Понятие и свойства организационных систем

По жесткости:

• мягкие организационные системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям, а вследствие этого – слабой устойчивостью;
• жесткие организационные системы – это обычно авторитарные, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей организации. Такие системы обладают большой устойчивостью к внешним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия.

По степени сложности:

• простые организационные системы характеризуются малым числом внутренних связей и легкостью математического описания. При выходе из строя элементов она или полностью теряет работоспособность, или продолжает выполнять заданные функции в полном объеме;
• сложные организационные системы имеют разветвленную структуру, большое разнообразие связей и множество состояний работоспособности. Например, все технически действующие системы (телевизоры, автомобили, самолеты);
• большие организационные системы представляют собой человеко – машинную систему. К ним относятся все технологические, экономические, социальные и организационные системы. Например, система народного хозяйства, система производства, производственные процессы, система МТС.

По уровню управления организационные системы подразделяются на:

• территориальные. Примерами территориальных систем являются хозяйства крупных или мелких регионов страны (республик, областей, районов, городов), а также все народное хозяйство страны;
• отраслевые. Примерами отраслевых организационных систем являются отрасли, объединения, предприятия;
• функциональные. Примерами функциональных организационных систем являются АПК и другие народнохозяйственные комплексы;
• целевые. Примерами целевых организационных систем являются системы управления программ жилищного строительства, охраны здоровья и т.д.

По характеру решаемых ими проблем организационные системы делятся на:

• политические (государство, политические партии, общественные организации, профсоюзы);
• экономические (народное хозяйство, отрасли, объединения, промышленные предприятия, кооперативы);
• социальные (школы, ВУЗы, больницы, магазины, театры);
• идеологические;
• экологические.

По характеру отношений работников друг с другом организации делятся на:

• формальные;
• неформальные.

Всякая организация представляет собой совокупность, с одной стороны, официально утвержденных, формальных характеристик: формальной иерархии, разделения труда, формальных правил и норм поведения, системы формально – знаковых коммуникаций, с другой стороны, ряда неформальных характеристик: неформального лидерства, ролевой структуры, системы межличностных отношений.

Формальные организации – организации, характеризующиеся официально утвержденной структурой, где социальные отношения носят безличный характер и осуществляются через предварительно определенные роли. Эти роли имеют тенденцию к формализации в соответствии с нормами, определяемыми внешней средой и организационной культурой. Формальные организации создаются по воле руководства для организации производственных процессов и получения желаемого продукта.

Неформальная организация – это совокупность личных контактов, воздействий, взаимодействий и противодействий, возникающих между людьми в процессе совместной деятельности.

Неформальная организация – это неформальное образование, существующее внутри формальной организации.

Несмотря на разнообразие видов организационных систем, они обладают общими свойствами, которые будут рассмотрены в следующей главе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Свойства организационных  систем

Сущность организационной системы определяется не столько формой ее представления, сколько внутренним содержанием, отражающим возможности использования и развития ее потенциала. Основополагающим проявлением сущности организационной системы являются ее свойства.

Свойства – совокупность проявлений, отражающих общие, характерные и специфические черты организационной системы [1, стр.92].

Основными свойствами любой системы принято считать [2, стр.40]:

• стремление сохранить свою структуру (основано на объективном законе организации – законе самосохранения);
• потребность в управлении (существует набор потребностей у человека, у животного, у общества, у стада животных, у большого социума);
• наличие сложной зависимости от свойств, входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам, и может не иметь свойств этих элементов);
• каждая система имеет входное воздействие, технологию ее обработки, конечные результаты и обратную связь.

Существуют следующие важнейшие свойства организационных систем, позволяющие выделить их в самостоятельный класс систем:

