Продажа продовольственных товаров на примере магазина «Вкусняшка»

«Продажа продовольственных  товаров

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

 «Создание приложений средствами MS»

 

                     на тему:

«Продажа продовольственных товаров  на примере магазина «Вкусняшка»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

1. Общие положения 4

2. Описание предметной области 6

4. Задачи, решаемые в рамках рассматриваемой  предметной области 7

4. Концептуальная модель 8

5. Реляционная модель данных 9

6. Запросы 10

7. Формы 11

8. Отчеты 13

9. Макросы 14

10. Руководство для пользователя  по применению базы данных 15

Заключение 18

Список используемой литературы 19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Современная экономика не мыслима  без эффективного управления. Успех  управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных  решений – система обработки  информации предприятия.

Управление любого предприятия  ставит перед собой цели добиться продвижения вперед, развития и прогрессирования в целом деятельности предприятия.

Одним из возможных путей достижения этих целей является автоматизация  непосредственно основного производственного  процесса, а также систему документооборота предприятия, т.е. внедрение в сферу  деятельности предприятия новых  продуктов современных технологий.

В данной курсовой работе рассматривается  новый программный продукт «Access-2000» (MICROSOFT) – популярная программа разработки реляционных Баз Данных, которая  входит в состав пакета Microsoft Office 2000. Настоящая База Данных создана для облегчения работы с документооборотом продовольственного магазина «Вкусняшка.»

Одно из мощных средств базы данных состоит в том, чтобы упорядочить  информацию по тому признаку, который  задает пользователь.

Созданная База Данных позволяет автоматизировать заполнение и передачу документов, используемых для учета поступления  и реализации продовольственных  товаров данного предприятия, а  также упорядочить хранение данных. Еще одним важным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объема имеющихся данных необходимой  информации, которую можно представить  в форме различного вида отчетов. Это позволяет более наглядно отобразить информационные потоки предприятия  и дать общую оценку его работы.

 

 

 

1. Общие положения

 

Магазин «Вкусняшка» осуществляет реализацию продовольственных товаров населению. Задачей руководителей предприятия является:

1. Организация бесперебойного поступления товаров.

2. Расширение ассортимента реализуемых товаров.

3. Соблюдение санитарно-гигиенических норм и сроков хранения продовольственных товаров.

4. Обеспечение сохранности, качества и товарного вида продукции.

5. Поиск новых, прогрессивных форм обслуживания, обеспечивающих рост товарооборота и повышение качества и культуры обслуживания.

6. Организация учета поступления и реализации товаров.

7. Внедрение новых технологий обработки информации.

8. Своевременное предоставление установленных форм отчетности.

9. Своевременная выплата налогов.

Главным основателем и руководителем  продовольственного магазина «Вкусняшка» в настоящее время является Протасов Н.М. Ему подчиняются: менеджер по продажам, заведующие отделами, продавцы, грузчик, водитель, уборщица.

Общая организационная структура  деятельности предприятия показана в виде схемы в Приложении 1. На схеме изображены уровни движения продовольственных  товаров от поставщика до потребителя  на примере рассматриваемого предприятия. Принимая во внимание небольшой объем  продаж магазина, в данной схеме  поставщики будут представлены фиксированным  списком, а покупатели – частным  лицом.

Магазин имеет следующую структуру:

a) Отдел №1 (продажа мясной, молочной и кисломолочной продукции)

b) Отдел №2 (продажа бакалейных товаров)

c) Отдел №3 (продажа кондитерских изделий)

d) Отдел №4 (продажа свежих фруктов и овощей, консервированной продукции, овощных полуфабрикатов, соков, напитков и минеральных вод)

e) Отдел №5 (продажа рыбы, рыбной продукции и полуфабрикатов)

Заведующие отделами несут ответственность:

1. За соблюдение ассортимента реализуемых товаров.

2. За правильность хранения и сохранность товара, за качество реализуемой продукции (их соответствие Гостам, Стандартам и Техническим Условиям).

3. За соблюдение санитарно-гигиенических норм в торговых залах и подсобных помещениях.

4. За соблюдение Правил торговли.

5. За ведение учетной и отчетной документации вверенного участка работы.

6. За ведение учета и контроля рабочего времени сотрудников, находящихся в их подчинении.

