Концепция управления поставщиками

– простой поставщик;

– квалифицированный поставщик;

– наиболее предпочтительный поставщик;

– стратегический поставщик.

В рамках концепции управления поставщиками особое внимание следует  уделять стратегическим поставщикам, с которыми необходимо создавать  долговременные деловые отношения.

Концепция управления поставщиками, учитывающая специфику предприятия, имеет много преимуществ:

– улучшается согласование отдельных задач по управлению поставщиками;

– ярче проявляются все  зависимости и места стыковок;

– предоставляется помощь при овладении комплексностью задач  по управлению поставщиками;

– упрощается процесс общения  менеджеров по управлению поставщиками на всех уровнях предприятия.

На этапах разработки продукта производитель и поставщик должны совместными усилиями закладывать  базу для создания инновационного и  пользующегося спросом продукта или проекта. Создание тесного союза  поставщика и производителя позволит уже на последующем этапе производства совместными усилиями постоянно улучшать процесс изготовления продукта.

Выбором поставщиков в ООО «Астомстрой» занимаются специалисты товарных отделов. В подавляющем большинстве случаев эта работа сводится к совершению повторных закупок без изменения условий. Однако проводится и мониторинг деятельности других производителей/посредников (или анализ поступающих от них предложений). Если условия поставок или качество продукции не удовлетворяют требованиям предприятия (а также, если поступили более выгодные предложения) проводятся дополнительные переговоры об исправлении сложившейся ситуации. Если достигнуть договорённости не удаётся, специалисты центров приступают к активным поискам альтернативных поставщиков. При этом основными критериями выбора являются (в порядке убывания):

-Качество  продукции – уделяться большое  внимание материалам соответствующего  качества;

-Цена - преимущество  имеют поставщики с меньшей  ценой (абсолютной либо с учётом  скидок);

-Условия поставки  – желательна поставка по ж/д,  максимальная манёвренность;

-Условия оплаты - в большинстве случаев установлена  100% предоплата, реже (и более выгодно  для ООО "Астомстрой") — оплата по факту поставки в течение 10 банковских дней.

Зачастую  поставщики сами стремятся установить контакт с предприятием, направляя  в его адрес коммерческие предложения  и прайс-листы. Иногда поставщики сами посещают предприятие, излагая свои предложения, или контактируют со специалистами  центров по средствам телефонной связи, при этом непосредственно  заказы чаще всего не составляются (проводятся только предварительные  переговоры). В дальнейшем полученные предложения анализируются, согласовываются  со всеми заинтересованными службами  и принимается решение о возможном  сотрудничестве с данным поставщиком. В дальнейшем проходит процедура  оформления договоров и специальных  документов. Преимущество в этом чаще всего остаётся за центрами (имеют  типовые договора), однако возможны и уступки в виде выработки  компромиссных вариантов.

 Процесс  заключения договора состоит  из трех этапов:

-направление  одной из сторон предложения  о заключении договора (оферты);

-рассмотрение  другой стороной оферты и согласие  заключить договор (акцепт);

- получение  акцепта стороной, направившей оферту.

Договор заключается  предприятием в письменной форме. Несоблюдение письменной формы влечет за собой  недействительность данного внешнеторгового  договора. ОАО  заключаются договоры купли-продажи, поставки, комиссии.

К договору прилагаются: счет-фактура, приложение к договору, спецификация, дополнительное соглашение.

В структуру  договора входят следующие разделы: предмет договора, условия поставки и расчетов за товар, срок действия договора, гарантия качества, рассмотрение споров, ответственность сторон, форс-мажорные обстоятельства, прочие условия, а также  юридические адреса и реквизиты  сторон.

   Договор  купли-продажи.

-Предмет договора: Продавец обязуется передать  в собственность Покупателя товар  в установленном настоящим договором  количестве и качестве, а Покупатель  принять и оплатить товар в  порядке, установленном настоящим  договором. Стороны согласовывают  между собой наименование, количество  товара, цену с НДС за тонну,  общую сумму контракта. Продавец  гарантирует качество товара.

-Условия поставки  и расчетов за товар.

Здесь указывается  вид поставки, сроки поставки, форма  оплаты.

 Оплата  осуществляется на расчетный  счет Продавца. Расчет за товар  производится в течение 10 банковских  дней с момента получения товара.

