Основы теории организации

Закон своеобразия –  для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая структура производства и управления. Закон соответствия разнообразия управления системы разнообразию управления объекта – неопределенность к поведению управляемого объекта, может быть уменьшена за счет соответствующего увеличения разнообразия управляющей системы. Закон социальной гармонии – в каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда сотрудников. Закон учета системы потребностей – люди действуют под влиянием потребностей. Закон минимальной эффективности – для каждой организации существует минимальная эффективность, при которой организация должна быть ликвидирована. Закон социальной загрузки – для каждого человека существует определенный объем загрузки работы, при которой в полной мере раскрываются его способности и возможности. Закон эффективного восприятия и запоминания информации – восприятие и запоминание информации, осуществляется наиболее эффективно, если они приближены к процессу мышления. Закон эффективного осмысления – эффективное осмысление возможно только при наличии у человека достаточного объема знаний по данной тематике. Закон установки – наиболее полно человек воспринимает ту информацию, на которую он настроен. Закон устойчивости первой информации – первая информация является более устойчивой, чем последующие. Закон доходности информации – повышается при одновременном увеличении количества форм подачи информации.

Структура организации.

Структура организации – организационная характеристика, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений, обеспечивающая стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими её элементами. Структура -  основа стабильности и равновесия системы, её формирования, только устанавлимые системообразующие связи и отношения. Случайные эпизодические связи в состав структуры не входят. Связи, составляющие структуру должны быть однозначными, сильными, выраженными и четкими. Состав, заключает в себе декомпозицию системы. Структура обеспечивает  композицию системы, соединяет отдельные составляющие в единое целое. Структура устанавливает роль, место о назначение элементов в системе, это обеспечивается: 1) через связи непосредственного взаимодействия. 2) через соотношения соподчинения. Необходимо выбирать и сформировать наиболее рациональную структуру, которая позволит обеспечить наилучшую реализацию цели организации. Направление формирования рациональной структуры организации: 1) рационализация структуры в рамках данного компонентного состава (осуществляется когда компонентный состав является наилучшим для реализации целей данной организации или когда его трудно изменить). В этом случаи состав является исходным, а структура производной от него. 2) рациональная структура за пределами существующего компонентного состава. Состав и структура определяется исходя из установленных целей функционального назначения и условий деятельности организации.

Классификация межкомпонентных  связей. По направленности воздействия: 1) прямые – первичное исходное воздействие на объект. 2) обратные – отражает данным объектом оказываемое на него прямого воздействия, направляется на источник воздействия. При переходе происходит взаимозамена субъекта и объекта воздействия. Структуры прямой и обратной связи могут выделятся по их различному функциональному назначению: прямые связи – исходное воздействие; обратные связи – реагирование на воздействие. По роли и месту в структуре: 1) основные -  определяют строение системы и формируют главный контур структуры. 2) дополнительные – создают условия для эффективной реализации основных связей. 3) дублирующие – обеспечивают гарантированность осуществление определенных, в случаи нарушения связей обеспечивает их реализацию. Бывают: постоянно действующие и резервные (только в условиях нарушения основных связей). 4) контрольные – эффективность функционирования структуры организации зависит от качества контроля. 5) корректирующие – обеспечивает внесение изменений в реализацию межкомпонентных связей организации, позволяет устранить отклонения в процессе функционирования. По характеру воздействия: 1) положительные – повышают организованность и значимость соотношения компонента системы. 2)  отрицательные – понижают организованность и значимость. 3) нейтральные – к существенным изменениям не приводят. Варианты соотношения положительных и отрицательных связей: 1) встречные прямые положительные связи. 2) встречные прямые отрицательные связи. 3) встречные прямые связи, имеющие разную знаковость. По пространственной ориентации: 1) горизонтальные – это связи между компонентами одного уровня. 2) вертикальные – между компонентами разных уровней. По прерывистости: 1) непрерывные – составляют основу организации, обеспечивают стабильность её структуры. Это не предполагает обязательного наличия непрерывных процессов протекающих между компонентами системы. 2) дискретные – предполагает наличие определенных временных разрывов в реализации (периодические – характерны цикличностью в реализации; ситуативные – устанавливаются по мере возрастания соответствующей ситуации). По вариабельности: 1) инвариантные – эти связи могут оставаться практически неизменными, при изменении условий функционирования организации. 2) вариабельные – при изменении ситуации, изменяют свои характеристики. Вариабельность связей может проявляться в изменении их содержательной насыщенности, а так же в переходе из одной классовой группы в другую.

