Деловые приемы и их сущность

Содержание

Введение                                                                                                                        3

$1.	Деловые приемы и их сущность	5
$2.	Виды приемов: официальные и неофициальные	7
$3.	Правила подготовки и проведения приемов	10

Заключение                                                                                                                  13

Список используемой литературы                                                                            14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Деловой прием – это один из видов активного общения, используемый на начальных, подготовительных стадиях делового взаимодействия. Приемы имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, зато существует одна общая  цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Актуальность данного реферата заключается в том, что благодаря проведению деловых приемов можно устанавливать первичные контакты, которые впоследствии могут превратиться в деловое сотрудничество. Ведь в неофициальной обстановке  партнеры могут обменяться дополнительной информацией, лучше узнать друг друга, что приносит пользу для заключения сделок. Вот почему деловой прием является одним из важнейших форм внешнеполитической и внутриполитической деятельности организации.

Целью данной работы является раскрытие сути делового приема, его назначения и подготовки проведения.

Для достижения поставленной цели необходимо будет решить следующие задачи:

1)ознакомиться с деловыми приемами и раскрыть их основную сущность

          2)определить какие приемы являются официальными и неофициальными

3)изучить особенности подготовки и проведения приемов

- Объектом  исследования является деловой прием и его разновидности

- Предметом исследования является влияние официальных и неофициальных приемов на развитие деловых отношений

Для решения всех поставленных задач, а также написания самого реферата мною была использована учебная литература, которая  помогла выработать способность взвешенно анализировать  самые разнообразные деловые ситуации, объективно оценивать действия людей, которые находятся на приемах, к примеру,  такие источники литературы как: Варакута С.А., Егоров Ю.Н. Связи с общественностью; Федотова Л.Н.. Паблик рилейшнз и общественное мнение и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

$1.Деловые приемы и их сущность

Современная Россия выбрала рыночную ориентацию в развитии экономики. Если раньше было достаточно сугубо профессиональных экономических знаний, умения любой ценой организовать выполнение плана и хорошо об этом отчитываться, то в условиях экономики, ориентированной на потребительский спрос, требования к руководителю радикально меняются.

Умение решать профессиональные задачи на деловых приемах может стать для делового человека одним из лучших способов достичь успеха.

Приёмы - как дипломатические, так и деловые - одна из важнейших форм, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых людей, общественных и других организаций и лиц. Важно четко представлять, что основным содержанием приёмов является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем, к чему надо тщательно готовиться заранее.1

Приемы следует рассматривать как одно из важнейших мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций между руководством компании и представителями различных групп общественности. Приемы обычно проводятся в следующих случаях:

●Посещение компании важным лицом (группой лиц, делегацией, представляющим интересы деловых партнеров, местной общественности);

●Проведение компанией крупного мероприятия (выставки, презентации, торговые показы и т.д.) с приглашением большого количества представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, поставщиков, потребителей и т.д.;

●Подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу;

●Наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т.д.;

●Наступление события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно взаимосвязанные с деятельностью компании и влияющие на ее восприятие различными категориями общественности;

В перечисленных случаях организуются, как правило, представительские приемы. Они носят эпизодический характер и заблаговременно и тщательно готовятся специалистами внутрифирменной службы по связям с общественностью с привлечением сотрудников других подразделений.

Такой вид приема обычно приурочен к знаменательным событиям, посещениям фирмы делегациями, высокими гостями - в порядке оказания особого внимания и почести отдельному лицу или делегации, но приемы могут проводиться иногда и независимо от событий и посещений. 
Наиболее детально технология таких приемов выработана в дипломатическом протоколе и этикете - многовековом опыте   организации публичного общения людей   разных национальностей, конфессий. Поэтому мировой опыт PR проведения приемов (как, впрочем, и пресс-конференций, презентаций и т.п.)  ориентируется   именно на нормы дипломатического протокола и этикета.

Действительно, в странах с устоявшейся культурой предпринимательства, внешнеэкономических связей, где давно ценятся не только профессионализм и компетентность, деловая хватка бизнесмена, - любому новичку, не соблюдающему общепринятого протокола и этикета, придется столкнуться с большими проблемами и серьезными трудностями. Заключение сделок, прием делегаций, ведение переговоров и т.д. - все это в современном деловом мире имеет свои традиции, условности, правила, нарушение которых чревато падением личного престижа, ограничение контактов и в конечном результате - немалыми экономическими потерями.

Основными целями проведения представительских приемов могут быть:

●Налаживание новых перспективных взаимоотношений с потенциальными партнерами по бизнесу;

●Расширение и совершенствование уже существующих информационных взаимосвязей организации с различными категориями ее общественности;

●Формирование или изменение сложившегося делового имиджа 
компании по внутренней и внешней среде ее функционирования.

