Пресс-конференция и брифинг как современные методы PR

Вступительное слово пресс-секретаря - это объявление темы пресс-конференции и знакомство (поименное, с указанием должности, титула, звания и пр.) с каждым из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами. Регламент оглашается ведущим пресс-конференцию; в дальнейшем он же следит за его соблюдением. Выступления представителей организации (фирмы) должны быть краткими (в расчете на последующие вопросы). Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещаются или на специальном столике, или на информационном стенде. Их включают и в информационный пакет документов (пресс-кит). Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они, далее, не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается. Ответы выступающих согласуются с их компетенцией. По ходу встречи ведущий определяет, кому из ораторов более всего "подходит" вопрос. Не отвечать на вопросы на пресс-конференции не принято. Нужно избегать здесь таких фраз, как "Без комментариев!", "Не для печати". Если затронут вопрос, не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

Видеоматериалы демонстрируются после закрытия пресс-конференции (они всегда несут дополнительную, детализированную информацию, их показ в ходе пресс-конференции обязательно затягивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов).

Репетиция всех участников будущей пресс-конференции необходима для новичков, впервые выходящих на встречу с журналистами. Но и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция вопросы и ответы репетируются с участием статистов. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту.

8. Накануне пресс-конференции:

• проговаривается ход пресс-конференции с основными участниками;

• уточняются порядок и содержание выступлений;
• делаются телефонные звонки - напоминания представителям СМИ, чье присутствие предполагается;
• составляется и тиражируется список участников конференции для раздачи представителям прессы.

9. В день проведения пресс-конференции.

Все приготовления должны быть закончены, по меньшей мере, за 30 минут. У входа установлены столы для регистрации; журналисты проходят регистрацию, полу чают пресс-релизы, списки участников, другой раздаточный материал.

Докладчики рассаживаются на определенном возвышении; перед ними поставлены таблички с именами и должностями (надписи сделаны крупным шрифтом и видны с задних рядов).

Сотрудники, задействованные в пресс-конференции, должны иметь бейджи - нагрудные таблички-идентификаторы, содержащие полное имя, должность и название организации.

Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный. Он призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего. Им может быть руководитель организации. Председательствующий делает вступление, представляет участников в начале пресс-конференции, а затем предоставляет слово выступающим.

После выступлений докладчики отвечают на вопросы представителей СМИ.

По просьбе представителей прессы возможна организация индивидуальных интервью.

10. Предусмотреть помехи.

Пресс-конференция может считаться безнадежно испорченной (по крайней мере, для радио и телевидения), если во время ее проведения будут мешать ненужные шумы и световые эффекты. Наиболее распространенные варианты:

• гудение или мигание «лампы дневного света»;
• стук отбойного молотка за окном;
• громкие голоса и стук женских каблуков в коридоре,
• телефонные звонки в соседнем кабинете,
• мельтешение помощников за спиной у участников пресс-конференции

11. По окончании пресс-конференции, как правило, для ее участников организуется неофициальная часть.

12. Подведение итогов.

Пресс-конференция окончена. Теперь нужно определить насколько результативным оказалось мероприятие:

• После окончания пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении.
• Подготовка постфактум. Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.
• Размещение постфактумов и пресс-клиппинг по итогам пресс-конференции.
• Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим мероприятием.

Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих задач:

• максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием,
• создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!),
• безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа - тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования),
• освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.

 

3. Подготовка брифинга

 

Брифинг (англ. briefing от англ. brief — короткий, недолгий) — краткая пресс-конференция, посвященная одному вопросу.

От пресс-конференции отличается отсутствием презентационной части. То есть практически сразу идут ответы на вопросы журналистов. Кроме того, брифинг носит закрытый характер, на него приглашаются только определенные заранее представители СМИ. На брифинге озвучивается информация "не для всех" и происходит обсуждение и даже выработка совместных решений.

Здесь сообщение информации имеет односторонний характер: официальный представитель или зачитывает долгожданный документ, сообщает о самом факте принятия соглашения, или излагает самую суть позиции, занятой в ходе переговоров одной из сторон.