Распоряжения заведующих в части  организации контроля и учета  процесса реализации является обязательным для всего персонала, непосредственно  связанного с отпуском товаров в  розницу.

Менеджер по продажам осуществляет контроль поступления и реализации товарной продукции. В его обязанности  входит:

1. Заключение договоров на поставки товаров.

2. Контроль соблюдения договорных условий.

3. Контроль остатков товаров и своевременное пополнение запасов.

4. Соблюдение ассортиментного минимума и расширение ассортимента реализуемых товаров.

5. Ведение учетной и отчетной документации, связанной с поступлением и реализацией товаров, начисление заработной платы.

6. Анализ хозяйственной деятельности предприятия, поиск резервов для увеличения продаж, сокращения потерь и времени товарного оборота.

Менеджер по продажам подчиняется  непосредственно директору предприятия.

Продавцы осуществляют отпуск товаров  покупателям в торговом зале. Они  отвечают:

1. За сохранность и качество отпускаемых ими товаров.

2. За соблюдение Правил торговли.

3. За соблюдение санитарно-гигиенических норм на своем рабочем месте.

Подчиняются продавцы непосредственно  заведующим отделами и выполняют  их распоряжения.

Водитель осуществляет своевременную  доставку товаров в магазин на автомобиле и по необходимости выполняет  распоряжения директора предприятия, связанные с использованием автотранспорта.

Уборщица обеспечивает чистоту  в торговом зале, подсобных помещениях и выполняет распоряжения директора  и заведующих отделами, связанные  с соблюдением чистоты и порядка  в магазине.

Директор магазина координирует работу всех подразделений и сотрудников  предприятия и осуществляет их взаимосвязь.

 

2. Описание предметной области

 

Предметная область – часть  реальной системы, представляющая интерес  для данного исследования.

В данной структуре мы рассматриваем  продовольственный магазин, его  входные и выходные потоки информации.

Документы, которые используются и  заполняются на предприятии, в совокупности составляют его документооборот.

Условно все документы магазина можно подразделить следующим образом:

1. Руководящие документы (Технические Условия, ГОСТы, Стандарты, Правила торговли, Постановления, Указания, Распоряжения, законодательные документы, Договоры)

2. Входящие документы (Фактуры, Счета, Наряды, Накладные, Прейскуранты)

3. Внутренние документы (Накладные, Разнарядки, Табели, Прайс-листы, Карточки, Счета, Отчёты, Журналы)

4. Исходящие документы (отчёты, счета, чеки)

 

4. Задачи, решаемые в рамках рассматриваемой  предметной области

 

Автоматизированная информационная система решает следующие задачи:

Все документы хранятся в электронном  виде, в результате чего имеется  возможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи в любое  подразделение предприятия.

Полностью исключается дублирование одних и тех же показателей  в различных документах, а также  наличие показателей, не используемых в работе.

Значительно уменьшаются затраты  времени на передачу дополнительной информации из различных подразделений  предприятия, непосредственная работа с документами инженера-химика сводиться  к выполнению следующих задач:

С помощью созданной Базы Данных можно будет получить ответы на следующие  вопросы:

• Когда и откуда прибыл тот или иной товар (поставщик, его адрес и реквизиты).

• По какому документу, по какой цене, в каком количестве, в какой упаковке и какого сорта поступил тот или иной товар.

• Узнать товарооборот и выручку магазина в целом или его структурных подразделений за любой день, неделю, декаду, месяц, квартал, год и так далее.

• Получить сведения о том, сколько того или иного товара осталось в магазине в целом или его отделах на любой момент времени.

• Контролировать сроки хранения быстро портящейся продукции.

• Вести учет поступления и сдачи тары, расхода упаковочного материала, значительно уменьшить их потери.

• Быстро получать сведения о потерях и убытках.

• Качественно проводить анализ деятельности предприятия.

• В кратчайшие сроки разрабатывать мероприятия по расширению ассортимента реализуемых товаров, увеличению товарооборота, сокращению потерь и внедрению прогрессивных форм обслуживания населения.

• Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

 

4. Концептуальная модель

 

Концептуальная схема – описание предметной области в терминах некоторой  модели. Она служит средством общения  между различными пользователями и  поэтому разрабатывается без  учета физических представлений  данных. Цель концептуального представления  – создать такое формальное представление  о базе данных, чтобы любое внешнее  представление являлось его подмножеством. Эта модель используется для выражения, организации, упорядочения и обмена представлениями.

 

 

5. Реляционная модель данных

 

Теперь сформируем реляционную  модель данных. В реляционных моделях  данных объекты и взаимосвязи  между ними представляются с помощью  таблиц. Каждая таблица представляет один объект и состоит из строк  и столбцов.

Таким образом, реляционная модель базы данных продовольственного магазина «Вкусняшка» будет иметь следующий вид

 

Таблица 1. Типы товаров

Ø КОД типа Наименование товара ØКОД отдела

 

 

 

Таблица 2. Товары

ØКОД

товара ØКОД

типа Наименование

товара ØКОД

отдела Ед.

измер. ØКОД

постав-щика Цена

заку-почная Надбавка

розничная

 

 

 

 

 

Таблица 3. Заказы

КОД заказа Ø Дата заказа

 

 

 

Таблица 4. Приход и продажа

ØКОД прихода и расхода Ø КОД

товара Дата

прихода ØКОД

заказа Приход Продажа

 

 

6. Запросы

 

Запрос – это средство Access, позволяющее пользователю сформулировать условия отбора, группировки и обобщения данных и с помощью этого проводить анализ данных. Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным условиям. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице.

В базе данных данной курсовой работы используются следующие запросы:

1. Запрос «Приход товара»

Данный запрос является параметрическим (т.е. запросом с изменяемыми условиями). По полям «Типы товаров», «Дата  прихода», «Приход» задаем параметрические  условия.

Данный запрос позволяет определить какой товар, когда и в каком количестве поступил в магазин.

2. Запрос «Продажа товара»

Данный запрос также является параметрическим. По полям «Наименование товара»  и «Дата продажи», «Продажа» задаем параметрические условия.

Данный запрос позволяет узнать какой товар, когда и в каком количестве был реализован.

3. Запрос «Остатки»

Это параметрический запрос на выборку. Он позволяет узнать сколько всего  того или иного товара по конкретной цене осталось в магазине на определенный момент времени.

 

 

 

7. Формы

 

Форма – это оболочка таблицы  или запроса, обеспечивающая пользователю удобный интерфейс. Использование  формы в большинстве случаев  облегчает ввод, редактирование и  просмотр данных, хранящихся в таблице  или получаемых с помощью запросов.

В данной Базе Данных имеются следующие  формы:

1. Типы товаров

2. Приход товара

3. Приход товара подчиненная форма

4. Заказы

5. Заказы подчиненная форма

6. Главная кнопочная форма

Формы под номером 1, 2 и 4 используются непосредственно для добавления данных. Для построения этих форм используются данные из таблиц «Типы товаров», «Товары» и «Приход-Продажа» соответственно. На данных формах имеются ряд кнопок, таких как:

ü «Закрыть форму» – выход из данной формы

ü   – позволяет добавление в Базу Данных набора значений

ü   – удаление любой записи формы

ü   – вернуться к первой записи

ü   – вернуться к предыдущей записи

ü   – вернуться к последней записи

ü   – перейти к следующей записи

ü «Просмотреть отчет» – просмотреть отчеты

ü «Напечатать отчёт» – отпечатать отчеты

Главной задачей для форм под  номером 3 и 5 является просмотр и корректировка (внесение изменений) данных. В качестве исходных данных используются таблица  «Приход и Продажа».

На данных формах присутствуют такие  кнопки, как:

ü «Закрыть форму»

ü «Напечатать форму» – позволяет выводить на печать ту, или иную форму

Формы под номером 3 и 5 служат для  отображения отобранных через запросы  значений. Именно эти формы позволяют  более наглядно просмотреть результаты запросов. В качестве исходных данных для данных форм берутся соответствующие  запросы. На данных формах имеется кнопка в виде открытой двери, при нажатии  на которую можно выйти из формы.

Главная кнопочная форма является как бы обложкой базы данных. Именно с ней непосредственно работает пользователь и получает возможность  доступа к объектам базы данных. Это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающими возможность открытия других форм. Создать кнопочную форму  позволяет специальное средство Access – диспетчер кнопочных форм.