Соединения  в структуре организации. Внутрисистемные межкомпонентные связи составляют структуру организации, однако, сами по себе не определяют её строения. Основой строения структуры является соединения, которые устанавливают связь узлового элемента с другими элементами системы. Виды соединений: 1)последовательное соединение, при котором узел связи имеет один вход и выход. 2)встречное соединение, при котором у данного узла отсутствует выход, но имеются 2 (простое встречное) или более (многоканальное встречное) каналов входа. 3)расходящиеся соединение, при котором узел не имеет каналов входа, но имеет 2 (простое расходящиеся) или более (многоканальное расходящиеся) каналов выхода. 4)простое многоканальное соединение, при котором каждый узел имеет несколько каналов входа и такое же количество выхода. 5)сужающиеся соединение, количество выходов узла меньше, чем входов. 6)конвергентное соединение, выход только 1. 7)расширяющиеся соединение, количество входов узла меньше, чем выходов. 8)дивенгертное соединение, вход только 1.

Департаментализация – это подход к формированию организационной структуры, при котором организация подразделяется на соответствующие структурные блоки. Виды: 1) функциональная – при функциональной департаментализации, соответствующие департаменты состоят из специалистов в определенных областях, это обеспечивает наиболее обоснованное и эффективное решение проблем. 2) территориальная – создание групп людей на базе определенной территории, где в той или иной форме осуществляется деятельность организации. 3) производственная  - персонал и деятельность группируется на базе определенной продукции. 4) проектная – деятельность и персонал сосредотачиваются в подразделении на временной основе.

Принципы  статической организации.

Принцип – правило вытекающие из закона. Они формулируются людьми и носят объективный характер. Принципы и законы, по сути, отражают одни и те же фрагменты действительности, но в разной форме: закон виде положительного знания, принцип виде правила. Принципы – общие правила, используемые человеком при построении и функции различных систем. Принципами структуризации необходимо руководствоваться в следующих случаях: 1)при построении структур новых организаций. 2)при оценке рациональности существующих структур. 3)при коррекции существующих структур. 4)при проведении структурной реорганизации. Принципы: 1) целеполагание  - рациональность структуры состоит в её целесообразности. Структура должна соответствовать целевой ориентации организации. Определенное влияние на структуру должны оказывать стратегические цели организации. 2) приоритет функций над составом звеньев – достижение целей организации достигается выполнением определенных функций. Эти функции должны обеспечиваться определенной структурой: а) тип структуры организации должен соответствовать реализуемым функциям. б) реализуемые организацией функции должны быть обеспечены составом компонентов и совокупностью межкомпонентных связей. в) структура организации может включать лишь только те компоненты межкомпонентной связи, которые обеспечивают реализацию функций организации. г) необходима рациональная закрепленность конкретных компонентов структуры организации за определенными функциями. 3) приоритет объекта над субъектом – если между объективными требованиями к рациональной структуре и субъективными ориентациями существуют противоречия, то структура организации должна формироваться из приоритетности объективной стороны организации. При этом формирование структуры может дополнятся изменение характеристик самого субъекта, на основе эффективной кадровой политики, подготовки и повышения квалификации персоналии рациональной мотивации.  4) адаптивности – структура организации должна быть способна к адаптации, к изменением внешней и внутренней среды, к целевой переориентации. Только адаптивная структура может обеспечить способность организации к выживанию, в условиях неожиданных и существенных изменениях. 5) минимум сложностей – рациональная структура, это структура минимальной сложности, обеспечивающая нормальное функционирование организации. чем проще структура, тем легче в ней добиться полной скоординованности всех компонентов и связей. 6) полная координация – рациональной является та структура, которой обеспечивается полная координация функций всех составляющих. Система координации структурных компонентов и связей должна быть едина для всех организаций, это обеспечивается через общий руководствующий центр. 7) полномасштабность – рациональная структура – полномасштабная структура, она соединяется в целостную систему всех членов организации: коллективных и индивидуальных. В пределах организации не должно быть подразделений и людей, изолированных от остальной организации и не включенных в единую сеть системообразующих связей. 8) придел автономности – каждый компонент структуры должен обладать определенной автономностью, которую с одной стороны позволяет ему функционировать как самостоятельной целостной микроструктуре, с другой стороны не должна допускать нарушения целостности и единства структуры организации. основные организационные автономности элементов системы: выход за рамки единой целевой ориентации организации и выход за рамки единой системы координации. 9) сочетание централизации и децентрализации – в рациональных структурах должен быть установлен оптимальный уровень централизации, позволяющие обеспечить эффективное функционирование организации и наиболее полную реализацию целей в данных конкретных условиях. Уровень централизации должен быть тем больше, чем выше требования к обеспечиванию единства и внутренней скоординации организации. децентрализации способствует структурной гибкости и развитию адаптивных возможностей организации. 10) сочетание непрерывности и дискретности -  в рациональных структурах соотношение между непрерывностью и дискретностью связей, должно обеспечивать с одной стороны максимальную эффективность связей, с другой стороны полную стабильность структур организации, исключают возможность даже временной потере равновесия организации. 11) субординация – в рациональных организациях взаимоотношения между структурными уровнями осуществляются на основе субординации, т.е. соподчиненности низших уровней по отношению к высшим. Эффективность субординации обеспечивается: а) однозначностью отношений соподчинения. б) последовательностью отношений субординации. в) исключение прямой зависимости руководителя от подчиненного. 12) единства распорядительства – рациональная структура – это структура в которой устанавливается четкая персональная закрепленность полномочий, распорядительства, на каждом уровне и по отношению к каждому объекту управления. 13) диапазон контроля – в рациональной структуре должен быть установлен оптимальный диапазон контроля, он должен быть достаточно широк, чтобы обеспечить управление организацией, но не должен быть чрезмерен, ля того чтобы не нарушать автономность элементов организации, не подавлять их активность и адаптационные способности. 14) формальная фиксация реальных отношений -  в рациональных структурах должно существовать соотношение между формально зафиксированными и реально существующими структурными связями.

