Організаційний дизайн

КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ «ДІЛОВЕ АДМІНІСТРУВАННЯ»

 

Тема 5. Організаційний дизайн

5.1 Дизайн організації як набір параметрів, що визначають рівні поділу праці та координування.

5.2 Координаційні механізми  дизайну

5.3 Рівні організаційних  змін

 

5.1 Дизайн організації як набір  параметрів, що визначають рівні  поділу праці та координування.

 

Термін «дизайн», на відміну від структуризації, указує на складність і творче підґрунтя процесу оптимізації внутрішньої будови підприємства в інформаційній економіці, на якому поєднуються наука і мистецтво. Наукова сторона практичної реалізації процесу організаційного дизайну виявляється в побудові якогось трафарету (матриці, оболонки, мережі і т. ін.), а творча - в заповненні цього трафарету індивідуальним, доцільним тільки в цій ситуації та властивим виключно цьому підприємству змістом у вигляді співробітників, технологій, процедур взаємодії та бізнес-процесів.

Якщо для організаційних структур існують універсальні принципи їх формування, то для дизайну такі принципи сформулювати дуже складно, оскільки кожен організаційний дизайн, по суті, індивідуальний. Сучасна теорія підприємства заснована на постулатах теорії трансакційних витрат, відмовляючись при цьому від функціональної одиниці побудови підприємств на користь економічної - бізнес-процесу. Побудова підприємства на основі бізнес-процесів передбачає відхід від ієрархії у бік гнучкості та дозволяє пристосовувати внутрішню будову підприємства до мінливих ринкових умов, створюючи тим самим організаційний дизайн.

Таким чином, в економічній літературі для опису нових типів внутрішньої будови підприємств, що виникають на практиці, доцільно використовувати новий термін - «організаційний дизайн», або назвати деструктурування підприємства, в яких переважають ринкові способи координації та горизонтальні зв'язки, повноцінними структурами вже не можна.

Розглянувши термін «організаційний дизайн» із статичної і динамічної точок зору, можна сказати, що його роль в інформаційній економіці така ж, як роль організаційної структури в індустріальній.

Виконання організаційного дизайну, яке полягає в проектуванні та раціоналізації діючих організаційних структур управління, можливе лише на чіткій науковій методологічній основі, якою є система принципів формування організаційних структур управління.

Такими принципами є:

Принцип єдності мети - передбачає наявність чітко сформульованої мети або цілей підприємства.

Принцип первинності функцій і вторинності структури - побудова організаційної структури повинна базуватися на виявленні складу та змісту функцій управління.

Принцип функціональної закритості підрозділів апарату управління - коло завдань для кожного структурного підрозділу має бути чітко орієнтоване на досягнення мети управління з відповідної функції.

Простота організаційної структури: чим простіше, тим чіткіше побудована структура управління, тим легше персоналу зрозуміти та пристосуватися до цієї форми управління й активно брати участь у реалізації цілей. Крім того, декілька ланок і рівнів управління повинні бути мінімальними.

Принцип єдності керівництва - працівник повинен одержувати накази лише від одного начальника. Це необхідна умова єдності дій, координації зусиль.

Принцип оптимальної норми керованості - кількість підлеглих, які підлягають одному працівнику, повинна бути обмеженою. Норма керованості визначається характером роботи керівника та відносинами керівників і підлеглих.

Принцип зворотного зв'язку - завдяки цьому принципу забезпечується можливість здійснення постійного контролю за наслідками функціонування системи та створюються умови для її використання.

Перераховані принципи побудови організаційних структур управління взаємопов'язані та взаємообумовлені. Кожний з них має самостійне значення, але тільки загальне їх використання забезпечує комплексний, науковий характер.

Отже, з одного боку, організаційний дизайн - це процес, до складу якого, як мінімум, входять завдання (процедури, функції і т. ін.) виявлення та відображення логіки функціонування підприємств.

На виході процесу організаційного дизайну, як правило, утворюються образи:

бізнес-моделі підприємства;

мережі процесів (або функціональної структури);

організаційної структури (мережі взаємопов'язаних оргструктур).

З другого боку, організаційний дизайн - це метод формування більш осмисленої та узгодженої поведінки основних учасників бізнесу. До складу такого методу інкорпорована безліч прийомів стимулювання клієнта до раціоналізації (осмислення) бачення його бізнесу (щодо цілей, продуктів, процесів, організаційної та функціональної структури).

