Организационные коммуникации

НОУ ВПО «Сибирский институт бизнеса  и информационных технологий»

 

 

 

 

Курсовая

 по  дисциплине: Теория организации

 

Тема: Организационные коммуникации

 

 

 

Выполнил  студент группы

 

Проверила:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Омск - 2009

Содержание:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Внутренний Паблик Рилейшнз (в дальнейшем ПР) – важная отрасль работы предприятия. В современном бизнесе растёт понимание, что от того, как будет построено взаимодействие с внутренними аудиториями, во многом зависит успех дела.

Однако специальных трудов, посвященных  этой проблеме нет. Вся литература, в общем, сводится к главам обобщающих изданий по теории и практике Паблик Рилейшнз.  Литературу можно разделить  на две группы. В первой (Джефкинс Ф., Тульчинский Г.Л.) большее внимание уделено средствам коммуникационного взаимодействия, технологиям их применения. Во второй группе (Алёшина И., Невзлин Л.Б. и др.) – принципам формирования корпоративной культуры.

Объектом нашего исследования является внутрикорпоративный  ПР.

Предметом - место внутреннего ПР в современном бизнесе, основные принципы взаимоотношений с персоналом предприятия, формирование корпоративной культуры, средства внутриорганизационных коммуникаций и непосредственные формы коммуникационного общения.

В качестве объекта исследования предприятие “Азот” было выбрано не случайно. Во-первых, это одно из крупнейших предприятий. Во-вторых, одно из немногих, где давно и эффективно работают в этом направлении.

Исследование проводилось с использованием контент-анализа (корпоративная газета КОАО “Азот” ‘ЗА БОЛЬШУЮ ХИМИЮ!”, сообщения для прессы (пресс-релизы), опубликованные на официальном сайте Азота  azot.kuzbass.net, внутренние документы, например, Положение о работе редакции СМИ, Положение о рационализаторской деятельности и др.) Часть информации была собрана посредством наблюдения (о наглядной агитации, экстерьере, корпоративной символике), часть - путём интервьюирования работников разных структурных подразделений предприятия.

Исследование проводилось с  целью оценки технологий и эффективности внутреннего ПР на современном российском предприятии.

Достижение поставленной цели требовало  решения ряда конкретных теоретических  и практических задач:

• изучение общих принципов построения корпоративной культуры, принципов взаимоотношений сотрудников и руководства;
• анализа средств коммуникационного взаимодействия;
• анализа непосредственных коммуникативных форм;
• исследования  общих принципов организации внутренних коммуникаций на КОАО “Азот”;
• исследования  технологий построения корпоративной культуры на КОАО “Азот”.

Работа состоит из введения, 3-х  параграфов, заключения и списка литературы. В  1 приведены современные научные  взгляды на общие принципы и технологии формирования корпоративной культуры, средства коммуникаций и непосредственные формы коммуникаций. Второй   посвящён организации внутренней коммуникации на КОАО “Азот”. Третий – формированию корпоративной культуры на КОАО “Азот”. Полученные результаты представлены в разделе заключение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общие принципы и технологии формирования корпоративной культуры. Средства коммуникаций и непосредственные формы коммуникаций на предприятии.

 

Правильный выбор контактной аудитории  – главное в ПР. Важнейшее значение наряду с внешними аудиториями имеет  внутренняя общественность компании  - её персонал и владельцы. Сотрудники – это достояние компании, фактор конкурентоспособности. Именно от их слаженной работы зависит успех коммерческой деятельности. Любой сотрудник компании является ретранслятором информации о предприятии  во внешнюю среду и по существу является его имиджмейкером. Очень важно, чтобы каждый работник отождествлял себя с предприятием, жил его интересами, которые совпадали бы с его собственными. При формировании подобных установок появляется совершенно определённая модель поведения. По большому счёту, внутренний ПР необходим всегда. Если имидж организации в глазах сотрудников не формируется сознательно, то он все равно создаётся спонтанно и ретранслируется во внешнюю среду. Наиболее острая потребность во внутреннем ПР возникает во времена перемен, когда приходится преодолевать сопротивление персонала изменениям или разрешать конфликтные ситуации. Внутренний ПР можно рассматривать как один из защитных механизмов, обеспечивающих устойчивость. Наилучший способ добиться процветания - не отстранение, а максимальное приближение работников всех категорий к управлению фирмой. Его благосостояние зависит от благосостояния фирмы. Значительными затратами на социальные цели, материальное и духовное стимулирование добиваются полной самоотдачи, гармонии интересов труда и капиталов.