Принципы  процессуализации.

Процесс – форма динамичного существования системы, это единая последовательная и качественно определенное движение системы. Процессы могут протекать в организованной и неорганизованной форме. Неорганизованные процессы деструктивны, они ведут к нарушению равновесия и разрушению системы. Организованные процессы обеспечивают равновесие и целостность системы. Процессуализация – это формирование организованных внутренне упорядоченных процессов. Классификация процессов: 1) по фазам жизненного цикла – а) процессы образования системы – имеют четко фиксированные начальные и конечные точки. В зависимости от формы создания новой системы, процессы подразделяются на (интеграция, дезинтеграция и трансформация); б) процесса роста системы – обеспечивают увеличение количественных параметров и расширение масштаба системы. За счет это вырастает потенциал системы; в) процессы развития системы – предполагает качественное совершенствование системы и увеличивается уровень организованности. Усложняется структура, управление становится более рациональным; г) процессы функционирования системы – протекают на одном и том же уровне организованности и про одних и тех же параметрах системы; д) процессы спада – наоборот росту; е) процессы регрессирования системы - наоборот развитию; ж) процессы разрушения систем – потеря качественной определенности. Система управления не способна поддерживать равновесие, происходит нарушение целостности системы. 2) процессы закономерные и случайные – отличительная черта закономерных процессов устойчивая зависимость осуществления процесса от состояния определенности факторов внешней и внутренней среды. Осуществление случайных процессов не обусловлено, какими - то определенными факторами. Случайный характер процессов во многом определяется влиянием субъективных факторов. 3) процессы управляемые и не управляемые – управляемые процессы – это процессы, регулирование которых целенаправленно обеспечивается, определенных управленческим центром, который устанавливает цель и формирует целевую ориентацию процессов на выполнение соответствующих функций и решение задач, они являются закономерными. 4) процессы установившиеся и переходные - установившиеся процессы стабильны, однородны и однонаправлены. Переходные процессы для обеспечения последовательного осуществления установившихся процессов. 5) процессы эпизодические и регулярные – регулярные процессы, многократно осуществляющиеся через определенный временной промежуток. Эпизодические – неповторяющиеся и повторяющиеся неравномерно. 6) процессы непрерывные и дискретные – дискретные осуществляются с перерывами (периодические и непериодические). 7) процессы наблюдаемые и латентные – наблюдаемые имеют внешнее проявление, которые могут быть восприняты субъектом наблюдения. Латентные процессы скрыты, не проявляются внешне в форме доступной для наблюдения. Латентность или наблюдаемость процесса во многом зависит от субъекта, который ведет наблюдение и от средств и способов с помощью, которых это наблюдение осуществляется. Принципы процессуализации: 1) направленности – все организационные процессы должны осуществляться в одном четко определенном направлении. Однонаправленность процесса не отрицает, а предполагает разделение единого общего направления, на несколько частных. Важно, чтобы между частными направленностями не возникало существенных противоречий приводящих к разнонаправленности процесса.  2) прямоточность – рациональный процесс, это прямоточный процесс, ведущий к намеченной цели по кратчайшему пути. Уровень прямоточности, определяется ясностью и однозначностью ориентации процесса, четкостью и рационализацистью его реализации. Все промежуточные цели должны находится на одном пути, прямо ведущем к достижению общей цели. 3) результативность – реализация процесса должна обеспечиваться получение результата соответствующему целевой ориентации процесса. У функционально ориентированных процессов результаты не носят окончательного характера. В процессе ориентации на решение задач завершаются получением окончательного результата. 4) эффективность – организованные процессы должные быть эффективными. Целесообразным является только достаточно эффективный процесс. Поти повышения эффективности процессов (повышение управляемости процессов, обеспечение целенаправленной ориентированности, повышение уровня прямоточности, совершенствование механизма реализации). 