З третьої ж боку, організаційний дизайн - це набір засобів (інструментів) конвертації управлінських абстракцій (таких, наприклад, як «бізнес-модель», «організаційній та функціональній структури» і т. ін.).

Організаційний дизайн - це творчий метод, процес і результат проектування підприємства, його процесів і систем, орієнтованого на досягнення якнайповнішої відповідності створюваних структур, процесів і середовища в цілому можливостям і потребам зацікавлених сторін (споживачів продукції та послуг, власників, інвесторів, менеджменту, працівників, держави та суспільства). Організаційний дизайн, як дисципліна, прагне охопити всі аспекти проектованого підприємства та навколишнього його середовища.

У той же час організаційний дизайн - творча діяльність, метою якої є визначення формальних якостей підприємства. Ці якості включають і зовнішні ознаки, але головним чином ті структурні та функціональні взаємозв'язки, які перетворюють підприємство на єдине ціле як з погляду споживача, так і з погляду власників, інвесторів і менеджменту.

Організаційний дизайн (англ. Design - інженер-конструктор) - задум, намір, план, мета, творчий задум, проект і креслення, розрахунок, конструкція; ескіз, рисунок підприємства. Він включає розробку функцій, процесів, а також формальних відносин. Можна розрізняти два етапи в організації процесу проектування:

Стратегічна композиція, яка визначає загальну структуру підприємства (його основних підрозділів та їх відносин).

Оперативна розробка, у якій визначаються детальніші функції та процеси.

Організаційний дизайн (organizational design) - комплекс заходів щодо розподілу обов'язків і прав усередині підприємства, цілей і завдань, які ставить воно перед собою, а також механізму контролю за діями співробітників.

 

5.2 Координаційні механізми дизайну

 

Творцем теорії організаційного дизайну є канадець Генрі Мінцберг - професор університету Макгілла в Монреалі. У якнайповнішому та доступнішому вигляді теорія організаційного дизайну була викладена їм у книзі «Структура в кулаці: створення ефективної організації», яка була видана в 1983 р.

Теорія організаційного дизайну в середовищі теоретиків і практиків, що займаються проектуванням, дістала коротку назву - «структура 5».

Будь-яка організована людська діяльність ставить дві фундаментальні, але протилежні вимоги: розподіл праці на окремі завдання та координація дій виконання в єдину діяльність. Структура організації, за Г. Мінцбергом, визначається як проста сукупність способів, за допомогою яких процес праці спочатку розподіляється на окремі робочі завдання, а потім досягається координація дій щодо їх вирішення.

П'ять координаційних механізмів розкривають способи, за допомогою яких підприємства координують свою діяльність: взаємне узгодження, прямий контроль, стандартизація робочих процесів, стандартизація випуску та стандартизація навичок і знань. За умови взаємного узгодження контроль над процесом праці здійснюється самими працівниками. За наявності прямого контролю відповідальність за роботу інших людей, визначення завдань для них і спостереження за їх діями покладається на одну людину. Стандартизація робочих процесів передбачає точне визначення змісту праці. Коли специфікуються результати праці, то говорять про стандартизацію випуску. І нарешті, стандартизація навичок і знань означає точне визначення необхідного рівня підготовки працівників.

Підприємство, згідно з Мінцбергом, складається з п'яти основних складових частин. Основу підприємства складають оператори - люди, що виконують базову роботу з виробництва продукту. Вони утворюють операційне ядро. У простих підприємствах оператори самодостатні та координують свої дії за допомогою взаємних узгоджень. З розвитком підприємства виникає необхідність у прямому контролі та відповідно в людині, яка узяла б на себе керівництво операторами. На діаграмі він займає місце, що називається стратегічною вершиною. Подальше ускладнення підприємства спричиняє за собою і збільшення кількості менеджерів - не тільки начальників над операторами, але й керівників над начальниками. Утворюється серединна лінія, ієрархія проміжних повноважень між операційним ядром і стратегічною вершиною.

Підприємство, що все більш ускладнюється, вимагає застосування координаційних механізмів, пов'язаних із стандартизацією. Відповідальність за розробку стандартів покладається на групу співробітників-аналітиків. Аналітики утворюють так звану техноструктуру, розташовану поза ієрархією лінійних повноважень. Нарешті, розвиток підприємства супроводжується створенням різних підрозділів, що забезпечують обслуговування самої організації. Ця частина називається допоміжним персоналом.

