Основы организационного проектирования

Выявляем ключевые признаки, использую метод АВС - анализа. Все признаки делятся на три группы в зависимости от их относительной значимости: в зону А - попадают наиболее значимые факторы, суммарная значимость которых составляет от 0 до 0,75; в зону В - признаки меньшей значимости, для которых суммарная значимость укладывается в интервал от 0,75 до 0,95; в зону С - признаки, значимость которых в сумме укладываются в интервал от 0,95 до 1. Ключевыми считаются признаки, попадающие в зону А. В нашем случае ключевыми являются следующие признаки П1, П3, П4, П5.

Такие факторы, как серийное производство мужской, женской, детской и спортивной обуви, реализация данной продукции в нескольких субъектах РФ, большое количество деловых партнеров, не могут быть не ключевыми, так как благодаря именно этим факторам обувная фабрика Юничел становится более конкурентоспособнее на обувном рынке.

Обувная фабрика Юничел имеет линейно функциональную структуру управления (рисунок 2)

Линейно функциональная структура основана на принципе специализации организационных подструктур по линейно функциональным признакам. Каждая специализированная линейно функциональная подструктура подчиняется соответственно лицу высшего руководства, ответственному за это направление деятельности.

Линейно функциональную структуру управления используют при большом количестве специализированных работ в организации. Предусматривает группирование специалистов и подразделений, выполняющих отдельные функции управления. При этом выполнение указаний функциональных органов в пределах их компетенции обязательно для производственных подразделений.

Линейно функциональная структура управления нацелена на постоянно повторяющиеся задачи, не требующие оперативного принятия решений. Оптимальна в фирмах, выпускающих ограниченную номенклатуру продукции и действующих в стабильных условиях.

Если исходить из традиционного смысла функциональной структуры, ее нельзя признать соответствующей потребностям современных организаций. Даже при сохранении привычных наименований должностей, характер работы занимающих их специалистов весьма далек от предписаний стандартного квалификационного справочника должностей.

В ней каждая структурная единица специализируется на выполнении определенной функции. Отделы объединяют в себе специалистов.

Достоинства:

Высокая компетентность специалистов

Линейные руководители освобождаются от выполнения функций управления

Стандартизация, формализация, программирование явлений в отделах.

Меньше потребность в специалистах широкого профиля.

Недостатки:

Чрезмерная заинтересованность отделов в реализации своих целей и задач

Трудно поддерживать взаимодействие между отделами

Способствует возникновению конфликтов

Структура снижает ответственность исполнителей за работу, поскольку каждый исполнитель получает указания от нескольких руководителей.

4. Изучение положений о подразделениях, входящих в состав службы, и  должностных инструкций руководителей  служб

В организационной структуре обувной фабрике Юничел возникла необходимость проектировать службу сбыта.

Менеджер по сбыту:

Организует сбыт продукции предприятия, ее поставку потребителям.

Принимает участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства.

На основе планов производства продукции разрабатывает планы (перспективные и текущие) сбыта продукции, обеспечивает увязку производственных и сбытовых планов.

Разрабатывает и обеспечивает выполнение мероприятий по организации и созданию сети сбыта продукции (разработка и построение каналов движения продукции к потребителям; формирование коммерческих связей с потребителями).

Выявляет потенциальных потребителей продукции (оптовые и розничные торговые предприятия, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.

Организует подготовку договоров и иной документации на поставку продукции потребителям.

Определяет формы и способы оплаты продукции в зависимости от типа потребителей.

Принимает участие в разработке схем скидок в зависимости от различных факторов.

Ведет переговоры с потребителями, согласовывает условия поставки, заключает договоры поставки.

Организует подготовку партий продукции к отправке потребителям в установленные сроки и в полном объеме.

Контролирует состояние запасов продукции на складах.

Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию.

Проводит анализ покупательского спроса, степени удовлетворения требований и запросов потребителей по предлагаемой продукции и оказываемых дополнительных услугах.

Принимает участие в:

-- проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта;

-- организации выставок, ярмарок, выставок-продаж  и других мероприятий по рекламе  продукции;

-- рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке ответов на предъявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договоров (просрочка приемки, оплаты, пр.).

Обеспечивает:

-- учет выполнения заказов и  договоров, объемов отгрузки, остатков  нереализованной продукции;

-- своевременное оформление сбытовой  документации;

-- составление предусмотренной  отчетности по сбыту (поставкам), а также отчетов о выполнении  планов реализации.

Организует составление заявок, сводных ведомостей заказов и номенклатурных планов поставок.

Организует учет нарядов, заказов и спецификаций, представляемых потребителями, проверяет соответствие объемов и номенклатуры заказываемой продукции планам производства, а также договорам, действующим стандартам, техническим условиям и другим нормативным документам.

Осуществляет руководство подчиненными работниками.

 

5. Классификация функций проектируемой  службы

Основная функция отдела сбыта как ее назначение для жизнедеятельности обувной фабрики Юничел, является сбыт продукции предприятия, ее поставку потребителям. Поиск потенциальных клиентов.

Ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах Фирмы. Оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения Начальника отдела; выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой Фирмой, и согласование заказа с клиентом в соответствие с его потребностями и наличием ассортимента на складском комплексе Фирмы;

Мотивация клиентов на работу с Фирмой.

Планирование и аналитическая работа.

Составление ежемесячного плана продаж;

Анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов Фирмы; П

Предоставление отчетов по итогам в работы в соответствии с регламентом работы отдела и Фирмы. Обеспечение маркетинговых исследований предоставленного сегмента рынка по изучению спроса на продукцию компании, уровень цен у конкурентов, перспектив развития рынка сбыта. Участие в составлении прогнозов на поставки продукции на склад. Прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов Фирмы, закрепленных за собой, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими менеджерами отдела (при нахождении их вне офиса); осуществление информационной поддержки клиентов; осуществление информирования клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулирования спроса, времени прихода продукции на склад.