5) восприимчивости – организованный процесс должен обладать, выраженной способностью воспринимать те воздействии, которые осуществляют на него субъект управления, а так же отражать эти воздействия в изменении хода реализации параметров и результативности. Направления восприимчивости процесса ( формирование процесса в соответствии существующим возможностям субъекта управления и повышение возможностей воздействия субъекта управления). 6) информативность – целенаправленная процессуализация возможна только по отношению к процессам, обладающим информативностью. Условия обеспечения информативности процесса: а) наличие информации о всех значимых характеристиках процесса; б) достоверность и точность инфо; в) своевременность поступления информации о процессе; г) наблюдаемость процесса на всех стадиях и во всех сферах осуществления. Повышение уровня информативности достигается: 1)формирование процессов несущих в себе большой объем явной наблюдаемости инфо; 2)повышение возможностей субъекта управления воспринимать инфо о процессе. 7) надежности – процессы необходимые для нормального функционирования системы, должны обладать высокой степенью надежности. а) должно быть надежным само осуществление процесса, т.е. процесс должен быть организован так, чтобы он не прекращался при любом достаточно вероятном состоянии окружающих факторов. б) процесс должен осуществляться именно в тех формах, которые установлены субъектом управления, а параметры процесса не должны выходить за пределы доступных отклонений. в) процесс должен дать именно те результаты, на которые он целенаправленно ориентирован. Пути обеспечения надежности процесса: 1) выделения параметров и результатов процесса надежности, которая должна быть обеспечена. 2) установить приделы допустимых отклонений, за рамки которых процесс не должен выходить. 3) обеспечение информативности процесса. 4) обеспечение своевременного поступления информации к субъекту управления.  5) наличие страховых ресурсов, позволяющих корректировать ход процесса. 6) дублирование основных действий процесса, вероятность сбоя, в которых наиболее велика. 7) заблаговременная разработка процедур нарушенного хода процесса. 8) оперативности – организационный процесс должен осуществляться без задержек, излишних временных разрывов и не выходить за пределы определенных временных границ. Направления обеспечения оперативности процесса: 1) определить ясные целевые ориентиры и реальные задачи. 2) полное и своевременное информирование субъекта управления о состоянии системы, окружающей среды и ходе самого процесса. 3) достаточная гибкость процесса, позволяющая ему адаптироваться к изменению ситуации. 4) обеспечение параллельного выполнения отдельных частей процесса. 5) обеспечение четкого контроля, за процессом со стороны субъекта управления. 6) наличие ресурсов достаточных для обеспечения необходимой оперативности. 9) параллельности – принцип предполагает одновременное осуществление отдельных частей общего процесса. Все параллельные процессы составляют общий процесс, должны быть ориентированы в одном направлении и согласованны между собой по параметрам реализации (скорость, длительность). В зависимость от объекта, на который оказывается воздействие, выделяют 2 вида параллельных процессов: 1) процессы, осуществляющие параллельное  воздействие на единый объект. 2) процессы, осуществляющие параллельное воздействие на совокупность однородных объектов. 10) ритмичности – характеризует равномерность осуществляемого процесса, предполагает четкое соответствие между длительностью стадий процесса и происходящих в ходе этой стадии изменениями. Пути повышения: 1) разработка четкой процедуры равномерного осуществления процессов. 2) установление оптимальных параметров процессов, исключены их резкие колебания (особенно скорости и интенсивности). 3) формирование эффективного механизма корректировки параметров процесса в случаи их отклонения от установленного режима. 10) синхронности – заключается в обеспечении четкого временного соответствия между отдельными составляющими частями процесса. Необходимость синхронизировать между собой те части процесса, реализация которых разделена. 

