, непонятно, с помощью каких мер начальник производства собирается эту задачу выполнять.

 

3) При разработке и утверждении положений о премировании обеспечивается прямая зависимость премий от личного участия работника в общих итогах работы трудового коллектива. Конкретные показатели материального поощрения для руководящих работников филиалов предприятия устанавливаются по отдельному положению. Показатели и периоды премирования устанавливаются Положениями о премировании, утвержденными генеральным директором и согласованными с профсоюзом. Премии за основные результаты хозяйственной деятельности выплачиваются по следующим целевым самостоятельным частям:

1. выполнение экономических  показателей (плана прибыли, плана продаж);

2. выполнение нормативов  показателей качества фармацевтической продукции.

Мотивационный механизм обеспечения  качества труда содержит следующие  взаимосвязанные компоненты:

1. набор средств материального  и морального стимулирования;

2. методы оценки качества труда различных групп работников;

3. способ учета средств стимулирования.

       Каждый прием стимулирования предполагает достижение персоналом определенного условия по качеству труда. Метод оценки качества труда различных групп работников предприятия заключается в следующем. Для руководящих работников всех отделов применяется единый перечень основных показателей деятельности отделов, при условии перевыполнения (невыполнения) которых поощрительный фонд увеличивается (снижается). Кроме основных показателей для руководящих работников отделов применяется единый перечень производственных упущений, за наличие которых размер поощрительного фонда снижается частично или полностью. Работникам премии за основные результаты хозяйственной деятельности выплачиваются по следующим целевым самостоятельным частям:

1. выполнение экономических  показателей 

2. выполнение плана в более сжатые сроки

       Генеральный директор имеет право увеличить размер премии за выполнение особо важных и срочных производственных заданий и работ. Полное или частичное лишение премии производится в тот период, в котором было совершено или выявлено упущение в работе. За соблюдение размеров поощрительного фонда и условий премирования, полноту представления материалов и сроков их представления персональная ответственность возлагается на руководителей филиалов и подразделений, бухгалтеров и экономистов.

      Эффективность участия персонала в работе по улучшению качества оценивается руководителями подразделений. Моральное стимулирование качества труда в ОАО “Фирма Медполимер” включает следующие направления:

1. продвижение по службе, обеспечение профессионального  развития и роста квалификации  персонала;

2. признание коллектива, одобрение, похвала.

Признание коллектива, одобрение  реализуется:

1. присвоением почетных  званий работникам предприятия  («Мастер производства», «Почетный работник фармацевтической промышленности Российской Федерации», «Лучший работник года» и другие почетные звания);

2. награждение почетными  грамотами, иными почетными знаками

Достоинства мотивационной программы:

1)премия выплачивается не как добавка к зарплате, а как вознаграждение за хорошую работу

2)чёткая определённость условий получения премии

3)гармоничное соотношение материального и морального стимулирования

4)реально способствует повышению желания к труду

5)высокий оклад премии

Недостатки:

1)чёткая определённость больше учитывает количественный аспект,нежели качественный

2)конкурсы формируют конкурентную атмосферу, которая негативно сказывается на взаимоотношениях между сотрудниками

3)не поощряется инициатива и нестандартный подход к делам

      Социально-психологический климат изучался при помощи включенного наблюдения в естественные условия работы коллектива. По результатам проведенных методик в коллективе, видно, что сам коллектив оценивает психологический климат, как средне благоприятный, при этом работники имеют слабо выраженный уровень конфликтности. Также персонал организации имеет высокий уровень удовлетворенности трудом, и, в свою очередь, средний уровень развития творческого климата. Работники приветливы, обмениваются личной информацией, то есть доверяют друг другу, так же часто приходят на помощь к товарищам, если им это необходимо. В зависимости от настроения каждого работника тон в коллективе может быть как жизнерадостный и бодрый, также пассивный и подавленный. Все зависит от внешних носителей и источников. Также выявлена антипатия друг к другу некоторых сотрудников, а значит и повышается степень конфликтности в коллективе. Наблюдается некоторое соперничество между отдельными работниками, например, менеджерами оптовых продаж. Также необходимо отметить, что большинство сотрудников имеют друг с другом приятельские, даже дружеские отношения. Руководству необходимо применить ряд мер для повышения состояния социально-психологического климата. А именно разработать мероприятия с целью улучшения отрицательных факторов социально-психологического климата.

Обучение персонала и менеджеров включает в себя следующие методы:

1) Наставничество (на период одного года к новому сотруднику прикрепляется наставник из его подразделения);

2) Самообучение (библиотека, специальные обучающие компьютерные программы, видеофильмы, CD-ROMs );

3) Тренинги в учебном центре компании.

 

4)   Наша организация  создала  целую систему контроля, задачей которой является обеспечение достижения плановых показателей в деятельности. Система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определёнными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации.

      Среди форм контроля, осуществляемых в компании стоит отметить следующие: 
1. Надзор за работой подчиненных; 
2. Анализ документации; 
3. Запрашивание письменных отчетов;

4. Проведение собраний, совещаний, планерок; 
5. Инвентаризация.

 

      Основные методы контроля, используемые фирмой - наблюдение, проверка, анализ, ревизия. Метод контроля наблюдение представляет собой общее ознакомление с состоянием финансовой деятельности фирмы. Метод контроля анализ проводится на базе текущей или годовой отчетности и отличается системным и пофакторным исследованием. Ревизия и проверка осуществляются в соответствии с планом и в тех случаях, когда до контролирующих органов доходит информация о существенных нарушениях, невыполнении своих обязанностей и иных событий, приносящих вред деятельности компании.