Существуют различные виды приемов. Наиболее формальный прием - конференция. В этом случае речь идет, фактически, о расширенном совещании (собрании), посвященном какой-то проблеме или теме. Большей степенью неформальности обладают виды приемов, ориентированных преимущественно на организацию свободного общения.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что приемы – это одна из форм общения между людьми, государственными и общественными организациями, так как цель их проведения является – укрепление деловых связей, налаживание контактов между руководством компании и представителями различных групп общественности, а также получение нужной информации в неофициальной обстановке.

 

 

$2.Виды приемов: официальные и неофициальные

               Деловые встречи проводятся не только за столом переговоров, они могут продолжаться и на деловых приемах.2 Официальные переговоры, беседы, а также и сами приемы в жизни тех же самых бизнесменов и политиков играют большую роль, поскольку на них продолжаются те же дискуссии, что и за столом переговоров, только в более непринужденной и раскованной обстановке. Следовательно, организации приемов, манере поведения и формам общения на них следует уделять пристальное внимание и не забывать о правилах этикета и делового протокола.

              Приемы   подразделяются   на   дневные   и вечерние, а также приемы с рассаживанием за столом и без него.  
Согласно международной   практике   наиболее   почетными  видами приемов являются завтрак и обед. Такие приемы, как бранч (поздний завтрак, переходят в ленч), ужин после  театра, пикник, фондю, барбекю, пивной  стол   и  т. п., по методам   их организации являются   комбинацией основных видов приемов.

Приемы бывают официальные и неофициальные в зависимости от событий и состава участников, по поводу или в честь которых организуются торжества. На официальных приемах присутствуют лица, приглашенные исключительно в силу их положения. Такие приемы утраиваются по поводу прибытия главы иностранного государства или правительства, дипломатических и других официальных представителей, национальных и государственных праздников, юбилейных дат, конференций, симпозиумов и так далее.3

Официальные приемы очень важны как для развития деловых отношений, так и для установления дружеских связей между руководителями и подчиненными.

Основной целью таких приемов является налаживание контактов, а также обмен мнениями и информацией в неофициальной обстановке. От правильной организации приема зависит очень многое. Хорошая дипломатия поможет извлечь много полезного для себя из этих встреч. Официальные приемы имеют свои традиции. Со временем установились определенные виды как деловых, так и светских приемов, выработались особые правила этикета, которых участники подобных мероприятий должны придерживаться. Эти приемы отличаются тем, что на официальный прием могут попасть люди только в силу своего служебного положения. Например, собираются директора крупных магазинов одежды и смежники, с которыми они работают, а на  светские приемы могут быть приглашены не только деловые партнеры, но и друзья, родственники и соседи.

Официальные приемы включают  в себя большое количество соблюдений правил, к примеру, нельзя опаздывать, гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомства, приглашаются к столу, знакомится за столом не принято, не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу и т.д.

Неофициальные приемы — это товарищеские встречи.  
Любой прием требует предварительной подготовки, которая начинается с выбора вида приема. В деловой и дипломатической практике общения существуют различные виды приемов (завтрак, чай, фуршет, коктейль и его разновидности, обед, обед-буфет (шведский стол), ужин, журфикс (прием гостей в определенный день недели), барбекю (приемы на открытом воздухе)) Неофициальные приемы проводятся чаще в небольших фирмах в неформальной обстановке. Такие приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Ведь неформальная  обстановка практически всегда способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым в любой момент времени.

Таким образом, можно  сделать вывод о том, что различают приемы официальные и неофициальные. Официальные приемы устраиваются,  к примеру, в честь дипломатических и других официальных представителей, т.е. когда присутствующие приглашены на прием исключительно в силу их положения. Неофициальные приемы с деловыми партнерами дают возможность побеседовать с ними в непринужденной обстановке, упрочить взаимоотношения, лучше узнать клиентов, ближе познакомиться с руководителями и подчиненными. Оба вида приема важны, т.к. создают все условия для заключения взаимовыгодных сделок.

 

 

$3.Правила подготовки и проведения приемов

Организация  делового приема предполагает большей затраты времени, средств и знаний, так как   прием    устраивается   с определенными  целями:  
-с рекламной   целью (пусть все  видят,   что в нашей фирме    все    хорошо и стабильно, а также выгодно иметь дело в дальнейшем); 
-с   целью  представить   почетного гостя ( например, известного режиссера или актера, приехавшего на премьеру фильма); 
-с целью завязать новые знакомства, расширить существующие сферы влияния; 
-с целью получить какую-либо деловую информацию, выяснить мнение известных людей по интересующим вас вопросам. 
Иными словами, посещение приема — это продолжение профессиональной деятельности.4

Процесс подготовки представительских приемов включает в себя следующие виды работ:

• определение цели приема, его формы и продолжительности, 
  количества и состава основных участников (как делегаций, так и от 
  дельных лиц);
• подготовка и рассылка специальных приглашений представителям различных категорий общественности компании, участвующим 
  в данном мероприятии;
• разработка программы приема с детальным планированием его 
  отдельных элементов;
• написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей;
• составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор 
  блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслуживание стола;
• подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, 
  предусмотренных сценарием приема;
• отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для проведения приема и обслуживания гостей.