Стороны согласовывают  между собой выгодные для себя условия поставки.

-  Срок  действия договора, рассмотрение  споров.

-   Ответственность  сторон:

В случае нарушении  сроков поставки товара или отказа от его поставки Продавец уплачивает Покупателю неустойку в размере 0,1% стоимости недопоставленного (непоставленного) товара за каждый день просрочки

-Форс-мажорные  обстоятельства, в котором оговариваются  все вопросы, связанные с непредвиденными  обстоятельствами, где одна из  сторон не могла предвидеть  или предотвратить. В случае  возникновения непредвиденных обстоятельств  одна из сторон в течении  5 дней должна быть уведомлена. В таком случае договоренность  о сроках продлевается на длительность  такого события.

-Юридические  адреса и реквизиты сторон.

Совокупность  этих разделов и составляет содержание договора.

Заказ на материалы  составляется в развитие договора либо по форме присланной поставщиком, либо в произвольной (с указанием основных реквизитов). При закупке материалов, поставляемые партии сопровождают следующие  документы: сертификаты качества, происхождения  и соответствия, фитосанитарные сертификаты, счёт-фактуры, накладные и т.п. Завоз  материалов осуществляется в основном по ж/д и автотранспортом. Его  организует поставщик. Сроки и порядок  предоставления заявок регулируется договором  поставки (заложенным в нём графиком); в ряде случаев возможна также  внеплановая поставка за счёт покупателя.

После оплаты высланного счёта поставщик обязан подтвердить факт оплаты и в течение  установленного договором срока  известить товарный центр о готовности товара к отгрузке. Последовательность дальнейших действий зависит от указанных  в договоре условий поставки. Наиболее часто применяются:

-Франко-вагон  станция отправления/DAF станция отправления:  продавец берёт на себя расходы  по доставке материалов на  станцию отправления и погрузке  в вагон. Далее по договору  транспортной экспедиции (перевозки)  транспортная организация осуществляет  доставку до станции Колодищи, на ветку ООО «АСТОМСТРОЙ». Впоследствии тепловоз отгоняет вагоны на разгрузочную площадку предприятия (на его территории).

-Если объём  поставляемой продукции меньше  вагонной нормы и отсутствуют  попутные грузополучатели, при  невозможности или экономической  нецелесообразности перевозки ж/д  транспортом  товарный отдел  организует самовывоз собственным  транспортом  ООО «АСТОМСТРОЙ».

Что касается товарной структуры ООО "Астомстрой", то наибольшую долю занимает строительные материалы – 55,09% или 18,4 тыс. руб. Удельный вес бетона – 44,91% или 15 тыс. руб. Исходя из этого видно, что структура реализации ООО "Астомстрой" в целом не стабильна.

Если в 2009 году одни товары реализовывались, то в 2010 году они либо не поставлялись, либо поставлялись в меньшем объеме.

 

 

 

Таблица  8. Товарная структура закупок ООО "Астомстрой" за    

    2009-2010 годы, тыс. дол.

Наименование  продукции	2009		2010		Отклонение		Темпы роста
	сумма	уд.вес	сумма	уд.вес	сумма	уд.вес	134,40
1.Полистирол	27,9	37,0	37,5	31,30	+9,6	-5,7	226,26
2.Санитарно-техническое оборудование	9,9	13,13	22,4	18,69	+12,5	+5,56	539,64
3.Трубы	11,1	14,72	59,9	50	+48,8	+35,28
4.Ванны чугунные	25,3	33,55
5.Амиачная селитра	1,2	0,03
Всего	75,4		119,8		+44,4		158,89

 

  Анализ  товарной структуры свидетельствует  как о росте закупок из России  в целом в 1,6 раз, так и  по отдельным товарным группам.  Так закупка труб увеличился  за год в 5,4 раза, санитарно-техническое  оборудование – в 2,3 раза, полистирола  – в 1,3 раза. Наибольший удельный  вес в структуре закупок занимал  в 2009 году полистирол, но в 2010 году его доля снизилась за  год на 5,7% с 37% до 31, 3%.  На первом  месте по доле в структуре  закупок ООО "Астомстрой" в 2010 году стали занимать трубы – 50% (их доля увеличилась по сравнению с 2009 годом на 35,28%). Если в 2009 году на втором месте по удельному весу находились ванны чугунные – 33,55%, то в 2010 году они перестали закупаться. За год возросла доля санитарно-технического оборудования с 13,13% до 18,69%, т.е. на 5,56%. Незначительный вес в 2009 году занимала аммиачная селитра – 0,03%, а в 2010 году она перестала закупаться.

