Закон информированности – упорядоченности и задачи менеджера по его использованию

Информационная среда  организации – это совокупность процессов получения, обработки, передачи и использования данных. Данные – это сведения, исходя их которых, формулируются оценочные суждения, необходимые для принятия и реализации управленческих решений. Поскольку информация становится условием деятельности не только руководителя, но и исполнителя, то она приобретает масштабный, многогранный и целевой характер. Это значит, что информация должна быть предметом особой заботы, как организации в целом, так и каждого из её сотрудников.

Понятие информация сегодня  столь актуальна и содержательна, что его обычно сопровождают различными уточнениями и пояснениями. Информация различается по принципу: достоверная  и недостоверная информация, истинная и ложная, открытая и закрытая, полная и неполная, главная и второстепенная, полезная и вредная, своевременная и несвоевременная и т.д.

Обычно информация подразделяется на два большие класса: объективная  и субъективная информация. К объективной  – относится информация, подтвержденная документально. Например, такой объективной информацией о работнике является: диплом об образовании, патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка, паспорт и т.д. Субъективная информация – это, например, информация о конкурентах, прайс-лист на продукцию, реклама и т.д.

Соотношение между объективным  и субъективным моментом в информации зависит от многих факторов. Несмотря на то, что сам источник информации может носить объективный характер, тем не менее, информация об объекте  всегда представлена в субъективной форме. Момент субъективности, который заложен уже в самом факте отражения субъектом объекта, нарастает по мере того, как информация передается от субъекта к субъекту.

Субъективность информации нельзя отождествлять с её необъективностью, то есть ложностью или недостоверностью. Субъективная информация может иметь высокий уровень объективности и достоверности, и наоборот фактическая видимость объективности может нести с собой значительную долю субъективной оценки.

2.2 Классификация управленческой информации

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объём, достоверность, ценность, насыщенность и открытость. Объём характеризуется полнотой информации. Объем информации имеет три уровня: информационная избыточность, необходимая и достаточная информация и информационный голод или информационный дефицит. Избыточность информации повышает её надёжность, однако это ведёт к увеличению времени на её сбор и обработку, и к увеличению расходов на информационную деятельность. Тем не менее, иногда избыточная информация необходима для того, чтобы иметь разные источники для сравнения и уверенности в достоверности данных.

Субминимальный объем  информации – это минимально полный объем информации, необходимый и  достаточный для выработки и  принятия адекватного управленческого решения. Субминимальный уровень информации всегда проблематичен. С одной стороны, он всегда желателен, ибо излишняя информация не только сопряжена с временными и финансовыми расходами, но она ещё и чревата возможностью утечки сведений. Считается сегодня, что утечка 20% коммерческой информации может привести организацию к краху. Информационный голод тоже может привести к аналогичным результатам, только по другим причинам.

Достоверность информации, тоже имеет три уровня: абсолютной, доверительной и негативной. Достоверность во многом зависит от характера документооборота. Чем меньше людей принимает участие в сборе, обработке и передаче информации, тем выше её достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики её сбора и обработки. Достоверность зависит от фактора времени. Даже абсолютно достоверная информация, поступившая с опозданием, может стать бесполезной и даже ложной.

Что касается обусловленности  информации временным фактором, в  этой связи известен принцип «динозавров», суть которого в том, что пока решение принятое в голове динозавра дойдет до хвоста, оно может быть уже не нужным, ибо к этому времени может уже хвоста и не быть, как впрочем, и головы тоже.

Ценность информации характеризуется затратами ресурсов, необходимых для принятия правильного решения. Первый уровень затрат равен нулю. Это значит, информация открыта и доступна и для обладания ею никаких расходов не требуется. Второй уровень средний. Он означает – сокращение затрат или повышение прибыли вследствие обладания такой информацией более чем 10%. Третий уровень – высокий. Он предполагает сокращение затрат более, чем в два раза. И четвертый – сверхвысокий. Когда уровень затрат сокращается более чем в 10 раз. Это значит, что ценность информации характеризует её как товар, имеющий потребительскую стоимость.

