Методы повышения коммуникационного процесса

 

1. Понятие, сущность и цель коммуникационного процесса

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя людьми и более. Он является основой коммуникации.      

Его основная цель – это обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена.

В коммуникационном процессе можно выделить четыре элемента. Рассмотрим их  с помощью таблицы.

Таблица 1.1 - Содержание элементов коммуникационного процесса

Элемент коммуникационного процесса	Определение элемента коммуникационного процесса	Задачи элемента коммуникационного процесса
Источник	Создатель идеи (коммуникант), сообщения, информации.	Выбор канала, средств связи и формы коммуникации.
Сообщение	Информация, которую передает источник получателю.	Выбор формы коммуникации. Кодировка информации.
Канал (прямой и обратной связи)	Средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю и обратно.	Техническое обеспечение передачи неискаженной (качественной) информации.
Получатель	Коммуникант, ради которого функционирует коммуникация.	Декодирование информации. Выбор канала, средств связи и формы ответной информации.

 

 

Исходя из  данных этой таблицы видно, что коммуникационный процесс состоит из таких элементов, как отправитель (лицо, которое собирает информацию, а затем передает ее), сообщение (информация, закодированная с помощью символов), канал прямой и обратной связи (средство передачи информации) и получатель (лицо, получающее и интерпретирующее информацию).

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей[3]. Вы, конечно, сами неоднократно сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента[4]:

1. Отправитель, лицо, генерирующее  идеи или собирающее информацию  и передающее ее.

2. Сообщение, собственно  информация, закодированная с помощью  символов.

3. Канал, средство передачи  информации.

4. Получатель, лицо, которому  предназначена информация и которое  интерпретирует ее.

 При обмене информацией  отправитель и получатель проходят  несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение  и использовать канал для его  передачи таким образом, чтобы  обе стороны поняли и разделили  исходную идею. Это трудно, ибо  каждый этап является одновременно  точкой, в которой смысл может  быть искажен или полностью  утрачен.

Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и  условия  его  эффективности,  следует  иметь  представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.[15]

Итак, основной  целью коммуникационного процесса является обеспечение понимания информации, которая является  предметом обмена. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. 

 

2. Этапы коммуникационного процесса

В процессе коммуникации информация проходит следующие  этапы: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование, обратная связь и помехи.

Мы проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках коммуникационного процесса.

1) Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Чтобы осуществить обмен эффективно, отправитель  должен принять в расчет множество факторов.

2) Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, обмен информацией будет менее эффективен.[11]

Часто желательно использовать два или более средств коммуникации в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Так же, считается, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем обмен только письменной. К примеру, если на собрании начальников отделов, у начальника финансового отдела есть предложения по упрощению взаиморасчетов, эффективнее будет их представить письменно или на  экране в виде графиков, видеороликов, при этом комментируя все это устно. Больше вероятности, того что информация воспримется положительно, в максимальном объеме и будут учтены пожелания и предложения заинтересованных коллег.

3) Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Она осуществляется с использованием знаковых систем, таких как, вербальная и невербальная коммуникации.[11]

Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует речь (система фонетических знаков, включающая  два принципа: лексический и синтаксический).

Речь является самым универсальным средством коммуникации, так как, когда мы передаем информацию с ее помощью, менее всего теряется смысл сообщения, осуществляется кодирование и декодирование информации.       Важную роль играет точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации.

В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов, взамен которых применяются любые символы.

Основные функции невербальных средств - это дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.

Речь является универсальным средством общения, она приобретает значение в совокупности с использование невербальных символов для трансляции сообщений. Исследования показывают, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жестов, а 38% - через интонацию и модуляции голоса. Это говорит о важности необходимости изучения невербальных сигналов.                                                                                                                                       

4) Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя.

5) Обратная связь. Обмен информацией можно считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи через обратную связь, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

 

3. Модели коммуникаций

Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс. В зависимости от перечисленных подходов и различаются модели коммуникаций:

1)Коммуникация как действие  ориентирована на выполнение  ряда операций, обеспечивающих передачу  определенной информации от одного  субъекта к другому. Она представлена  на рис. (1.)

В этой модели источник разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы или кодируются. Сигналы посылаются через каналы связи для получателя, который их раскодирует или наоборот интерпритирует. Для этой модели не характерна обратная связь, то есть коммуникация понимается как одностороннее действие.

Рис. 1. - Модель коммуникации как действие

2) Коммуникация как взаимодействие  предполагает введение элемента  обратной связи. Однако линейные  связи в данной модели заменены  на циркулярные, что делает ее  сложной и неточной. Она показана  на рис. (2.)

Рис. 2. - Модель коммуникации как взаимодействие

В рамках такой модели построения помимо линейных однонаправленных связей введены циркулярные связи, которые призваны выполнить функцию обратной связи и используются для подтверждения правильности понимания переданной информации.

3) Современная модель коммуникации  является более полной, так как  отражает коммуникацию как процесс. Принципиальное отличие заключается  в отсутствии линейных или  циркулярных связей и совпадении  источника и получателя информации. Эта модель представлена на  рис. (3.)

Рис. 3. - Модель коммуникации как процесс

Итак, коммуникация в организациях - это сложный процесс и динамичный процесс. Он может рассматриваться как действие, как взаимодействие и как собственно процесс. Каждая из охарактеризованных моделей коммуникации выполняет свою специфическую роль в осуществлении коммуникационного процесса. Чтобы сам этот процесс был эффективным с точки зрения принятия и реализации управленческих решений, руководителю полезно знать основные черты каждой из описанных моделей и уметь применять их в соответствующих ситуациях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Методы повышения коммуникационного процесса

 

1. Понятие эффективных коммуникаций

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать мысли понятными другому лицу.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно поэтому, что обмен информацией встроен во все   основные   виды    управленческой   деятельности,   можно  называть коммуникации связующим процессом. [4]

Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Эффективная коммуникация отвечает следующим требованиям:

- достоверности;

- реальности;

- объективности;

- своевременности;

- адресности;

- обратной связи;

- доступности.

Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, необходимо научиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

При рассмотрении коммуникационного процесса необходимо учитывать, что в условиях человеческого общения важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется, уточняется, развивается. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи.