Совещание как форма деловой коммуникации

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Пермский национальный исследовательский  политехнический университет»

Березниковский филиал

кафедра экономики

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине "Деловые коммуникации"

на тему

" Совещание как форма деловой коммуникации"

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: Шеина  А.О.(МН11-з)

Проверила: Долгополова И.М.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Березники 2013г.

 

Содержание

1.Что, такое  деловое совещание........................................................................3

2.Типы деловых совещаний...............................................................................4

3.Подготовка к проведению  делового совещания............................................6

4.Типы участников...............................................................................................8

5. Правила поведения на деловом совещание...................................................9

Заключение..........................................................................................................11

Список использованной литературы.................................................................12

 

1. Что, такое  деловое совещание

Деловая коммуникация— является самым массовым видом общения людей в социуме (обществе).

Общепринятыми формами  деловой коммуникации в труде  менеджеров, юристов, являются деловые  беседы, совещания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи. 

В данной работе мы поговорим о деловом совещание.

Деловое совещание- это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.

Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. 

Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный  лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чье компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.

Особенности каждой формы  деловой коммуникации включают  в себя следующие критерии: 
- цель проведения (зачем?);  
- контингент участников (кто?, с кем?, для кого?);  
- регламент (как долго?);  
- коммуникативные средства реализации намерений (как?);  
- организация пространственной среды (где?);  
- ожидаемый результат (какой?, что "на выходе"?). 

Во многих организациях одной из наиболее обсуждаемых проблем является проблема подготовки и проведения совещаний. Отсутствие должной подготовки руководителя к совещанию приводит к бесполезной  трате ресурсов и может стать  причиной демотивации сотрудников, что, в свою очередь, отрицательно скажется на эффективности их труда1, поэтому эта темя очень актуальна.

 

2. Типы деловых  совещаний

Деловое совещание —  способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

• сбор и переработка информации;
• координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;
• принятие решения3.

Кроме своего прямого  назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников  пребывание на деловом совещании  — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Разновидностями совещания являются:

1) симпозиум — расширенное совещание по специальному научному вопросу;

2) конференция — расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;

3) конгресс, съезд — совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

оперативное;

инструктивное;

проблемное.

В основу классификации совещаний  могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

1) диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;

2) автократическое — основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

3) сегрегативное — доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

4) дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;

5) свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями5.

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

3. Подготовка  к проведению делового совещания

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию:

- тема совещания

-цель совещания

- перечень обсуждаемых  вопросов

-время начала и  окончания совещания

-место, где оно будет  происходить

- фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов

- время, отведенное на каждый  вопрос 

- место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу. 

Когда участники совещания  информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

 За некоторое время  до совещания формулируется повестка  дня., которая доводится до сведений  участников встречи. Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах.

Составленная повестка дня утверждается руководителем. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих и оперативных повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в Регламенте по проведению совещаний, если таковой на предприятии имеется.

4.  Типы участников

. После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:

- которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);

- которые в соответствии  со своими служебными обязанностями  обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;

- которые по роду  своей деятельности должны быть  ознакомлены с информацией, представленной  на совещании;

- которые будут организовывать  выполнение решений совещания.

Полезность собрания обратно пропорциональна числу его участников. Рекомендованное психологами количество для внутреннего делового совещания — от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую группу легче контролировать. На практике совещания проводятся и в меньших, и в больших группах, каждая их них имеет свои преимущества и недостатки.

К повестке дня может  быть приложен список приглашенных с  указанием их должностей. Так поступают  при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое количество участников. Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных лучше вносить в повестку дня совещания. Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы.

5. Правила поведения  на деловом совещание

Прежде всего руководитель должен определить все задачи и цели ,желаемые для обсуждения на совещании.

Во-вторых руководитель  должен  определить  вид  совещания, которое  он планирует  проводить.

Следующим шагом в  проведении совещания является выбор  времени. Психологами было замечено, что совещания, проводимые  строго  по  графику  с заранее указанной датой и часом,  являются  более  продуктивными.  При  этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня.

Внеплановые  совещания  рекомендуется  проводить  как  можно  реже.  Они отрывают сотрудников от основной работы, резко  снижают  культуру  служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков.

Одним из самых сложных  и важных вопросов в подготовке совещания  является планирование собственного выступления руководителя. Делая   наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за  две  минуты можно пересказать  не  более  одной  страницы  машинописного  текста. Большое  значение  имеет  и  правильность  самого  изложения  материала.

Грамотность,  логичность,  эмоциональная  окраска  -  все  это  обязательное условие  любого   служебного   контакта.

Как правило, все собрания не должны длиться более полтора - двух часов. Если данного времени  недостаточно, позаботьтесь о перерыве и возможности для всех участников немного проветриться.

Курируя совещания, Вы отвечаете за то, чтобы отведенное время было использовано с максимальной эффективностью. Следите за тем, чтобы обсуждение не уходило от главной темы. В случае необходимости, делайте заметки.

Протокол совещания - один из главнейших документов, который поможет не забыть важные моменты собрания. Его копию должен получить каждый участник.

 

Заключение

Деловое совещании - это  сложный процесс, который включает в себя большое коллическтво организационных вопросов (обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения).