Информационные технологии и их влияние на деятельность организации

Рисунок 5 Информационные технологии

 

Прежде всего, необходимо рассмотреть сущность организации и методы его работы. Любая организация (офис, контора, деканат, директорат, комитет, министерство и т.д.) представляет собой фабрику по работе с информацией. Его основная задача – обработка поступающей информации и производство новой информации. При этом информация может быть в виде:

• данных выдаваемых компьютером в электронном виде,
• документов в вербальной или цифровой форме,
• устная информация, передаваемая различными способами.

Организация использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции – решений. Решения могут носить оперативный и стратегический характер. Таким образом, организация – это орган, обрабатывающий информацию с выходом «продукции» двух типов – новой информации и решений. К звеньям организации, производящим продукцию первого типа (новую информацию), относятся подразделения, занимающиеся подготовкой конструкторской и технологической документации, бухгалтерия и финансовые подразделения, кадровые подразделения и т.д. К звеньям организации, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством, по продажам и закупкам и аппарат высшего руководства. Звенья аппарата управления, производящего продукцию как первого, так и второго типа, включают: технологические подразделения, офисы и маркетинговые подразделения.

Эволюцию аппарата управления можно проследить, начиная с древних  цивилизаций. Древние ассирийские  управленцы пользовались клинописью для  записи количества произведенной и  проданной продукции, размера налогов.  О существовании «контор писаря»  свидетельствуют литературные произведения 200 летней давности. Например, лондонский офис того времени: на табуретке за высокой конторкой сидит клерк  и аккуратно вписывает гусиным  пером счета в бухгалтерскую  книгу. Базой принятия решений были только счета. Существенные изменения  в технологическом оснащение аппарата управления произошло примерно с 1880 года с появлением «механизированного офиса». Были изобретены пишущая машинка, телефон, телеграф, изменилась система почтовой связи. Письма печатались под копирку, ускорился обмен информации между офисами. Продуктивность аппарата управления значительно повысилась. Оснащенный техникой аппарат управления создал предпосылки для развития современной бюрократической организации.

Индустриальная революция  первой половины ХХ века характеризовалась  весьма широким использованием промышленных и бытовых орудий труда, использующих  электроэнергию.  Ещё более изменилось техническое оснащение аппарата управления в 1940-1960 годах, когда начали использоваться  пишущие электрические  машинки , копировальные устройства, диктофоны. Появился «электрифицированный офис», что значительно повысило уровень делопроизводства.

Техническое оснащение деятельности современного аппарата управления может  включать в себя кроме уже упоминающихся пишущих машинок, телефонов также калькуляторы, персональные компьютеры, программное обеспечение, локальные и мировые коммуникационные сети, сканеры, ксероксы, мобильные телефоны и т.д. [1;34]

2.3 Информационное обеспечение

        Процесс принятия решения для осуществления функционирования организации основа на приеме и выдаче информации, используемой для достижения поставленной цели. Получением и производством информации, а также ее обработкой, занимается аппарат управления, который представляет собой «фабрику информации». [9;34]

Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. В

Тех же формах офис производит информацию.

Это могут быть:

– данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;

– документы, передающие информацию в письменной или цифровой

форме;

– устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной

форме.

Между процессом получения и распространения информации аппарат

Управления выполняет ряд разнообразных действий.

Он может:

– преобразовывать информацию (информацию о продаже в  информацию о полученной выручке);

– объединять информацию (информацию о продаже с информацией о закупках);

– накапливать информацию.

Аппарат управления использует полученную информацию в качестве основы для производства другой своей продукции – решений.

Решения могут быть самого разного характера:

– местного и оперативного характера, касающиеся закупок и продаж

продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен;

– долгосрочного, стратегического  характера, связанные с

Расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделий,

Вхождением в корпорацию и выходом из нее.

Результатом работы (обработки информации) является выход продукции

двух типов:

1. Информация (данные, документы,  устная информация).

2. Решения (краткосрочные и долгосрочные).

К звеньям аппарата, производящим продукцию (информация), относятся

подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций;

бухгалтерия и финансовые подразделения.

К звеньям аппарата, производящим продукцию (решения), относятся:

Подразделения по управлению производством, подразделения по управлению продажами, аппарат высшего руководства.

Звенья аппарата, производящие продукцию того и другого типа, включают: технические подразделения, офисы, занимающиеся кадровыми вопросами ,маркетинговые подразделения.

Для обеспечения оперативности обработки передачи информации в организациях используют соответствующее техническое оснащение управленческой деятельности, которое может включать:

– оргтехнические блоки, оснащенные микрокомпьютерами, расположенными на рабочих местах практически каждого служащего – от простого рабочего до руководителя предприятия

– программы, которые обеспечивают взаимодействие человека и машины,

Включают необходимые средства для обработки информации и отражают накопленный опыт аппарата управления;

– коммуникационные сети, связывающие  оргтехнические блоки между

собой и центральными процессорами, а также с внешними источниками информации;

– устройства совместимого пользования, такие как электронные файлы,

Печатающие и сканирующие устройства, доступные всем оргтехническим блокам через линии связи.[4;34]

Современные компании применяют информационные технологии, в результате чего изменяются организационные структуры компаний, разрабатываются новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны.

Изменения  в организации и технике управления под влиянием информационных технологий происходят по следующим направлениям:

Во-первых, меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя за счет использования мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных.

Сбор, обработка и распространение информации осуществляется интерфейсами «человек – ЭВМ». Автоматизируется система принятия, хранения, упорядочения и передачи информации, которая позволяет поддерживать чистоту информационных каналов; не допускает неполноту информации, дублирование, рассчитанные на другие уровни управления.

Во-вторых, автоматизируются отдельные функции руководителя, такие

как руководство производственной и хозяйственной деятельностью организации, составление планов передается компьютеру, совершенствуется система контроля, позволяющая своевременно выявить отклонение от запланированного уровня и обнаружить причины возникновения таких отклонений.

В-третьих, изменяются средства коммуникации. Внедряется система телекоммуникаций, которая позволяет осуществлять взаимосвязи на расстоянии;

обеспечивает оперативность передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителя с подчиненными и вышестоящими органами управления.

Появление микрокомпьютера привело к изменению технического оснащения аппарата управления и рождению нового типа аппарата управления –

«электронного офиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Переход к «электронному офису» дает возможность использовать технику для обработки содержания информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой.

Компьютеры, информационные сети, системы связи непосредственно

Влияют на протекание и интеграцию производственных и обслуживающих процессов в подразделениях предприятия.

Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов

сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ позволяет оперативно получать информацию и принимать решения.

С развитием информационных технологий и сферы использования сети

Интернет растет ее влияние на управление компаниями. Каждая компания имеет возможность создать свой сайт (электронную книгу) в сети Интернет, что открывает новые возможности по новым направлениям деятельности компании, таким как:

– создание базы данных заказчиков;

– осуществление электронных платежей;

– создание базы данных поставщиков;

– создание центра реагирования на запросы клиентов;

– осуществление разнообразных методов оплаты продукции и услуг, и

многое другое.

Использование на практике этих возможностей позволяет организациям

по-новому вести бизнес, менять принципы управления им, иначе говоря, участвовать в «электронном бизнесе».

Электронный бизнес – это любые формы сделок, которые проводятся с помощью информационных сетей.

В настоящее время действует большое количество самых разнообразных

«бизнес-моделей» предприятий электронной коммерции.[5;34]

Глава 3 Информационные технологии и их влияние на    деятельность  предприятия (на примере ОАО «Метровагонмаш»)

3.1 Краткая характеристика  ОАО «Метровагонмаш»

         Мытищинский машиностроительный завод был основан в 1897 году в г. Мытищи Московской области. Основали его «потомственный почетный гражданинС. И. Мамонтов, дворянин К.Д. Арцыбушев и гражданин Североамериканских штатов, временный Московской 1 гильдии купец, инженер А. В. Барри, которые в конце 1895 г. представили в Министерство финансов России проект под названием «Московское акционерное общество вагоностроительного завода». 

В январе 1896 г. Комитет министров разрешил «учреждение означенной Компании», а ее Устав, как тогда было принято, утвердил Николай II.

 

[15;34]      рисунок 6

 

По своему техническому оборудованию он предназначался для постройки подвижного железнодорожного состава и изготовления запасных частей. Первой продукцией завода стали вагоны для Северной железной дороги России.

В 1903 г. началось производство трамвайных вагонов и снегоочистителей для г. Москвы. В эти годы среди машиностроительных заводов страны          Мытищинский завод занимал второе место по выпуску продукции.

ОАО «Метровагонмаш» удалось самостоятельно выйти на внешний рынок. Сейчас продукция ОАО «Метровагонмаш» экспортируется в различные уголки Земли.

Сегодня Мытищинский вагоностроительный завод — это не только производство, техника, транспорт, КБ и вспомогательные службы, это еще и широко разветвленная сеть учреждений социальной инфраструктуры: детские сады, оздоровительные лагеря, санаторий-профилакторий, пансионат «Клязьма», Дом культуры, стадион, медсанчасть, магазины, столовые,

[15;34]  рисунок 7

Машиностроение является одной из отраслей промышленности, где

исторически впервые нашли  своё применение информационные технологии. Сейчас уже никто не будет спорить  с тем, что потоки информации являются основой любого машиностроительного предприятия, - как производственных процессов, так и всей его хозяйственной инфраструктуры.

Машиностроение должно выигрывать от ИТ больше, по сравнению с

другими отраслями промышленности, поскольку проекты в этой отрасли

сильно полагаются на компьютеризованные методы разработки, планиро-

вания и проектирования. Отсутствие экспериментальных данных о взаимо-

связи между вложениями в  ИТ и эффективностью предприятия подрывает

сами цели инвестирования в информационные технологии. Те области  при-