Проведение организационной диагностики и проектирование элементов системы управления

3. Диагностическое наблюдение

Наблюдение  начинается с первых ознакомительных  встреч консультанта в организации. Тогда у него формируются первые впечатления, которые в дальнейшем подвергаются постоянной корректировке. Консультант может многое узнать об отношениях между людьми и их поведении, наблюдая за членами организации  во время опросов.

Применительно к оргдиагностике выделяют различные виды наблюдения.

1. Активное  диагностическое наблюдение;

2. Стороннее  наблюдение.

 

 

 

4. Метод анализа документов в организации

Метод анализа  документов в оргдиагностике может успешно использоваться как в своем традиционном (неформализованном) виде, так и в форме качественнно-количественного анализа содержания (контент-анализ). В социальной психологии документ рассматривается как звено в цепи коммуникаций, имеющее своих авторов и адресатов. К документам в организации могут относиться приказы, инструкции, протоколы, стенограммы совещаний, собраний, материалы внутрифирменных газет, радиовещания, стенной печати, документы отдела кадров и др.

Итак, задача диагностики – отобрать наиболее важные проблемы

для данного  конкретного предприятия и распределить их по взаимной обостряемости.

Цель — это планируемый результат  деятельности. Целью

организации является то, чего она планирует  достигнуть в процессе своей деятельности за некоторый период. Целью сети парикмахерских «Viva» является:

- совершенствовать технологию стрижек;

- увеличение перечня оказываемых  услуг (открытие солярия, маникюрного  салона);

              - ежесезонный поток клиентов;

    - повысить квалификацию работников, связанных с оказанием услуг и работой с клиентами;

- постоянное привлечение гостей путем рекламы, скидок и акций.

Сейчас можно выделить как минимум три подхода к разработке

служебных функций: описательный, продуктный и ролевой.

 

 

 

 

Вопросник для определения служебных  функций представлен в таблице 1.

                                                          

 

                                                                                       Таблица 1. 

№	Вопросы	Ответы
1.	Как Вы определите основной вклад данного  подразделения в успех организации  в целом?	Наш салон является одним из единственных в Уфе профессиональных парикмахерских. Высококвалифицированные специалисты  помогут клиентам подобрать свой стиль.
2.	Что данное подразделение делает в организации  такое, чего не делает здесь никто? В  чем это выражается?	Именно  данное подразделение стала лауреатом  в конкурсе «Салон Красоты Уфа-2012»  Выражается в сплоченности коллектива, внесение  вклада в общее дело. Помогать людям развиваться, давать им возможность карьерного роста.
3.	Каков главный результат работы руководителя данного подразделения?	Главный результат руководителя состоит  в обеспечении бесперебойности  работы всех салонов, выполнении плановых показателей, а также в дружеском отношении к коллективу.
4.	Когда выполнение его функций будет  считаться самым эффективным?	Выполнение  функций руководителя считаются  эффективными, когда происходит рост показателей, например, увеличение ежемесячной выручки.
5.	Какой продукт работы данного подразделения руководство вашей организации согласно "купить"? (Краткое название, в каком виде он должен быть представлен.)	При запросе руководство может приобрести для данного подразделения:  новые машинки для бритья, профессиональные средства по уходу за волосами, торгово-техническое оборудование в исправленном виде, заказать услуги по ремонтным работам, форма для персонала, установка видеонаблюдения и т.д.
6.	Кто персонально должен быть основным "покупателем" такого продукта, производимого данным подразделением?	Основной  акцент делается на семей с детьми. Также существуют скидки по воскресеньям для семей с детьми.
7.	Что потеряла бы ваша организация, если бы данного подразделения у нее  не было?	В первую очередь клиентов и прибыль.
8.	По каким параметрам руководство  фирмы оценивает главные результаты работы данного подразделения? - Пожалуйста, перечислите эти параметры, - Пронумеруйте их по приоритетности.	1. Показатели салона, которые включают в себя общий поток клиентов и сумму, оставленную одним клиентом. 2. Умение персонала общаться с клиентами, находить индивидуальный подход, своевременно информировать об акциях и скидках. 3. Непосредственно сам общается с клиентами, уточняет о качестве обслуживания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Структуризация проблемного  поля организации

 

Структуризация  проблемного поля организации является одним из инструментов организационной диагностики. При всем множестве имеющихся проблем всегда найдутся такие, которые вызывают или усиливают другие проблемы.

Такие проблемы называются "корневыми".

Наша  компания решила попробовать методику выявления корневых проблем.

Утилита  позволяет упростить и автоматизировать выявление  связей между проблемами, выделить красным цветом корневые проблемы и их влияние.

Также утилита  получить результаты в наглядном  виде, пригодном для дальнейшего  использования в отчетах и  исследованиях.