Брифинг проводится как по итогам завершившейся работы (события), так и по ходу самого процесса выработки управленческого решения, позиции, оценки. Главные цели брифинга связаны с удовлетворением информационных потребностей аудитории сообщением сведений, фактов от лица официальных властей, высшего руководства. При этом четко сопоставляются разные подходы участников событий к оценке одного и того же вопроса, заявляется официальная точка зрения, кратко мотивируется выработанная позиция. Информационный обзор документов, принятых решений не подразумевает попутных высказываний мнения, оценки, уточнения, ссылки на прецедент и т.п. Бесстрастный перечень или сокращенный пересказ основных положений (тезисов, фактов), относящихся к событию, подчеркивают официальность информации, однозначность ее толкования. Ориентировка, или конспективно-тезисное изложение темы брифинга, может быть предложена журналистам для уточнения ключевых идей, фактических подробностей встречи (Ф.И.0. действующих лиц, дата, статистика, термины, официальное название документа и пр.). Личные мнения, цитаты и т.п. отсутствуют.

За несколько дней до брифинга следует:

• заказать конференц-зал (необходимо помещение с большим столом);
• позвонить и лично пригласить журналистов (обычно их число составляет 6-12 человек);
• вторично позвонить журналистам, чье присутствие необходимо;
• организовать пресс-линию и сформулировать основные темы; спланировать необходимые выступления;
• накануне еще раз уточнить основные темы брифинга;
• проверить, не изменились ли планы докладчиков, все ли намеченные выступления состоятся;
• подготовить нужные печатные материалы.

Перед началом брифинга необходимо:

• проверить готовность информационно-аналитической службы;
• убедиться в том, что зал хорошо подготовлен для встречи.

Во время брифинга следует:

• представить журналистов и выступающих друг другу;
• создать непринужденную обстановку; предложить кофе или прохладительные напитки; следить за тем, чтобы у каждого была возможность выступить;
• составить список присутствующих на брифинге; договориться с представителями СМИ о дальнейшем сотрудничестве.

 

Заключение

 

Традиционная форма пресс-конференции сегодня не в особом почете — на нее придут только при совершенно определенных условиях: если обеспечено присутствие достаточно известного лица (желательно — скандально известного), если компания находится в скандальной ситуации или заранее обещает сообщить нечто сенсационное. Если же сообщить, что «пресс-конференция посвящена итогам работы за год» или планам по ремонту офиса компании — есть шанс, что ее посетителями будут один или два человека (а возможно, и того меньше). А написать о мероприятии могут что угодно (хотя присутствие на пресс-конференции представителя какого-либо издания вовсе не гарантирует, что оно станет писать о компании вообще). Не стоит быть «мальчиком, который слишком часто кричит – волки!». Пресс-конференцию или брифинг следует проводить, только имея действительно что-то важное сообщить СМИ, ну, а решившись на этот шаг, необходимо должным образом подготовиться, чтобы не вышло «хотел как лучше – получилось как всегда».

Для того, чтобы провести эффективную пресс-конференцию или брифинг, не нужно быть семи пядей во лбу, иметь способность писать гениальные картины или здорово играть на гитаре, словом, не требуется обладать какими-либо исключительными качествами. Достаточно обычных организаторских способностей. Две составляющих успешного брифинга (пресс-конференции): человек, способный организовать других, и человек владеющий алгоритмом проведения подобных встреч (желательно, чтобы это был один и тот же человек). Алгоритм проведения пресс-конференций и брифингов давно разработан практиками PR, осталось только применить! В данной работе ему посвящена вся третья глава.

 

 

Список использованной литературы

 

1. Корконосенко С.Г. Основы журналистики: Учебник для ВУЗов.- М.: Аспект Пресс, 2002.- 287с.
2. Большая Советская Энциклопедия. Под ред. Прохорова А.М. – М., 1973. Т. 13.
3. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова Толковый словарь русского языка
4. http://al-dedov.narod.ru/journalists/ps3.htm
5. Варакута С.А. «Связи с общественностью: Учебное пособие» — М.: ИНФРА-М, 2009
6. Связи с общественностью: Теория и технологии: Учебник для студентов вузов / В.Ф.Кузнецов. – 2-е изд., доп. и перер. – М.: Аспект Пресс, 2007
7. И. Ш. Резепов, Психология рекламы и PR; Дашков и Ко, 2007 г.