Информационные технологии на транспорте

 

Таблица 1.8

Результаты анализа

Шифр функции	Функция управления	АТП
		ОМТС	ОЭ	ПТО	БУХГАЛ-ТЕРИЯ	СКЛАД
1	Прогнозирование и перспективное планирование		+
2	Текущее планирование	+	+	+		+
3	Регулирование		+		+
4	Учет, отчетность и анализ	+	+	+	+	+

 

Таблица 1.9

Количество документов по группам

Группы документов	Количество документов
Внутренние	20
В том числе передаваемые внешним организациям	4
Внешние	3
Итого	27

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1.10.

Количество документов по группам

Группы документов	Количество документов
Внутренние	16
Документы, передаваемые внешним организациям	5
Внешние	2
Итого	23

 

Таблица 1.11.

Группировка документов по их образованию

Кол-во разрабатываемых документов	Кол-во используемых документов
12	11

 

                                                                                                   

1.3. Определение информационной  нагрузки подразделений АТП

 

В соответствии с заданием рассчитать количество информационных единиц (товарно-транспортная документация  и т.п.) приходящихся на каждое подлежащее информационному обслуживанию структурное подразделение предприятия (рис. 1.2., табл. 1.4.).

Основой для расчета служит расчетное число, находящихся в обороте путевых листов. Оно определится оп формуле:

,                                         (1.1)

где Аi – количество автомобилей i-той категории, ед;

hi - коэффициент сменности для автомобилей i-той категории;

n – число категорий автотранспортной техники предприятия (табл. 1.2.).

.

Далее в соответствии с полученным значением определяется информационная нагрузка подразделения с учетом  табл. 1.3-1.4. По результатам расчета заполняется таблица (табл. 1.7).

                                                                                                                  Таблица 1.12

Суточный объем информационной деятельности структурных подразделений АТП

Наименование отдела, службы	Входной информ. поток	Выходной информ. поток	Обработка	Всего
1	2	3	4	5
ОМТС	598	897	1196	2691
Отдел эксплуатации	5980	8970	1196	16146
ПТО	1196	1794	598	3588
Бухгалтерия	3588	1196	1196	5980
Склад	1794	1794	1495	5083

 

В соответствии с общим объемом информационной нагрузки каждого подразделения (графа 5 табл. 1.6) и данными табл. 1.4. определим среднюю интенсивность потока информации.

Таблица 1.13

Информационный поток для отделов

Наименование отдела	Входной информационный поток	Выходной информационный поток	Обработка	Всего
ОМТС	1,24	1,86	2,49	5,59
ОЭ	4,15	6,22	0,83	11,21
ПТО	2,49	3,7	1,24	7,47
Бухгалтерия	7,47	2,49	2,49	12,4
Склад	3,7	3,7	3,11	10,51

 

 

С учетом информационного потока определяется потребное количество работников по категории учета, в соответствии со своим вариантом:

, 

где Nр – количество работников данной категории учета, чел;

l - интенсивность информации, поступающей для обработки, ед/мин.

                                                                                                                   Таблица 1.14

Интенсивность информационного потока и потребное количество работников структурных подразделений АТП

Наименование отдела, службы	Информационный поток, ед.	Интенсивность потока, ед/мин	Потребное количество работников
1	2	3	4
ОМТС	2691	5,59	10
Отдел эксплуатации	16146	11,21	10
ПТО	3588	7,47	10
Бухгалтерия	5980	12,4	10
Склад	5083	10,51	10

 

1.4. Обоснование  уровня автоматизации подразделений

     Выбор необходимого уровня автоматизации  отдела и службы зависит от  интенсивности потока информации  и соотношения входного и выходного  информационных потоков и определяется  в соответствии с табл. 1.9.

Таблица 1.15

Объем и структура информационных потоков и уровень автоматизации

Наименование отдела, службы	Интенсивность входного потока	Интенсивность выходного потока	Интенсивность обработки информации	Число ПК	Принтер
1	2	3	4	5	6
ОМТС	1,24	1,86	2,49	1	-
Отдел эксплуатации	4,15	6,22	0,83	1	1
ПТО	2,49	3,7	1,24	1	-
Бухгалтерия	7,47	2,49	2,49	1	-
Склад	3,7	3,7	3,11	1	-

Итог:  Предприятию требуется 5 персональных компьютеров и 1 принтер.

 

 

2. РАЗРАБОТКА ЭЛЕКТРОННОЙ  ФОРМЫ ДОКУМЕНТА   

      Карточка учета расхода ГСМ автомобилем – документ, необходимость ведения которого распространяется на каждое транспортное средство, механизм, машину. Основанием для отображения информации в карточке являются записи в путевых листах, после их сверки с ведомостями учета выдачи талонов или же их возврата.

       Карточку заполняет уполномоченный работник предприятия, отвечающий за учет топливно-энергетических ресурсов. В документе необходимо отобразить нормативные расходы моторного топлива, а так же расходы, произведенные по факту. По итогу работником выводится результат, исходя из имеющихся данных. В случае, если был выявлен значительный перерасход топлива или же его экономия в недопустимых размерах, следует оперативно довести это до сведения руководителя предприятия с целью принятия срочный мер, направленных на выявление причин сложившейся ситуации, а так же на их устранение.

        Карточки учета расхода ГСМ автомобилем за отчетный месяц в обязательном порядке хранятся в специально отведенной папке, соблюдая при этом номера транспортных средств, механизмов и машин. По истечению отчетного месяца карточки перекладываются в иные папки, предназначенные для хранения карточек на конкретное транспортное средство, механизм или машину. На основании карточек учета, на предприятии ведутся лицевые карточки водителей, а так же иных работников предприятия, связанных с транспортными средствами и ГСМ непосредственно.

 

 

 

 

 

 

 

 

3. РЕШЕНИЕ ОДНОЙ ИЗ ЗАДАЧ ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ В АТП

 

   Задача ( Табл.1.6): Организация учета расхода автомобильного топлива.

     Решение этой задачи можно представить в виде алгоритма:

1. Перед выездом автомобиля, ответственным лицом проводятся контрольные замеры количества топлива в баке автомобиля, а также снимаются показания одометра.
2. В течение периода, определенного в приказе, в установленном законодательством порядке заполняются путевые листы.
3. Вводятся данные с путевого листа: пробег автомобиля до выезда с базы, пробег после прибытия на базу, расход топлива до выезда и после въезда;
4. Рассчитываем общий пробег автомобиля: к старому пробегу прибавляем пробег после приезда и вычитаем пробег перед выездом;
5. Рассчитываем общий нормативный расход топлива: к предыдущему прибавляем норму расхода топлива умноженную на километраж;
6. Рассчитываем общий фактический расход топлива: к предыдущему прибавляем расход топлива после прибытия на базу и вычитаем расход перед выездом;
7. Вывожу данные: номер колонны, фактический расход топлива, нормативный расход топлива, общий пробег автомобиля;
8. Ввожу условие: нормативный расход топлива должен быть больше фактического. Если нет – выводим в отдельный список, если да – берем следующий путевой лист;
9. Берем следующий путевой лист;
10. Ввожу условие: номер путевого листа должен быть меньше максимального значения количества путевых листов. Если нет, то конец .

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

       В ходе курсовой работы я проанализировала качественный и количественный состав системы документооборота на АТП;  определила информационную нагрузку каждого подразделения АТП. Самым загруженным подразделением оказался отдел эксплуатации (16146 ед. информационного потока).