Развитие рекламы в выставочной деятельности

    В качестве одного из приложений к плану действий прилагается подробный список вещей и предметов,  которые будут (должны будут)  взяты   на   выставку.   Наличие   данного   документа   резко упорядочивает хранение  и учет  вещей,   гарантирует   своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде  (еды,  листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

    Другим  важным  документом  является  анкета  для  учета  (опроса)     посетителей  стенда. Для накопления  достоверной статистической информации,   руководство компании должно   определить  перечень интересующих вопросов и порядок их следования. 

    Кроме вышеуказанных вспомогательных  документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично или direct  mail) и является  универсальным  методом  привлечения  возможных  клиентов.

    Обычно  к письму прилагается приглашение. Таким письмом  фирма-участник приглашает людей, занятых в данной области на выставочный  стенд  для  более детального  ознакомления  с  предлагаемым  ею  видом  продукции. Многие компьютерные и строительные фирмы используют в  своей  практике такой способ приглашения специалистов, известных лиц, бизнесменов.⁵

    За  определенный фиксированный срок, не позднее  чем  за  месяц  до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ‘ЗАЯВКА НА     УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ’. В ней указываются  все  реквизиты  фирмы  (адрес/телефон/факс, номер расчетного счета, и т.д) Суть заявки –предварительная регистрация  и   бронирование  выставочной  площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и  правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По  получении     заявки,  в  ответ  посылается  подтверждение  о  регистрации  фирмы  в каталоге  участников  и  выделении  требуемого  количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней.  Подтверждение гарантирует получение базового  набора  услуг.⁶

  Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает     необходимым  и  указывает   количество.  Так,  например,  наиболее распространенными дополнительными услугами  являются:  рабочее  место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и  фирменной рекламы, тиражирование  визиток,  проспектов,  услуги  переводчиков  и     вспомогательного  персонала.  Безусловно,  многие  фирмы  предпочитают     изготавливать  свои   экспозиционные   материалы   "на   стороне",  у     специализированных агенств и на выставку лишь привозить их. Это  резко повышает качество экспозиции, наглядно  показывает  профессионализм  и индивидуальный подход, но одновременно с этим и удорожает стоимость     стенда.

    Буквально на все существует своя плата.  С  одной стороны это удобно, так  как вы точно знаете сколько и  за что  вы платите, с другой, вы платите за  все,  и  это  увеличивает  стоимость участия. Обычной платой является: аренда (до 90%  от  общей  стоимости участия, цена на открытую/закрытую площадь различна);  регистрационные сборы за фирму или за  представителей  (если  выставка  проводиться  в другом   городе);   стоимость   публикации   в   каталоге;   стоимость монтажа/демонтажа стенда. С уплаченной  вами  суммы взимается НДС и спецналог.

    На  сегодняшний  день не  существует  законодательства  регламентирующего  тарифы  на те или  иные виды  услуг выставочного бизнеса. Они устанавливаются фирмой-организатором выставки  по  своему усмотрению  (могут сильно  колебаться  от  выставки  к выставке).  В качестве  базовых используется  информация  немецких  и американских компаний.⁷

    При составлении договора надо тщательно расписывать каждый пункт. Если вы  забыли  что-то указать, как минимум ваш стенд  не будет оборудован  согласно  вашим требованиям что может повредить имиджу фирмы,  а  как  максимум  фирма может вообще не попасть на выставку.

    Одной из важных проблем для  менеджера, ответственного за  готовность к  выставке  является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде.  Вам  нужно заранее указать  что, когда и куда вы собираетесь  ввозить. Для доставки всех  необходимых  выставочных  материалов,  оборудования  на   стенд,

составляется  письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины   и  разрешения на провоз/вывоз груза. Это  письмо должно быть  адресовано     фирме-организатору (на имя директора)  и  содержать  подробный  список     ввозимых предметов. В интересах фирмы-участника позаботиться  об  этой     мелочи, иначе в один прекрасный (и скорее всего  очень  ответственный)     момент ,вы можете обнаружить что ваши машины не пускают на  территорию     выставки или количество  вывозимых  вещей  немного  меньше  ввозимого. Если  у  вас  сейчас  нет  собственных  подходящих  транспортных  средств - договор  с  транспортной  компанией  -  временный  выход  из  положения. Но часто эта мелочь совершенно не принимается во внимание и  о ней вспоминают в последний момент.

    Уточните  заранее, в течение какого срока  до и после  выставки  вам  можно  ввозить/вывозить груз. Это позволит вам избежать недоразумений и  гарантирует четкий график действий.

    Другая  сторона вопроса - монтаж и расположение экспонатов на стенде.  Заранее    продумайте  экспозицию,  исходя  из  размеров  стенда.  Правильно   ли     освещены фризы и плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды? Надежно ли    закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и цветовая гамма в целом?

    Существует  несколько   базовых   конструкций   стендов   (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные  конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена. И конечно размер  экспозиции.  Компания  со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько больший стенд чем требуется, однако для остальных фирм стоит подумать,  нужно ли им это. Заказанный стенд может просто оказаться "слишком большим"  и экспозиция закроет собой  пространство.

    Для  оформления  стенда  рекомендуется  воспользоваться   услугами профессионального  оформителя или дизайнера для  создания  неповторимой,    единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль,  имидж  фирмы,    являющейся символом уверенности,  солидности,  качества,  спокойствия.