6. Дерево целей проекта проектируемой  службы на ОАО обувной фабрики  Юничел

Рисунок 4 Дерево целей компании Юничел

7. Факторы проектирования службы

Для обувной фабрики Юничел характерна деловая среда по умеренно высокой неопределенности. Она требует достаточной гибкости от руководства и самой организации, однако схожесть факторов и достаточно высокий уровень подготовки руководителей позволяет им справляться с ситуацией. Такая деловая среда характерна для компании Юничел, так как вкусы покупателей быстро меняются.

Тип производства у компании Юничел - серийный.

Обувная фирма «Юничел» - один из самых крупных производственных холдингов России. В его состав входит Челябинская, Златоустовская, Оренбургская обувные фабрики, а также фирменная сеть, насчитывающая 175 фирменных магазинов в различных регионах страны.

Поступление работы регулярное. Без производственных простоев.

Взаимозависимость работ в организации. Отдел продаж тесно работает с отделом маркетинга, при этом отдел закупа с отделом продаж. Финансовый отдел и бухгалтерский взаимозависимы. Все структурные подразделения вплотную работают с отделом кадров.

Неопределенность в знании способа выполнения работы	Высокая	Отдел маркетинга Отдел финансов Технический отдел Отдел снабжения	Исследовательский отдел Конструкторское бюро Плановый отдел Дирекция
	Низкая	Измерительная лаборатория Служба безопасности	Бухгалтерия Отдел кадров
Неопределенность в поступлении работы	Низкая	Высокая

Рисунок 5 Влияние технологии на проектирование организации

 

Для обувной фабрики Юничел характерна высокая неопределенность в знании способа выполнения работы, и низкая неопределенность в поступлении работы.

8. Определение ключевых факторов  проектирования службы

Таблица 3 ключевые факторы для компании Юничел

Факторы проектирования службы	Сила влияния	Характер влияния	Требования к структуре службы
1. деловая среда - умеренно  высокая неопределенность	Умеренное	Фактор влияет на принятие решений, способность быстро реагировать на какие либо изменения	Необходимо постоянное обучение руководителей и ответственных лиц, которые принимают участие в решении важных вопросов
2. Тип производства- серийный	Умеренное	Фактор влияет полностью на деятельность обувной фабрики. Постоянное наличии товаров на складе	Необходимость расширения персонала которой непосредственно занимается производством и продажами продукции
3. Большое количество  филиалов	Умеренное	Фактор влияет на узнаваемость фирмы, и более широкой дистрибуции	Необходимость расширения всего штата кадров. Обучение, повышения квалификации
4. Поступление работы  -регулярное	Высокое	Фактор влияет на постоянство работы производства и отдела сбыта.	Необходимость расширения всего штата кадров. Обучение, повышения квалификации
5. Взаимозависимость работ  в организации	Высокое	Все структурные подразделения тесно сотрудничают между собой	Необходимо создать условия для всех отделов. Создание единого офиса.

 

9. Определение общей концепции  построения внутренней структуры  службы

Компания Юничел проводит группирование функций по однородности конечных результатов управленческой деятельности, производство мужской, женской, детской и спортивной обуви.

Таблица 4 Перечень структурных подразделений и должностей по функциям управления

№	Функции управления	Структурные подразделения	Примерный перечень должностей
1	Организация сбыта продукции	Отдел сбыта, клад готовой продукции	Генеральный директор, директор по продажам, начальник отдела продаж, менеджер по продажам
2	Организация снабжения	Отдел закупа, склад полуфабрикатов	Генеральный директор, директор по снабжению, менеджер по снабжению, аналитик.
3	Производство	Управление всеми технологическими процессами	Генеральный директор, директор по производству, Начальник склада сырья и материалов, начальник цеха производства, Руководитель службы управления производством, руководитель службы технологов
4	Финансовое обеспечение деятельности предприятия	Финансовый отдел, касса	Начальник отдела, его заместитель, старший инженер по нормированию труда, старший экономист, экономист, финансист
5	Управление трудовыми ресурсами	Отдел кадров, отдел технического обучения и подготовки кадров, отдел социального развития.	Директор по персоналу, начальник отделов кадров, его заместитель, менеджер по подбору, психолог, менеджер по Зп

 

9. Ознакомление с рекомендуемыми  показателями для расчета численности  персонала

Сформируем таблицу, в которой приведем факторы, рекомендуемые для расчета численности персонала некоторых функциональных служб.

Таблица 5 Факторы для расчета численности персонала

Функция организации	Рекомендуемые показатели для расчета численности работников
1. Прогнозирование и планирование	1. Численность промышленно-производственного  персонала, чел. (Рнн) 2.Стоимость активной части  основных средств, млн.руб. (Фа) 3. Номенклатура выпускаемой  продукции, ед. (Н)
2. Управление трудом и  заработной платой	1. Численность промышленно-производственного  персонала, чел. (Рнн) 2. Стоимость активной  части основных средств, млн.руб. (Фа) 3. Численность рабочих, чел. (Рс)
3. Организация снабжения  сырьем, материалами и оборудованием	1. Численность рабочих, чел. (Рс) 2. Стоимость активной  части основных средств, млн.руб. (Фа)
4. Финансовое обеспечение  деятельности предприятия	1. Численность промышленно-производственного  персонала, чел. (Рнн) 2. Стоимость активной  части основных средств, млн.руб. (Фа)
5. Бухгалтерский учет  и отчет
6. Управление трудовыми  ресурсами
7. Организация сбыта продукции