Принципы  рационализации.

1)Концептуализации  – исходная основа рационализации – выбор концепций повышения организованности системы. Концепции формируются на основе базовых целей системы и включают концепцию рациональной организации и концепцию самой рационализации. Концепция - определённый способ понимания какого-либо предмета, явления или процесса; основная точка зрения на предмет; руководящая идея для их систематического освещения. 2)Алгоритмизации – научно обоснованная рационализация системы предполагает использование предварительно разработанного алгоритма. Рациональность системы обеспечивает: алгоритмизацией самого процесса рационализации и формирование алгоритмической базы последнего устойчивого функционирования системы. 3)Систематизации – организация, полученная в ходе рационализации должна быть единой целостной системой находящейся в состоянии равновесия. 4)Персонификация – рационализация организации может осуществляется только при условии персонификации полномочий и ответственности.

Организационная культура.

Организационная культура – это набор наиболее важных предположений, применяемых членами организации и получившее выражение в заявленных организацией ценностях, задающих людям ориентиры их поведения и действий. Организационная культура делится на объективную и субъективную (подсистема идеальных образов, подсистема знаний) составляющею. Субъективные составляющие: Идеальные образы – формируются на интуитивном подсознательном уровне. Они включают: 1)смысловые установки – определяют роль и предназначение организации, состав её элементов в обеспечении реализации миссии организации. 2)организационные ценности  - это представление о полезности и предпочтительности тех или иных методов и средств, а также культурных свойств членов этой организации. 3)нормы – с ценностями согласоваются нормы целесообразного поведения. На основе ценностей и норм поведения формируют ориентиры организационной деятельности – предположения, каким образом, в каком направлении должны действовать учения организационной деятельности. 4)обряд – стандартное повторение мероприятия проводящегося в определенное время и по специальному поводу. 5)обычай – это форма социальной регуляции деятельности людей и их отношений, воспринятая из прошлого без изменения. Идеальные образы организационной культуры – декларации культурных установок – сделанные в прямой форме оценочные и характерные высказывания, демонстрация отношений к действиям и их участникам, осуществленные с позиции идеальных образов организационной культуры; система декларационных символов: символы люди, вещи, действия. Подсистема знаний – сами по себе знания не способны наполнить явление или процесс, социальным смыслом, однако без соответствующих знаний о явлении или процессе, нельзя установить его смысл и истинную ценность. Таким образом, хотя знания не могут наделить явления или процессы социальном смыслом, они лежат в основе представления о них. Объективная составляющая: отражает материальную сторону жизни организации и включает те средства и предметы, которые обеспечивают процесс жизнедеятельности организации. Объективная составляющая организационной культуры определяет потенциальные возможности организации в достижении своих целей. Приблизила к максимально возможному уровню реализации целей организации, можно только при, наиболее целесообразном и рациональном функционировании объективной составляющей, в единстве с подсистемой идеальных образов и подсистемой знаний.