Процесс контроля в ОАО “Фирма Медполимер” включает три этапа:

1)выработку стандартов и критериев. На данном этапе руководящие работники формируют показатели результативности для своих подчинённых и нормы допустимых отклонений. Так, отделу производства была поставлена цель - довести  уровень среднемесячного выпуска инфузионных растворов до 1 600 т. шт с возможным отклонением в 2 % от установленной нормы.

2)измерение достигнутых результатов и их сопоставление с установленными стандартами. Эта стадия контроля включает измерение результатов контролирующими лицами и сравнение отклонений от плановых показателей с их допустимыми значениями; передачу и распространение информации, т. е. доведение до сотрудников информации о достигнутых результатах; оценку информации. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение - необходимо ли действовать, и если да, то как. В нашей организации в июле были  проведены промежуточные замеры уровня среднемесячного выпуска инфузионных растворов, после чего сравнив с нормами плана было выявлено значительное отставание (1500 т. шт на самом деле при 1530 т. шт указанных в плане). Данная информация была доведена до работников, и главный инженер принял ряд мер по устранению данного отставания.

3)принятие необходимых корректирующих действий, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. В данном случае главный инженер утвердил работу на предприятии   в две смены на протяжении 1,5 месяца, также был объявлен выговор ремонтной бригаде, которая затянула ремонт одного из станков, кроме того на проблемный конвейер были направлены дополнительные работники с другого конвейера. Начальник производства учёл замечания главного инженера и сложную сложившуюся ситуацию на производстве и пересмотрел стандарт, понизив норму среднемесячного выпуска инфузионных растворов до 1 580 т. шт.

Состав контролируемых параметров в организации при производстве составляют:

1)температура

2)влажность воздуха

3) система вентиляции и кондиционирования воздуха

4) давление в рабочих зонах

5)качество (чистота)  воздуха

6)стерильность производства

7) микробиологическая чистота

8)освещение

 

Структура контролирующих органов

Центральным органом контроля в ОАО “Фирма Медполимер” является ревизионная комиссия, которая создана при генеральном директоре. Ревизионная комиссия - это орган акционерного общества, осуществляющий функции внутреннего финансового, хозяйственного и правового контроля за деятельностью общества. Ревизионная комиссия контролирует деятельность директоров функциональных подразделений. Ревизионная комиссия  осуществляет текущий контроль за финансовой  и хозяйственной деятельностью общества, его обособленных подразделений и служб, филиалов и представительств, находящихся на балансе общества. Члены Ревизионной комиссии ставят свою подпись на годовом отчете и балансе в подтверждение их соответствия реальному положению дел в обществе.

Ревизионная комиссия контролирует:

-финансовую документацию общества и заключения комиссии по инвентаризации имущества, сравнивая их с данными первичного бухгалтерского учета;

-состояние кассы и имущества общества;

-своевременность и правильность платежей поставщикам продукции и услуг; платежей в бюджет; начислений и выплат дивидендов; начислений и выплат процентов по облигациям; погашений прочих обязательств;

-правильность составления балансов, отчетной документации для налоговой инспекции, статистических органов и органов государственного управления;

-соблюдение обществом и органами его управления законодательных актов и инструкций и решений Общего собрания акционеров.

Ревизионная комиссия также контролирует:

-законность заключаемых обществом договоров, совершаемых   сделок,   торговых,   расчетных   и   других операций.

-соблюдение обществом в финансово-хозяйственной и производственной деятельности установленных нормативов, правил, смет, ГОСТов, ТУ и пр.;

      

5) В период становления компании ОАО “Фирма Медполимер” в ней присутствовал авторитарный стиль управления, однако в связи с развитием компании, с её расширением, с появлением профессиональных управленцев данный стиль управления  изжил себя и постепенно трансформировался в демократический. Каждый сотрудник имеет право голоса, большинство чувствует себя частью единого коллектива, специалистом, от которого зависит успех общего дела, а не просто «винтиком» в огромном механизме.

  В практике управления в ОАО “Фирма Медполимер” одновременно применяют различные методы и их сочетания. Все методы управления органически дополняют друг друга и находятся в постоянном динамическом равновесии. Но всё же экономические методы являются преобладающими. В качестве основных методов управления здесь выступает на макроуровне: внедренные в руководство принципы хозрасчета, самофинансирования и самоокупаемости, а также система планирования деятельности, предприятия, основанная на принципах бюджетирования; на микроуровне: система заработной платы и премирования. Причем, оплата труда каждого работника напрямую связана с результатами его деятельности в сфере ответственности или с результатами деятельности всей фирмы.

 

На основе изучения и анализа  информации из внешних и внутренних источников о деятельности компании ОАО “Фирма Медполимер” был выявлен ряд проблем в области управления персоналом в этой организации. В первую очередь, это текучесть кадров. Основная текучесть персонала происходит среди работников непроизводственной области деятельности. Вся кадровая работа в ОАО “Фирма Медполимер”  сводится к ликвидации негативных ситуаций, возникших на предприятии. Руководство организации не пытается понять причины и оценить последствия сложившихся экстренных ситуаций, все конфликтные ситуации разрешаются быстро, без должного анализа.

         В результате анализа системы управления персоналом в организации ОАО “Фирма Медполимер” были выявлены следующие недостатки в работе руководства по управлению персоналом фирмы:

1) неудовлетворительная  структура системы управления  персоналом, которая характеризуется  неопределенностью структуры, недостаточной  четкостью распределения функциональных  обязанностей между работниками  в области управления персоналом; дублированием одних функций  по управлению персоналом и  недостаточным вниманием другим;

2) недостаточно эффективная  система подбора персонала, которая  характеризуется отсутствием при  оценке кандидатов качественной  системы собеседований; недостаточным  вниманием к личностным характеристикам  (таким, как способности к выполнению  тех или иных функций, черты  характера), во многом определяющим  успешность выполнения должностных  обязанностей и взаимодействия  с окружающими;