Некритических материалов оказалось  достаточно много наименований. Частота  поставок была разной: и однократная, и регулярная, и периодическая. На них приходилось порядка 40% операций по оформлению и приемке заказов. Поэтому приняты были следующие  требования к поставщикам:

• удобство работы с ним: минимальное плечо поставки (от момента заказа до прихода товара), обязательная доставка силами поставщика по согласованному графику, удобная комплектация, при многократных поставках в месяц оформление единым счетом и пакетом документов и др.
• стандартное качество и низкие цены
• целесообразное сотрудничество по договорным обязательствам.

При этом оптимальным количеством  поставщиков по одному виду товара выбрали 2 поставщиков с разделением объема закупок между ними 50:50. Для подстраховки менеджер по закупкам должен будет периодически проводить мониторинг рынка и иметь еще 2 страховочных поставщиков на случай необходимости «перехвата» товара.

В кризисной ситуации некритические  материалы становятся первым претендентом на снижение затрат по ним. Необходим анализ номенклатуры, чтобы определить, от каких товаров можно отказаться, а какие можно заменить более дешевыми аналогами, по каким товарам можно снизить требование по качеству.

Основные материалы —  наиболее затратная часть. Частота  поставок, в большинстве случаев, регулярная. Любая задержка в поставке материалов или некачественная комплектация может обернуться остановкой производства. Для компенсации этого приходится держать очень большие страховочные запасы, что серьезно увеличивает  затраты. Материалы со скрытыми дефектами, попадая в производство, приводят к дефектам готовой продукции  и рекламациям клиентов. Поэтому  были приняты следующие требования к поставщикам основных материалов:

Надежное снабжение: строгое  соблюдение оговоренных сроков, точность комплектации, резервирование материалов на складе поставщика, доставка силами поставщика

Стабильное качество продукции, кроме того, поставщик берет на себя функции проверки качества выпускаемой  продукции и гарантирует проверку качества

Обязательная отсрочка платежа или прием товара на реализацию.

При этом определили, что  количество поставщиков по одному виду продукции будет также 2 (в некоторых  случаях 3) с распределением объема закупок между ними 70:30, т.е. один основной поставщик, другой запасной. Здесь мониторинг рынка должен проводиться  постоянно, но основной акцент делается на развитии партнерских отношений  с выбранными поставщиками. И поэтому  крайне важно серьезно отнестись  к оценке поставщика при его выборе. Замена поставщика может обойтись компании очень дорого.

Проблемных материалов оказалось  не так много. Но риски и затраты  по ним были очень высокие. Среди  них оказались также и товары, которые приходилось закупать в  большом объеме в Китае из-за периодически возникающего дефицита на отечественном рынке, долго ждать поставки и долго хранить. На проблемные материалы приходилось 24% затрат и 18% времени простоя производства.

После анализа всех видов  проблем было решено, что поставщики проблемных материалов должны соответствовать следующим требованиям:

• Готовность проводить совместные программы по оптимизации поставок: менять нормы отгрузки, качество упаковки, частоту поставок, заботиться о повышении сохранности продукции, безопасности транспортировки, хранения, обработки.
• Совместное фокусирование на создании стоимости, в том числе способность и готовность поставщика взять часть процесса обработки на свое производство, а также проводить обучение рабочих и операторов грамотной работе с сырьем, оказывать технологическое консультирование и поддержку.

Близость поставщика. Для  удаленных поставщиков — наличие  каналов распределения или региональных складов, близких к производству; или предоставление такого срока  кредита возможно в несколько траншей, который будет погашаться, как минимум, в момент обработки закупленного сырья.

Почти по всем проблемным материалам решено было выбрать по одному поставщику, который проявлял ранее не только партнерские намерения, но и готовность к интеграции. Это — предпочтительный поставщик. Совместные программы требуют  много времени и сил обеих  сторон. И здесь не подходят оппортунистические отношения и давление на поставщика. На случай форс-мажорных обстоятельств  рынок регулярно должен просматриваться  на предмет наличия страховочного  поставщика для однократного приобретения разового объема.