В последнее время появилось  несколько факторов, которые увеличивают  значение внутреннего ПР на предприятии. Эти факторы связаны с макроэкономическими  изменениями.

1) Снижение лояльности занятых. Время, когда занятый приходил в компанию и обретал стабильное место работы и пожизненную занятость прошло. Занятые, находясь в условиях рынка, относятся к своим услугам  и к своей компании исходя из механизмов спроса и предложения. Растут и изменяются взаимные требования и условия двух сторон – работника и работодателя.

2) Необходимость демократизации управления, делегирования полномочий сверху вниз. Демократизация управления обусловлена необходимостью повышения реактивности организации, её возможностей быстро и эффективно реагировать на изменяющуюся действительность. Технический прогресс, компьютер, механизмы взяли на себя большую часть интеллектуального и физического труда. Рабочим приходится выполнять большую и более ответственную работу меньшим количеством. Рост обязанностей влечёт за собой рост полномочий. Растущая нестабильность и сложность деловой среды требует сокращения сроков принятия решений, усиления лидерства, уменьшения бюрократического контроля. Растёт необходимость создания развёрнутой внутриорганизационной информационной среды, позволяющей всем сотрудникам успешно ориентироваться в проблемах и быстро находить решения.

Успех в деятельности современной  фирмы определён в значительной степени сплочённостью персонала, надёжностью и привычностью вертикальных и горизонтальных связей, доверительными и гармоничными отношениями между руководством и сотрудниками. Стало ясно, что в информационную, постиндустриальную эпоху именно профессиональная подготовка, эффективность труда заинтересованного человека, психологическая комфортность, оптимизм становятся главными движущими механизмами экономики. Надо, чтобы люди радовались приходя на работу, с увлечением трудились и  азартно боролись с конкурентами.

1.1 Формирование корпоративной культуры.

Корпоративная культура прямо влияет на производительность труда и на результативность бизнеса в целом. От того, насколько благополучными являются межличностные взаимоотношения сотрудников во многом зависит качество работы. На эмоциональном уровне для этого разрабатывается фирменный стиль (символика, форма одежды), создаются слоганы. Сказывается и экстерьер фирмы – здания и помещения в которых расположилась организация, окружающие предприятие объекты. Необходимо хорошо продумывать интерьер помещений. Например, дорого оборудованный кабинет руководителя может стать определённым барьером, если остальные служебные помещения убоги и неудобны. Основные принципы, которыми должна руководствоваться любая организация  при создании внутренних взаимосвязей и формировании корпоративной культуры, следующие:

Взаимоуважение. Выражая уважение человеку, руководитель создаёт предпосылки для позитивной обратной связи, что способствует решению проблем и сглаживанию конфликтов. Сотрудника следует уважать и как личность, и как работника.

Объективная оценка сотрудников. Четко, объективно обсуждая с сотрудниками их сильные и слабые стороны, менеджер даёт оценку каждому и позиционирует его на шкале ценностей организации. Это стимул для самосовершенствования и исправления.

Признание положительного вклада сотрудников  в успехи предприятия. Менеджер обязан признавать вклад сотрудников в общее дело, предложить механизм стимулирования отличившихся специалистов и создать мотивационные факторы, способствующие развитию инициативы.

В теории ПР широко распространена теория двух факторов в мотивации. Согласно этой теории, просто условия труда, заработная плата, льготы и статус заставляют работника трудиться, выполнять нормы, но не оказывают стимулирующего воздействия. Непосредственно влияют на мотивацию и способствуют повышению эффективности труда ответственность и возможность принимать решения, продвижение по служебной лестнице, положительная оценка достижений.