• Проблемная ориентация. Как правило, каждая организационная система ориентирована на удовлетворение определенной общественной потребности. Организационная система в целом – это механизм, осуществляющий деятельность по производству товаров и услуг, удовлетворяющий материальные потребности общества. Однако не всегда эта проблемная ориентация четко выражена. Некоторые организационные системы имеют многоцелевой характер. Например, машиностроительный завод может выпускать непрофильную для него продукцию легкой промышленности. Свойство проблемной ориентации наиболее ярко выражено у только что созданных организационных систем. Организации создаются для удовлетворения потребностей организаций более высокого порядка (общества), т.е. для достижения внешних целей. Однако организация может иметь и удовлетворять также свои собственные потребности (внутренние цели);
• Преобразование ресурсов для достижения целей организации. Основные ресурсы, используемые организацией – это человеческие ресурсы, капитал, материалы, технология и информация;
• Зависимость от внешней среды. Организации зависимы от внешней среды, как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей их продукции или услуг. Внешняя среда включает: экономические условия, потребителей, профсоюзы, законодательство, конкурентов и другие;
• Единый центр управления. Для предприятий и организаций, например, управляющими органами являются их аппараты управления. Централизация управления не исключает а, наоборот, предполагает относительную самостоятельность подразделений (подсистем), входящих в состав организационной системы. Например, холдинг включает в себя различные предприятия, банки. Все дочерние предприятия обладают правами юридического лица и имеют практически полную самостоятельность;
• Наличие объекта управления, т.е. совокупности исполнителей, осуществляющих производственный процесс вместе с их орудиями труда. При этом исполнителями (участниками) организационной системы могут быть как физические, так и юридические лица;
• Интеграция цели. Организационные системы состоят из элементов, осуществляющих деятельность, необходимую для достижения поставленной цели. Удаление хотя бы одного из этих элементов неизбежно приводит к нарушению работы или снижению эффективности организационной системы. Например, если один из цехов, входящих в состав промышленного предприятия и образующих технологическую цепочку, перестанет выпускать продукцию, это приведет к сбою в работе всего промышленного предприятия. Интеграция цели достигается двумя путями:
• жестким административным управлением из одного центра;
• сочетанием самостоятельности подразделений с регулированием их деятельности из единого центра;
• Иерархическая структура. Любая организационная система обладает своей, только ей присущей организационной системой управления. Наибольшее распространение получили линейная, функциональная, линейно – функциональная структуры;
• «Вложимость». Организационная система может включать множество других организационных систем, являясь при этом частью организационной системы более высокого уровня. Например, отрасль включает множество объединений и предприятий, являясь при этом частью народного хозяйства. Некоторые организационные системы могут одновременно входить в состав нескольких организационных систем. Например, учреждения торговли, общественного питания, здравоохранения входят в состав соответствующих отраслей и одновременно в состав территориальных систем;
• Изменчивость. С течением времени структура и функции организационной системы изменяются. Частота изменений может быть различной. Причины изменений могут быть как внешними, так и внутренними. Например, внутренняя – внедрение новой технологии производства, внешняя – изменение спроса на продукцию;
• Инерционность. Организационные системы обладают большой инерционностью: организационные системы появляются не сразу в момент возникновения проблем, а со значительной задержкой о времени и продолжают существовать уже после того, как породившие их проблемы исчезли. Это объясняется необходимостью некоторого времени для выявления и изучения проблемы (или потребности), а также выбора средств ее решения. Инерционность в значительной степени зависит от размеров предприятия. Например, кооперативы более мобильны, быстро возникают, переориентируются на выпуск новой продукции, ликвидируются.

К свойствам организационных систем относятся и такие понятия как:

• вход системы – различные способы приложения влияния внешней среды на систему;
• выход системы – различные точки приложения воздействий системы на внешнюю среду;
• обратная связь – это то, что соединяет выход системы со входом;
• ограничения системы – это то, что определяет условия развития и реализации процессов. Ограничения системы определяются целями и характером связей, которые определяют границу системы;
• управление – это непрерывный и целенаправленный процесс воздействия на объект управления, которым может быть как отдельная личность, как компоненты, как подсистема, так и организация в целом.

Из всего вышесказанного можно следует вывод, что количество свойств организационных систем многочисленно. Для того чтобы окончательно их понять, необходимо рассмотреть эти свойства на конкретном практическом примере, представленном в третьей главе.

 

 

 

 

3. Анализ организационной  системы на примере ОАО «ТатСтрой».

В 1921 году в Казани была образована первая государственная универсальная строительная контора, объединившая мелкие строительные организации. Много лет спустя, не раз сменив название и структуру, она стала базой для создания ТатСтроя – крупнейшей в республике государственной строительной организации, преобразованной в 1994 году в акционерное общество. Строительный комплекс ТатСтроя, в котором работало до 10 тысяч человек, располагает мощной промышленной базой, строительной техникой и транспортом [5].

ТатСтрой возводит промышленные, жилые и соцкультбытовые объекты в Казани, Зеленодольске и ряде сельских районов Республики Татарстан. ОАО «ТатСтрой» осваивает производство новых высококачественных материалов, конструкций и изделий, в том числе стеновых, дорожных, эффективных несущих железобетонных конструкций, каркасов зданий, а также новые технологические процессы внутренней отделки строящихся объектов.

