Опыт принятия эффективных управленческих технологий на примере ООО «Инфра-Трейд»

Активизация деятельности объединяет два понятия: стимулирование (моральное и материальное) и мобилизацию. К моральному стимулированию относятся выдача ответственных заданий, доверие, благодарности, правительственные награды, повышение в должности или представление к ним и т. п., к материальному — выплаты в денежной и товарной форме, в форме услуг, знаний и информации. Мобилизация — это формирование в работнике на базе патриотизма моральных ценностей человека и общества новых движущих сил («второго дыхания») для достижения поставленных целей. К приемам мобилизации относятся лозунги, призывы, просьбы, приказы, личный пример руководителя или коллег, самоосознание важности выполняемого задания и т. п.

Данная технология воздействует на удовлетворение потребностей и интересов работников не прямо от руководителя, как в технологии управления на базе потребностей и интересов, а через решения самого работника. Технология требует высокого уровня профессиональной подготовки специалистов по работе с персоналом.

В мировой практике активизации  деятельности персонала успешно применяется ряд теорий мотивации (побуждения) к эффективному труду. К ним относятся: теория X, теория Y, теория ожидания, теория справедливости.

Технология предусматривает линейно-функциональную структуру управления [14].

 

 

2. Опыт принятия  эффективных управленческих технологий на примере ООО «Инфра-Трейд»

 

2.1 Общая характеристика организации

 

Организация ООО «Инфра-Трейд» была организованная 10 лет назад. Созданию этой фирмы предшествовала реорганизация других предприятий, таким образом можно считать, что компания в своем первозданном виде функционирует с начала 90-х годов.

Организация работает в  сфере оптово-розничной торговли. В частности предприятие занимается импортом: пива, минеральной воды, сокосодержащих и мультивитаминных натуральных  напитков, продукты для японской кухни. ООО «Инфра-Трейд» импортирует продукцию из таких стран, как: Германия, Англия, Китай, Индия, Япония и пр. Компания на рынке занимает сильные позиции по экзотическим сортам пива и постоянно ищет новые продукты для расширения своего ассортимента.

Свою продукцию организация  реализует на территории города Москвы и через дистрибьюторов по регионам России. В Москве сбыт организуется через рестораны, магазины розничные  и сетевые, оптовые компании, работающие на территории Москвы и области. 

Организация ООО «Инфра – Трейд» относится к предприятию  малого бизнеса, так как штат компании менее 50 человек. Для небольшого оборота компании, на данный момент времени, такое количество человек является оптимальным.

И так, дадим краткую  характеристику функциональных обязанностей всех сотрудников организации.

Генеральный директор –  он стоит во главе фирмы, хотя в  большей степени он занимается вопросами  логистики, он формирует контейнеры для отгрузки на основании данных полученных от коммерческого директора. Определяет время ухода груза из места отправки до места прибытия. Занимается подготовкой стандартного пакета документации для груза (сертификаты, справки, инвойсы). Так же в его обязанности входит доставка груза от таможенного терминала, до непосредственно склада фирмы. И уже на складе размещение продукции.

 

Рис. 9.Схема организационных  отношений в ООО «Инфра-Трейд»

Коммерческий директор – вот этот человек в масштабе этой фирмы выполняет большое  количество функций. Так как на его плечи взвален весь груз непосредственного процесса управления за товародвижением, составлением первичной документации, работа с персоналом (менеджерами), организация и проведение встреч и презентаций. А так же, составление коммерческих предложений, выработка приоритетных направлений, управление деньгами, потраченными на рекламные компании, деловая переписка и пр. Коммерческий директор определяет порядок исчисления зарплаты менеджеров.

Бухгалтерия – штат бухгалтерии  не велик, условно его можно поделить на три основные составляющие:

- главный бухгалтер  (вопросы отчетности, представление  интересов фирмы в налоговых  инспекциях и различных фондах, контроль на изменением законодательств  в области бухгалтерского контроля  и аудита);

- бухгалтер (составление текущих отчетов, контроль движения тары, подсчет зарплаты сотрудников, связь с главным бухгалтером по текущим вопросам);

- секретарь (он же  офис – менеджер, бухгалтер по  составлению первичной документации, работа на телефоне, обеспечение  повседневны разводных материалов)

Юрист – привлеченный специалист для решения споров вызванных  не выполнением определенных условий  договора – соглашения.