Насыщенность информацией  – это соотношение в ней  полезной и фоновой информации. Фоновая  информация служит для лучшего восприятия за счет улучшения настроения или  путем предварительной настройки внимания на заданную тему. Фоновая информация может включать в себя шутки, анекдоты, сведения остросюжетного характера и т.д. При отсутствии фоновой информации, полезная информация воспринимается как сухая и неинтересная. Однако наличие чрезмерной фоновой информации может привести к утрате интереса к полезной информации.

Открытость информации – это возможность предоставления её различным потребителям. Существует три уровня открытости: секретный, например, информация об обороне страны или  о ворах в законе, в базе данных Министерства Внутренних Дел, конфиденциальный – только для служебного пользования, публичный или открытый уровень не имеет ограничений. Следует, однако, помнить, что во все времена и сегодня в особенности, открытость и неограниченность информации способствует возникновению «информационного мусора». Это сегодня, например, наблюдается в таком информационном пространстве, как интернет.

Каждая из рассмотренных  характеристик информации важна  сама по себе, но классификацию информации следует принимать как систему. В ней каждая характеристика находится во взаимодействии с другими, и только в совокупности они дают целостную характеристику информационного состояния организации.

3. Следствие из закона информированности-упорядоченности

Следствие 1. «Достижение максимальных значений всех характеристик информации приводит к дезинформации ».

Существует естественное максимальное стремление человека и  компании приобрести больше информации абсолютно достоверное, сверхвысокой ценности, да и еще секретной. Это приводит к большим затратам финансовых средств, информационной избыточности, криминальным источникам, к перенасыщению информации цифрами, таблицами, графиками и т.д. В результате создаются проблемы обработки, хранения и оценки полученной информации.

Следствие 2. «Информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность».

Хорошо скоординированные  каналы для продвижения информации в организации практически гарантируют  поступление к работникам и работодателям необходимой им информации и снижение ее неопределенности. Таким образом, следование закону информированности-упорядоченности заставляет руководителей создавать источники информации, развивать их, обеспечивать коммуникации, повышать квалификацию работников, внедрять передовые информационные технологии.

Грамотное обращение  с информацией позволяет организации  расширить свои знания. Знания мы считаем  высшим уровнем обработки данных: если информация — это обработанные данные, то знания — это обработанная информация.

Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для  получения информации.

Закон требует от руководителей  создания и развития источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых  информационных тех, в том числе автоматизированных рабочих мест.

Высокая степень происходящих во внешней среде требует ускорения  обучения и усвоения знаний в большем  объеме, как для индивидов, так  и для организаций. Знания нужны  организациям для развития ключевых компетенций, которые характеризовались бы длительным существованием и, одновременно, гибкостью. С точки зрения ресурсного подхода конкурентные преимущества организации определяются не только положением на рынке, но и состоянием дел в самой компании, а, точнее, обеспеченностью некоторой комбинацией критически важных ресурсов.

Ресурсы должны создавать  ценность для покупателей, быть оригинальными  по сравнению с конкурентами, трудно заменяемыми и трудно имитируемыми. Знания следует считать одним из наиболее ценных ресурсов современной компании, а трудность его имитации при соответствующей защите способствует повышению конкурентных преимуществ.

Организация должна стремиться к получению знаний не только о  своей внешней среде, но и внутренней. «Внутренние» знания позволяют лучше понять, какие виды деятельности могут стать ключевыми компетенциями, следовательно, в чем заключается конкурентное преимущество компании.

Еще одно необходимое  требование к процессу приобретения знаний организацией заключается в том, что их следует приобретать быстрее, чем конкуренты.

Получается, конкурентоспособная  организация должна быть «обучающейся» (“learning” organization). Принимая во внимание взгляды ряда зарубежных исследователей, таких как Х. Виссема, А. Дж. ДиБелла и И.К. Невис (A.J. DiBella & E.C. Nevis), Б. Думейн (B. Dumaine) Хэнди и Ренеш (C. Handy & J. Renesch), можно сказать, что обучающаяся организация — это организация, которая создает условия для постоянного обучения и совершенствования мастерства всех своих работников, и в результате сама также находится в процессе постоянного самосовершенствования.

Наиболее известная  концепция «обучающейся организации» П. Сенге основана на пяти основных дисциплинах или «умениях»: совершенствование  личности, интеллектуальные модели, общее видение (миссия), групповое обучение и системное мышление.

В настоящее время  на первое место выходит более  продвинутая концепция — концепция  «мыслящей» организации.

Дж. Г. Стоунхауз (G.H. Stonehouse) определяет мыслящую организацию (intelligent organization) как организацию, «которая обучается и управляет знаниями по-умному». Преимущество мыслящей организации перед обучающейся заключается в процессе управления знаниями, их создании и преобразовании.

Мыслящая организация  основана на способности мыслить и обучаться. Способность мыслить включает в себя сбор данных и информации, способность рассуждать, быстроту понимания. С точки зрения организации, способность к мышлению зависит от способности получать информацию, манипулировать ей, анализировать и делать выводы, рассуждать и учиться, а также генерировать новые знания. Способность мыслить и знания организации постоянно развиваются, причем скорость развития зависит от способности организации учиться. Обучение является длительным и непрерывным, а также активным и сознательным процессом. Сознательность данного процесса позволяет увеличивать его скорость. Организационное обучение и организационные знания основаны на индивидуальных знаниях, на что указывают японские исследователи А. Нонака и Г. Такеучи (I. Nonaka & H. Takeuchi), а также американские М. Кроссан, Г. Лейн и Р. Уайт (M. Crossan, H. Lane, R. White), которые анализировали взаимодействие индивидуального и коллективного обучения.

Индивидуальные знания могут быть явными и неявными (тайными).

Организационные знания появляются в тот момент, когда  индивидуальные знания формализованы  и хранятся в надлежащем формате. Такие знания уже распространяются внутри организации и, с ограничениями, во внешней среде.

Организационные знания — открытое для доступа всех сотрудников организации собрание принципов, фактов, навыков и правил, которые определяют принятие решений, поведение и процедуры в организации. При этом специфические знания, в отличие от знаний общего характера — наиболее вероятный источник конкурентных преимуществ и основа для построения ключевых компетенций. Такая характеристика как совместное использование знаний в организации имеет особое значение, так как в этом плане знания имеют существенное отличие от других активов компании: при их совместном использовании знания растут, причем, как правило, по экспоненте.

Менеджмент знаний включает в себя ряд связанных друг с другом процессов: генерирование знаний — как часть процессов индивидуального и организационного обучения; формализация знаний — развитие принципов, правил и процедур; хранение знаний, включая выбор подходящего технического средства хранения, которое позволяло бы совместное использование знаний; распространение знаний — совместное использование знаний внутри организации, а также ограничение распространения знаний за пределы организации; координация и контроль знаний — обеспечение согласованности и надлежащего использования знаний. Эффективность менеджмента знаний и процессов обучения в конкретной организации зависят от ее организационной структуры, культуры и инфраструктуры (сети коммуникаций). Менеджеры должны создать такое окружение, в котором знания бы создавались, хранились, распространялись, координировались, а также ценились в качестве источника ключевых компетенций. В мыслящей организации все перечисленные элементы поддерживают и поощряют развитие менеджмента знаний.

Время от времени знания устаревают и должны, по возможности  плавно, заменяться новыми. Необходимость  замены обусловлена изменением обстоятельств, например, потребностей покупателей, технологии. Устаревшие знания не должны определять принятие решений в новых условиях. В этой связи следует согласиться со швейцарским ученым К.Д. Экком в том, что все неудачи и осложнения оцениваются, прежде всего, как «помехи или результат ошибок, а не как повод или указание на необходимость индивидуального или коллективного обучения». Итогом невнимания к обучению является предпочтение менеджментом и работниками рутинных процедур и снижение инновационного потенциала компании.