    Карта  выставки необходима для  оценки  положения  стенда фирмы относительно  входа/выхода,   основных проходов, стендов  конкурентов. Являясь  наглядным  примером  стенда  на бумаге,   позволяет    оценить   будущую экспозицию и представить местоположение экспонатов. 

1.5. Проведение выставки

    Некоторые  организаторы  выставок распространяют  специальные  закрытые   (конфиденциальные)  анкеты  исключительно  для  экспонентов.  Этот   шаг   служит учету мнения  фирм-участников   "из   первых    рук",    показывает    степень  их  заинтересованности в продолжении выставочной  активности,  анализирует  спектр услуг и возможные пути его расширения. Поскольку многие фирмы  представляют  различные  регионы,  заполнение   такого   рода   анкеты

помогает  установить дополнительную связь связь  между ними и добиться    прогресса в достижении общих  целей  на  рынке. ⁸

    На  период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд  должен  функционировать бесперебойно  и  вероятность упустить потенциального    партнера  в  потоке  посетителей  из-за  отсутствия  (перегруженности,     невнимательности)  стендиста  велика.  Обратите  особое  внимание   на     одежду. Разные фирмы используют разную стратегию чтобы оставить о себе     хорошее впечатление. Это может  быть  абсолютно  одинаковая  для  всех    фирменная  униформа  с  символикой,  кепочки,   значки,   ручки.   Или    контрастная одежда. Решите заранее, что еще интересует вас на выставке?    Необходимо ли  выделить  людей  для  посещения  семинаров  или  просто    соседних стендов для сбора информации. 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2.Выставочная деятельность в Дагестане 

2.1. Выставочно-ярмарочная деятельность Республики Дагестан  

      В результате государственной поддержки, выставочно-ярмарочная деятельность в  Республике Дагестан превратилась в  заметный сегмент рынка. Проводится активная целенаправленная работа по созданию выставочной индустрии, тесно связанной со всеми отраслями народного хозяйства, что позволило упорядочить выставочную деятельность и консолидировать усилия органов исполнительной власти, общественных организаций, хозяйствующих субъектов на создание инвестиционно - привлекательного имиджа Республики Дагестан.

    Ежегодно  в Дагестан приезжают более двухсот  участников и гостей выставок и ярмарок  из регионов России и зарубежных стран. Тематика проводимых в республике выставочных  мероприятий в целом отражает структуру экономики республики и интересы потребительского рынка. 

    Основными задачами являются:

    - организация выставок-ярмарок, оказание маркетинговых услуг;

    - обеспечение взаимодействия и  координация работ республиканских  органов управления в области  выставочно-ярмарочной деятельности;

    - содействие развитию республиканской  и межрегиональной производственно-сбытовой кооперации;

    - организация выставочно-ярмарочных  мероприятий;

    - оказание помощи предприятиям  и организациям в организации  сбыта продукции на ярмарках  и выставках;

    - организация рекламных мероприятий направленных на повышение имиджа и конкурентоспособности продукции участников выставок - ярмарок;

    - организация анализа покупательского  спроса и информирование о  его результатах заинтересованных  сторон: министерств, ведомств, предприятий и организаций;

    - проведение аналитических и экспертных  исследований товарного и фондового  рынков и рынка производителей;

    - информационное обслуживание на  основе установленного регламента  и заявок пользователей услуг. 

    2.2.Выставочно  – маркетинговый центр «Дагестан – Экспо» 

    На  территории Республики Дагестан организацией рекламы в выставочной деятельности в социально – культурном сервисе и туризме занимается выставочно – маркетинговый  центр «Дагестан -  Экспо».

      Как уже было сказано  выше за истекшие со дня создания 10 лет выставочно-маркетинговым центром «Дагестан-ЭКСПО» при Минэкономики РД, организованы десятки выставок-ярмарок в городе Махачкала и презентаций дагестанских товаропроизводителей на международных и межрегиональных выставках-ярмарках. Итогом проведенной работы явилось - заключение договоров и протоколов намерений на поставку продукции и услуг, реализация продукции и товаров на сотни млн. руб.⁹

      Данный  центр занимается организацией различных  выставок, таких как « Деловой  Дагестан», «Дагпродэкспо»,республиканская специализированная выставка «ГОСЗАКАЗ»,выставка «Дагтурэкспо»,выставка «Магия камня», и другие. И оказывает следующие услуги во время проведения выставки:

1.Аренда конференц-зала

2.Размещение баннера в зале

3.Размещение баннера на фасаде

4.Монтаж и демонтаж баннера

5.Индивидуальное  оформление стенда

6.Организация деловой программы

7.Встреча – проводы на вокзале, в аэропорту (транспорт, охрана)

8.Разгрузочно-погрузочные работы

9.Размещение цветной рекламы в каталоге 

РАЗМЕЩЕНИЕ ЛОГОТИПА ФИРМЫ-УЧАСТНИКА:

1.на рекламных щитах города Махачкалы;

2.на рекламных щитах, расположенных на въезде в Махачкалу;

3.на перетяжках по основным магистралям города Махачкалы;

4.на приглашениях на выставку. 

- видеореклама (дисплеи - большой экран)

- реклама на маршрутных такси

- распространение рекламной продукции через промоутера экспонента

на весь период работы выставки

- размещение стойки с рекламной продукцией на 1 день работы выставки

- другие виды рекламы (банеры, штендеры, стикеры и др.)¹⁰