Основные заказчики ОАО «ТатСтрой» - Правительство Республики Татарстан, администрации Казани, Зеленодольска и районных центров республики, а также предприятия Центрального района Татарстана [6].

Рассмотрим ОАО «ТатСтрой» с точки зрения некоторых основных свойств организационных систем.

1. Проблемная ориентация. Деятельность любой организации, ОАО «ТатСтрой» не является исключением, направлена на достижение своей цели. Целью ОАО «ТатСтрой» является получение прибыли за счет удовлетворения определенной общественной потребности. Например, удовлетворение потребности людей в жилье за счет строительства разных видов домов (коттеджи, мало(много)этажные кирпичные дома, монолитные здания и т.д.);
2. Преобразование ресурсов для достижения целей организации. Основные ресурсы, используемые организацией – это человеческие ресурсы (кадры разных уровней квалификации: от простых рабочих до руководителей высшего звена), капитал (собственный и заемный), материалы (кирпичи, плиты, балки, деревянные и металлические перекрытия, бетонные смеси и т.д.), технология и информация (от качества и достоверности поступающей информации зависит правильность принятых управленческих решений);
3. Зависимость от внешней среды. Каждая организация функционирует в условиях постоянно изменяющейся внешней среды и для эффективной работы она должна подстраиваться под эти изменения. Внешняя среда включает: экономические условия, потребителей, законодательство, конкурентов и т.д. Например, в условиях прошедшего мирового финансового кризиса, ОАО «ТатСтрой» не хотело сокращать штат своих сотрудников, тем самым ухудшая их материальное положение и ставя их в бедственное положение. Но одновременно с этим ОАО «ТатСтрой» не имел возможности в полной мере единовременно выплачивать заработную плату всем своим работникам. Тем самым, руководством организации было принято решение о выдаче заработной платы по частям (раз в две недели, а не всю сумму сразу в конце месяца), не превращая сумму задолженности перед персоналом в катастрофические цифры;
4. Единый центр управления и наличие объекта управления. Система управления – это совокупность двух взаимосвязанных подсистем (управляющей и управляемой), образующих новую систему. Сущностью данной системы является процесс выработки управляющих воздействий. Эффективность управляющей системы рассматривается как мера степени достижения цели функционирования.

Высшим органом управления Общества является общее Собрание акционеров. Совет директоров состоит из 9 членов, является высшим органом управления Обществом в промежутках между общими собраниями акционеров и действует на основании Положения о Совете директоров. Коллегиальным исполнительным органом управления Общества является Правление. Работой Правления руководит Генеральный директор, который избирается Общим собранием акционеров, сроком на пять лет. Сырье, материалы, информация, персонал и т.д. являются объектами управления предприятия;

5. Интеграция цели. Цель – это конкретное представление о некоторой модели будущего результата способного удовлетворить исходную потребность при имеющихся реальных возможностях. Цель выбирается из некоторого множества альтернатив и составляет сущность управленческого решения.

Все элементы (подразделения) ОАО «ТатСтрой» функционируют для достижения единой общей цели. Например, отдел маркетинга является структурным подразделением в составе и находится в непосредственном подчинении Директору по маркетингу Общества. В своей деятельности отдел маркетинга Общества руководствуется действующим законодательством Российской Федерации в сфере предпринимательской деятельности и договорного права, оптовой и розничной торговли, рекламы, форм и правил расчетов с покупателями, настоящим Положением, иными локальными нормативными актами Общества. Отдел маркетинга осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями Общества, иными физическими и юридическими лицами с целью достижения цели ОАО «ТатСтрой» - получение прибыли за счет удовлетворения потребностей потребителей;

6. Иерархическая структура. ОАО «ТатСтрой» обладает своей, только ей присущей организационной системой управления. Иерархичность структуры объясняется наличием связей субординации между подразделениями;
7. «Вложимость». Организационная система может включать множество других организационных систем, являясь при этом частью организационной системы более высокого уровня;
8. Изменчивость. Структура ОАО «ТатСтрой» изменяется с течением времени. Периодичность и причины изменений могут быть различными. Например, внутренней причиной может быть как внедрение какой – либо новой технологии производства, так и изменения в структуре управления организацией. Внешняя причина – изменение спроса на продукцию (например, в результате мирового финансового кризиса) и т.д.