Менеджеры – это самое  мобильное звено компании, на них  ложиться вся нагрузка управления текущим  процессом. В их обязанности входит поиск новых клиентов, поддержание старых, контроль дебиторское задолженности по своим клиентам, проведение переговоров и встреч, представление интересов фирмы на всевозможных презентациях, выставках и прочих мероприятиях. Одним из главных свойств менеджеров является поиск информации.

Известно, что в современных  условиях рынка информация является очень сильным аспектом успешности компании. Так как менеджеры всегда находятся в движении, они располагают  информацией о действиях конкурентов, о новшествах, появившихся на рынке, о возможных будущих и настоящих проблемах конкурентов. В большей степени информация узнается по средствам общения с клиентами, посещением выставок и пр.

 

В свою очередь в данной фирме менеджеры делятся:

Менеджер по работе с розничными сетями – компания имеет действующие контракты с розничными продуктовыми сетями Москвы, такими, как: «Азбука Вкуса», «Алые Паруса», «Рамстор» и пр. Ввиду того, что нагрузка по этим местам достаточно высока, менеджер по работе с сетями освобожден от других обязанностей, будь то поиск клиентов, презентации и пр. Он занимается только сетями, контролирует оборот по каждому магазину сети, отслеживает возможности расширения ассортимента, контактирует с руководством сети.

Менеджер по работе с  оптовыми – региональными клиентами, большую часть времени проводит в офисе, занимаясь телефонными переговорами по телефону, рассылкой необходимой документации по средствам электронной почты, организации получения продукта партнерами по средствам транспортных компаний.

Менажер по работе с ресторанами  и единичными клиентами, менеджер, как  сам, так и по информации торгового  представителя выезжает и проводит прямые переговоры, представляет потенциальному клиенту все плюсы сотрудничества именно с этой компанией, договаривается о ценах, сроках отсрочек платежа, рекламных бюджетах, возможных промоакциях, стимулирование персонала заведения для непосредственного продвижения продукции. На выставках менеджеры являются лицом компании и располагаются на стендах, либо находятся в поисках новых партнеров. Некоторую информацию менеджеры получают от торговых представителей и реагируют на нее по мере необходимости.

Торговые представители, их основная обязанность сбор информации, поиск контактных лиц, первичная  информация (адрес, меню, стоимость аналогичной продукции и пр.). Полученную информацию они передают курирующему их менеджеру. К каждой должности существуют свои требования и у каждого сотрудника организации существует перечень требований по занимаемой должности.

 

Рис. 11. Коммуникации в компании ООО «Инфра-Трейд»

 

Виды коммуникаций	Характеристика конкретных видов  документов	Пример использования информации при разных видах коммуникаций	Пример применения документов при осуществлении разных видов коммуникаций
Внешние -организация           -государство         -потребители         Внутренние -по нисходящей         -по восходящей	Отчёты, переговоры         Отчёты         Реклама, речь           Распоряжение, указания       Предложения, тестирования	Информация используется для распределения товара между офисами   Используется для определения  платёжеспособности предприятия   Используется для привлечения  большого числа потребителей     Информация о нормах продажи       Информация о более эффективном методе презентации товара	Обеспечивает контроль над реализацией товара, задолженность перед акционером   Контроль над деятельностью  предприятия     Для увеличения объёма продаж         Прояснение задач организации, ожидаемых результатов   Получение сведений об идеях, усовершенствованиях в работе дистрибьютора
Неформальные	Беседа, рассказ	Слухи о грядущих перемещениях	Стимулирование работников, выявление  возможной реакции людей на решения руководителя

 

 

 

 

 

2.2 Анализ системы  менеджмента в организации

 

Организация для успешной работы должна ясно осознавать концепции  своего бизнеса, т. е. иметь предоставление и видах будущей деятельности и долгосрочных конкурентных позициях.

Миссия - основная общая  цель организации, причина её существования. Миссия может определяться: кругом удовлетворяемых потребностей; совокупностью потребителей; выпускаемой продукцией; конкурентными преимуществами.