Другая теория (Теория равенства) даёт свой взгляд на мотивацию  деятельности. Согласно ей, в основе трудового поведения человека лежит стремление к справедливой оценке со стороны организации его усилий по сравнению с другими. Люди озабочены тем, как их соотносят с коллегами, корректируя своё трудовое поведение на основании этого вывода.  Универсальной теории мотивации пока не существует. Тем не менее очевидно, что мотивация – это комплексное явление, которое во многом определяется индивидуальными особенностями сотрудника. Эффективное управление поведением персонала требует постоянного учёта этих особенностей.

Наличие обратной связи. У сотрудников всегда присутствует стремление выразить собственное мнение. Им необходима свобода выражения собственного мнения по всем вопросам управления. Сотрудники должны иметь право на критику собственного руководства если она обоснована. В свою очередь, руководство должно обращать внимание на точку зрения рабочих.

Доступность, близость руководства. Всё большее число компаний стараются стереть грань между менеджментом и обычными сотрудниками в отношении привилегий. Это предполагает избавление от таких атрибутов, как специальные кафе, парковки и т.д. Всё чаще практикуется система открытых офисов, где отдельные кабинеты только у вышестоящих начальников, когда менеджер руководит, прохаживаясь из цеха в цех. Один из руководителей концерна Форд заметил: -  рабочих злит прежде всего не то, что они получают меньше, а то, что  им приходится парковать машину за сотни метров от завода, а затем, пешком добравшись до проходной, лицезреть пустую стоянку для автомобилей руководства.

Приоритет внутренней коммуникации над внешней. Сотрудник должен быть обеспечен правдивой и полной информацией до того, как она станет доступна журналисту. Лучше плохие новости узнать от руководителя, чем из выпуска вечерних новостей.

Семейственность. Наличие непринуждённой обстановки. Замечено, например, что таблички с именами увеличивают эффективность совместной работы. Чувство юмора снимает ненужное напряжение, натянутость. Искренность, персонализация и такт необходимы для создания благоприятной внутренней среды на предприятии.

Забота  о постоянном росте квалификации. Затраты на обучение приносят большую прибыль. Одним из лозунгов компании IBM, например, является фраза – “Образование не достигает точки насыщения”. 5% занятых в этой компании постоянно переобучаются.

Создание  истории-легенды фирмы. Людям свойственно гордиться своей работой в крупной компании, давно существующей на рынке и пользующейся устойчивой репутацией. Даже если фирме всего один год можно смело создавать музей фирмы. История-легенда придаёт компании солидность, основательность. Она может быть связана с одним из основателей или руководителем компании.

1.2 Средства внутриорганизационной  коммуникации.

В большой компании нет возможностей для постоянного непосредственного  коммуникационного процесса между  руководством и сотрудниками. Расстояние между источником и получателем коммуникативного сообщения сокращается при помощи технических средств.

Самым распространённым средством для внутреннего общения  являются печатные публикации, внутрикорпоративные издания. С их помощью реализуются следующие цели:

• ПР программирование, исходя из стратегического, долгосрочного планирования,
• Информирование о целях, направлениях развития организации,
• Обеспечение сотрудников информационными материалами, необходимыми им для работы,
• Развитие у сотрудников социальной ответственности, поощрение обратной связи,
• Признание достижений, мотивация.

В кризисных ситуациях печатные материалы готовят персонал к  восприятию информации из внешних источников.

Печатные материалы  – это полностью контролируемое средство коммуникации. Для увеличения гибкости используют вопросно-ответную форму, активную работу с почтой, привлечение работников к изданию печатных материалов. Достоинством этого средства коммуникации является его относительная дешевизна. Ключевое условие – необходимая и интересная сотрудникам информация.

Печатные публикации могут быть выполнены в форме  настенной печати, информационного  бюллетеня (листка новостей), газеты или  журнала, отчёта. Выбор формы зависит  от нескольких факторов. Это – финансирование, предполагаемый тираж, периодичность, способы распространения, особенности целевой аудитории.  Для всех форм печатных публикаций нужны специалисты с журналистским образованием, фотографы.

Листки новостей - самое  доступное и дешёвое средство. Это небольшая, периодично выпускаемая листовка (обычно 1 лист формата А4 с двух сторон). Они могут быть тематическими, могут иметь рубрики. Распространяются на проходных, адресно.