Корневые  проблемы  необходимо решать в первую очередь, поскольку это  снизит затраты  ресурсов на общее решение проблем организации

Проблемы  парикмахерской «Viva»:

1. сильная  конкуренция;

2. завышенная себестоимость;

3. пропажи дорогостоящих приборов;

4. неконтролируемый расход материалов;

5. нехватка персонала;

6. неудобный  график работы

 

Если навести порядок в учете, то часть проблем исчезнет, а у оставшихся снизится острота.

 

 

 

Взаимосвязь проблем приведена  в таблице 2.

Таблица 2.

 

	П 1	П 2	П 3	П 4	П 5	П 6
П 1
П 2
П 3	0	0
П 4	0
П 5		0		0
П 6	0	0	0	0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Проектирование элементов системы  управления (на примере конкретного  подразделения)

 

 

В ходе проведенной  организационной диагностики была  выявлена основная проблема салона «Viva» - сильная конкуренция, а также основная причина возникновения данной проблемы – завышенная себестоимость.

Для устранения выявленной проблемы мы решили усовершенствовать наш салон, открыв там солярий, SPA-процедуры, услуги косметолога и ногтевого сервиса.

Системный подход к разработке проектов систем управления всех уровней иерархии позволяет комплексно подойти к решению данной проблемы. Проектируются все функциональные и целевые подсистемы, все составляющие их элементы: функции, оргструктура, управленческие решения. Проектируются взаимосвязи этих компонентов целостной системы между собой внутри системы, а также с внешней средой.

Основными экономическими целями функционирования салона красоты «Viva» в рыночных условиях являются максимизация прибыли, повышение эффективности сервиса, завоевание новых достижений в области парикмахерских услуг и удовлетворение потребностей населения.

Основные  задачи функционирования:

– проведение маркетинговых исследований рынка, продвижение услуг;

– управление финансовыми ресурсами предприятия, достижение финансовой устойчивости и платежеспособности;

– поиск, подбор, найм, расстановка и адаптация персонала, подготовка и переподготовка персонала;

- выбор  поставщиков, организация снабжения  продуктами для волос.

 

 

Одним из важных факторов успеха в деятельности любого предприятия индустрии красоты  является реклама – сообщение  потенциальным клиентам об основных услугах и условиях деятельности нашего предприятия. Кроме того, реклама позволяет привлечь клиентов в наш салон. При этом используются различные виды рекламы, продвижение услуг.

Наиболее  успешным и результативным способом контакта с клиентами остается презентация  салона красоты или его услуг. Преимуществом презентации по сравнению  с другими средствами коммуникации являются:

· наглядность  демонстрируемых услуг;

· непосредственный контакт с клиентом;

· высокий  уровень избирательности при  выборе аудитории потенциальных  клиентов;

· возможность  учета различных потребностей и  запросов клиентов;

· меньшие  затраты на единичный контакт;

· большая  эмоциональная вовлеченность клиентов;

· высокий  уровень доверия у клиента (в  результате);

· непосредственное знакомство клиентов с сотрудниками салона и самим салоном;

· возможность  влияния на конечное впечатление  клиента.

Недостатком презентаций является невозможность  широкого охвата аудитории.

Все начинается с постановки цели презентации, они могут быть разными.

Цели  данной презентации 

• повысить уровень знания о нашем предприятии и услугах, оказываемых там;
• повысить доверие наших потенциальных клиентов к нашим специалистам;
• попробовать некоторые услуги в нашем салоне либо бесплатно, либо со значительными скидками.

Основные  затраты на проведение презентации:

• Подготовка, печать, рассылка приглашений;
• Подготовка, изготовление плакатов;
• Закупка продуктов для буфета;
• Закупка украшений для оформления помещения;
• Средства на лотерею, подарки;
• Приглашение прессы.

Страх руководителя «остаться у разбитого корыта»  при правильной презентации становится иллюзией.

Надеемся, что для нашего предприятия ввод новых комплексов услуг снизит конкурентность и оправдает ожидания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В процессе написания данной курсовой работы были освоены и закреплены знания по такому разделу теории организации как организационная диагностика.

В данной работе были затронуты и детально проработаны все необходимые составляющие организационной структуры управления. Применение данной организационной структуры в реальных условиях обеспечит высокий уровень эффективности работы организации.

В заключении важно подчеркнуть, что  экспериментирование с разработкой  и введением новых структур управления стало характерной чертой последнего десятилетия XX в.

Проектирование  в современных условиях вызвано к жизни увеличивающейся сложностью управления организациями, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций управления и специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности организаций, таких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, замена руководителей, улучшение тех или иных организационных процедур.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  литературы

 

     1. Пригожин А.И. Методы развития организаций.-М.:МЦФЭР, 2003 г.

 

     2. Румянцева З.П. Общее управление организацией: теория и практика. – М.: ИНФРА-М, 2001 г.