Миссия предприятия  «Инфра – Трейд» заключается в создании обширной бытовой сети, в которую должны войти, как предприятия Москвы, так и регионов России. Создание штата сотрудников способных выполнять поставленные задачи в тяжелых рыночных условиях хозяйствования. Постоянное расширение ассортиментного перечня товаров предлагаемых компанией, поиск новых продуктов, которые могут быть востребованы на рынке.

Цели вырабатываются для осуществления миссии. Различают цели общие, разрабатываемые для организации в целом, и специфические, разрабатываемые по основным видам деятельности на основе общих целей.

Оценка и анализ  внешней среды. Внешняя среда может быть определена следующим образом: совокупность условий, возникающих вне зависимости от деятельности конкретной компании, но оказывающих воздействие на её функционирование.

Анализ внутренней среды  дает возможность руководящему персоналу  компании понять внутренние возможности, потенциал и скрытые резервы  предприятия.

Анализ внешней среды  даёт организации время для прогнозирования, составления плана возможностей и плана на случай непредвиденных обстоятельств, для предотвращения угроз. Угрозы и возможности можно определить так: политические, экономические, технологические, социальные, конкурентные, международные.

Некоторые факторы в  экономической окружающей среде  предприятием постоянно диагностируется  и оценивается. Среди них уровень  занятости, темпы инфляции, стабильность доллара США и Евро, так предприятие контактирует и с предприятиями, в которых валютой для расчетов использован и доллар и евро, налоговая ставка. Например, повышение курса доллара приведёт к повышению цен, что скажется на покупательной способности клиентов, но в то же время рост безработицы послужит привлечению работников на предприятие.

Предприятие «Инфра - Трейд» не имеет дело непосредственно с  закупками и организаций сбыта  импортных продуктов (пиво, минеральная  вода, энергетические и мультивитаминные напитки).

В рыночных факторах, непосредственно  влияющих на эффективность функционирования организации, выделяют: поставщиков, покупателей, конкурентов.

«Инфра-Трейд» выполняет  посредническую функцию, работа предприятия  должна быть организована таким образом, чтоб между заводом производителем и конечным потребителем – клиентом фирмы на внутреннем рынке.

Конкуренция на рынке  подобного рода продукции (пиво, вода и пр.) очень велика. Конкурентами являются продавцы некоторых аналогичных  товаров, имеющих стационарные места  на рынках; и огромная сеть самостоятельных групп торговых агентов.

Управленческое обследование сильных и слабых сторон организации.

Внутренняя среда включает переменные (сильные и слабые стороны), находящиеся  внутри предприятия и поддающиеся  контролю со стороны руководителя.

Анализ внутреннего  состояния компании основан на комплексном обследовании её различных функциональных зон.

Одной из сильных сторон «Инфра - Трейд» является его маркетинговая  политика. За счёт правильно организованного  канала сбыта (завод производитель -> «Инфра-Трейд» -> потребитель) устанавливаются цены производителя; есть возможность чётко реагировать на спрос и предложение, стимулировать постоянных клиентов, предоставлять рекламные и маркетинговые бюджеты завода.

Самым эффективным компонентами являются точность в работе с таможенными службами, эксклюзивность продукции и тесное сотрудничество, позволяющее своевременно реагировать на предложения и пожелания клиентов.  При такой системе сбыта обеспечивается максимальный  охват рынка.

Самое ценное на данном предприятии  – это человеческий потенциал. В данной сфере бизнеса, в основном, преобладают люди со средним достатком. На нашем предприятии их привлекает возможность «встать на ноги», научиться общаться с людьми и получить незаменимый опыт работы в сфере оптово-розничной торговли.

Во главе фирме стоит  очень достойный и уважаемый  в коллективе человек. Не имеющий специального образования, он прошёл все ступени профессионального роста от торгового представителя до директора.

Из нетрадиционных факторов, влияющих на успешную деятельность, выделим культуру и образ организации.

Даже в нынешних сложных  экономических и культурных условиях, руководство ориентируется на добросовестность, порядочность своих работников. Сильные стороны «Инфра-Трейд» - это демократичный стиль руководителя, наличие определённых зарекомендовавших себя брендов и торговых марок известных производителей, проведение работ по реализации и предоставление программ развития продукта, способствующих сплочению коллектива и установлению дружественных отношений между всеми сторонами партнерской деятельности.