Логистика, Логистическая система, закупочная логистика

До настоящего времени  не существует общепринятого расчетного метода, позволяющего с помощью формализованных  приемов вынести однозначное  суждение, следует ли данное комплектующее  изделие изготавливать самим  или его лучше купить. Решение  этого вопроса во многом носит  творческий, интуитивный характер, зависящий от того, кто принимает  решение. Но при этом следует руководствоваться  вполне определенными соображениями. Степень важности рассматриваемых  факторов и их ранжирование определяются самим лицом, принимающим такое  решение. Иными словами, принятие такого решения во многом должно носить экспертный характер [11, c.34].

Организация и управление закупочной деятельностью

На функции отдела закупок  в организационной структуре  компании оказывают влияние такие  факторы, как [8, c.72]:

-доля затрат на закупаемое  сырье и внешние услуги в  расходах (доходах) компании;

-сущность приобретаемой  продукции или услуг;

-ситуация на рынке  продукции и услуг, жизненно  необходимых для компании;

-наличие возможностей  для выполнения данной функции;

-задачи в области снабжения,  способствующие достижению организационных  целей.

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно  и децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо  больше преимуществ, поэтому почти  все компании, за исключением самых  мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При  осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах  всех отделов.

Преимущества централизованных закупок [6, c.18]:

-простота стандартизации  купленных материальных ресурсов  или готовой продукции;

-отсутствие административного  дублирования;

-возможность совместного  (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика  с целью получения скидок за  большой объем заказа;

-лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

-развитие профессиональных  навыков специалистов по закупкам  за счет специализации, профессионального  принятия решений и лучшего  использования времени. Вариант  структуры службы закупок предприятия,  предполагает сосредоточение всех  функций закупок предприятия  в одних руках, например, в дирекции  по материально-техническому снабжению.  Такая структура создает широкие  возможности логистической оптимизации  материального потока на стадии  закупок предметов труда.

Специалисты службы закупок  предприятия отвечают за закупку  продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения  предприятия, которым требуется  продукция.

Внутри самого отдела закупок  функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации. В  небольшой компании, где отдел  закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций  не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным  направлениям.

Организация процесса закупок  имеет определенные этапы [12, c.47]:

. Определение потребности  в материальных ресурсах.

. Определение нужных характеристик  и количества товаров и услуг.

. Анализ и определение  возможных источников снабжения.

. Определение цены и  условий закупок.

. Подготовка и размещение  заказа на закупку.

. Контроль выполнения  заказа и/или экспедирование.

. Получение и проверка  товаров.

. Обработка счета и  оплата.

. Учет поступлений материальных  ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности  компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую  информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения  избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары [21, c.33].

Кроме того, необходимо иметь  точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок  ведется, список (каталог) постоянно  закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе [17, c.48].

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок  и включает поиск источников снабжения  и оценку возможности своевременной  поставки и предоставления необходимых  услуг до и после продажи. Среди  основных сведений, которые могут  храниться как в электронном  виде, так и в книгах учета, в  отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются  заказы, товарная классификация закупленных  изделий, реестр поставщиков. Анализ и  выбор поставщика, являющиеся вопросами  субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют  простую форму оценки предложений  при их анализе, но универсальной  практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров [17, c.53].