Як стверджує Генрі Мінцберг, відомі п'ять основних конфігурацій організаційних структур, які є функціями певного основного координаційного механізму та функціями ключової в цьому випадку складової частини підприємства. Це проста структура, механістична бюрократія, професійна бюрократія, дивізі- ональна форма й адхократія.

Проста структура використовує як координаційний механізм прямий контроль. Ключовою частиною є стратегічна вершина. Для простих структур характерні нерозвинена техноструктура, незначна кількість допоміжного персоналу, слабо виражений розподіл праці, досить невисока управлінська ієрархія, незначний ступінь формалізації поведінки.

Для механістичної бюрократії основним координаційним механізмом є стандартизація процесів праці. Техноструктура - ключова частина такого підприємства. Як правило, це зріла та велика промислова організація. Різноманітні правила й інструкції наскрізь пронизують механістичну бюрократію; формальні комунікації переважають на всіх її рівнях; рішення ухвалюються відповідно до ланцюжка повноважень. З усіх п'яти конфігурацій саме механістична бюрократія надає найбільше значення розподілу праці та диференціюванню підрозділів за всіма напрямами: вертикально, горизонтально, функціонально, ієрархічно.

Координаційним механізмом для професійної бюрократії є стандартизація знань і навичок, а ключовою частиною - операційне ядро. Професійна бюрократія характерна для університетів і лікувальних закладів. На роботу на таке підприємство приймають відповідним чином підготовлених фахівців - професіоналів, які формують операційне ядро, відмінність якого полягає в тому, що його члени значною мірою самостійно контролюють процес праці.

Основним координаційним механізмом дивізіональної структури є стандартизація випуску. Ключова частина, що має дивізіональну структуру - серединна лінія. Дивізіональна форма значно поширена в приватному секторі промислово розвинених країн. Переважна більшість найбільших і багатших американських корпорацій має дивізіональну структуру. Конфігурація дивізіональної форми фокусується на структурних взаємозв'язках між штаб-квартирою підприємства та дивізіонами, тобто на взаємовідносин стратегічної вершини з верхніми ешелонами серединної лінії. В цілому штаб-квартира надає дивізіонам майже повну свободу в ухваленні рішень, контролюючи лише результати їх реалізації. Для структури дивізіонів найбільш прийнятна механістична бюрократія.

Адхократія як основний координаційний механізм застосовує взаємне узгодження. Ключовими частинами такої організації є операційне ядро та допоміжний персонал. Адхократія як організаційна структура незамінна в організаціях, що здійснюють складну інноваційну діяльність (аерокосмічне агентство, підприємство з виробництва дослідних зразків технічно складного устаткування і т. ін.). Адхократія - це високоорганічне підприємство з незначною формалізацією поведінки, вузькою горизонтальною спеціалізацією, заснованою на відповідній підготовці співробітників, що здійснюють свою діяльність як у функціональних підрозділах, так і в проектних командах.

Своєю суттю організаційний дизайн є розвитком організаційної структури щодо умов інформаційної, постіндустріальної економіки. Дослідники зв'язують появу інформаційної економіки з тим, що на рівні фірми спостерігається «взаємопроникнення адміністративно-бюрократичних і ринкових економічних зв'язків» [6, с. 24]. Все частіше використовується потенціал підприємництва через створення організації з внутрішнім ринком [5].

Розглянемо появу двох термінів, що позначають внутрішню організаційну будову в індустріальній і інформаційній економічній системі, через три визначальні фактори: фактор успішності, технології обробки інформації та підтримуючі наукові концепції.

Технології обробки інформації в індустріальній економіці - пишуча машинка, копіювальний папір, картотеки - дали можливість збирати, структуру- вати та відновлювати в разі втрати письмову інформацію.

У інформаційній економіці такими технологіями стали, по-перше, сучасні комп'ютерні і телекомунікаційні технології, що дозволяють швидко поширювати інформацію одночасно всім співробітникам підприємства, і, по-друге, команди як основний структуроутворюючий елемент підприємства. Використання колективного знання, навичок і креативності членів команди дозволяє виконувати одночасно декілька завдань замість однієї, виконуваної кожним окремим співробітником на своєму функціональному місці та рівні ієрархії.