Логистика запасов

В создании и поддержании  этой логистической системы можно выделить:

а) методологическую часть  работ (обоснование стратегии, выбор  методов определения параметров системы, соответствующего программного обеспечения и собственно расчеты);

б) организационную и  информационную часть (создание системы  слежения за состоянием запасов, передачи информации, организации заказов и пополнения ресурсов на складах).

Установление правильной величины заказа и размера партии продукции, необходимой для полного  использования производственных мощностей  фирмы, связано с определением минимальных общих затрат, вытекающих из совместного влияния четырех видов расходов: издержки хранения, расходы на пуско-наладочные работы, расходы на размещение заказов и потери, связанные с дефицитом. Разумеется, на  издержки   по  поддержанию  уровня  запасов оказывает сильное влияние и составление графика поставок.

Оптимизация закупок сырья приводит к минимизации  общих затрат.

Общие расходы представлены, как  расходы на закупку плюс расходы  на размещение заказа, плюс расходы  на содержание.

Оптимальное количество товара определяет такой размер заказа, при котором стоимость получения и хранения одной единицы товара является минимальной. Но это совсем не значит, что цена на единицу товара должна быть самой низкой. Необходимо рассчитать все связанные с заказом затраты для определения его оптимального размера.

 

 

III. Функции логистики запасов: учет запасов, планирование, финансовое обеспечение, контроль, оперативное регулирование и анализ.

Классификация и контроль запасов по методу ABC.

 

3.1. Функции логистики запасов.

 

Положительная роль запасов  заключается в обеспечении непрерывности  процесса производства и сбыта – являясь особым буфером, они сглаживают непредвиденные колебания спроса, сбои в поставках и производственном процессе, повышают надежность логистического управления.

Функции логистического управления запасами:

&- Оперативные функции логистического управления запасами связаны с непосредственным управлением движением материальных потоков в сфере снабжения, производства и распределения и включают в себя:

- управление движением  сырья и материалов;

- управление движением отдельных  частей;

- управление движением комплектующих;

-управление движением готовой продукции от поставщика к производственным предприятиям, складам или торговым хранилищам.

&- Функции логистической координации включают в себя:

- выявление и анализ потребности в материальных.

- анализ рынков поставок и сбыта товаров, прогнозирование поведения участников этих рынков.

- обработку данных, касающихся заказов и потребностей клиентов.

Все вышеперечисленные  функции координации невозможны без оптимизации величины материальных и товарных запасов, что, в свою очередь, подразумевает планирование их величины, анализ и оценку их фактического состояния, контроль.

Процесс управления товарными запасами заключается в их нормировании, оперативном контроле, текущем учете и регулировании.

Текущий учет и оперативный контроль за фактическим состоянием товарных запасов положено вести с применением действующих форм и методик учета и отчетности. Торговый отдел фирмы (предприятия) использует для этих целей карточки по количественно-суммовому учету, имеющиеся статистические бухгалтерские отчеты о товарных запасах и товарообороте.

На основании оперативного учета поступления и реализации запасов, их остатков, величины гарантийного запаса осуществляется расчет остатка запаса и оперативный контроль его на складе (при инвентаризации - фактический остаток). При этом фактические остатки товаров следует сопоставлять с необходимыми размерами товарных запасов и в случае выявления отклонений необходимо установить причины, которые эти отклонения вызвали.

На основании учетной  информации осуществляется оперативный анализ перемещения, размещения во времени и пространстве и поиска хранимых запасов на складах.

Основные задачи учета операций по заготовлению и приобретению материалов и расчетов с поставщиками: контроль за сохранностью материалов, соответствием складских запасов нормативам, за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; расчетов с поставщиками.

Для выполнения указанных  задач необходимо установить на предприятии четкую систему документации, проводить в установленном порядке инвентаризацию и выборочную проверку остатков материалов.

Учет операций по заготовлению и приобретению материалов и расчетов с поставщиками на предприятии имеет важное значение в повышении эффективности финансово-хозяйственнной деятельности.

При планировании товарных запасов устанавливаются два уровня наличия запасов на складе: предельный (минимальный) уровень, ниже которого запасы не опускаются, и максимальный уровень.

Планирование позволяет оптимально распорядиться ресурсами, получить у поставщиков максимально выгодные условия. Отсутствие планирования равнозначно управлению автомобилем с закрытым лобовым стеклом. Планирование может иметь несколько уровней:

∆ Стратегическое планирование. Долгосрочное определение целей, которых планируется достигнуть через год, 3, 5 лет. Определение путей достижения этих целей и задач, которые необходимо будет решить.

∆ Среднесрочное планирование. Планирование показателей, которых необходимо достигнуть через квартал, полгода, год. Определение способов решения задач, возникающих в процессе достижения стратегических целей.

∆ Оперативное планирование. Планирование деятельности компании на период, обычно от месяца до полугода.

Основной задачей руководства  и сотрудников служб снабжения, плановой и финансовой служб является эффективное управление движением материальных и финансовых ресурсов — управление процессами снабжения и сбыта, запасами и оборотными средствами, вложенными в эти запасы. Эти службы должны своевременно выявлять излишние запасы материальных ресурсов с целью определения возможности их реализации и предупреждать о появлении дефицита запасов.

Грамотное управление способствует увеличению оборачиваемости запасов, снижению уровня неликвидов, позволяет  освободить денежные средства.

Управление запасами — это планирование, осуществление закупок, учет запасов, управление группами запасов, обеспечение процесса управления запасами.

Финансирование  запасов зависит от выбранной хозяйствующим субъектом стратегии финансирования. При агрессивной политике все запасы финансируются за счет краткосрочных средств. Здесь высоки риски и влияние последних на финансовую устойчивость предприятия. К этим рискам могут добавляться риски появления устаревших, испорченных запасов. При консервативной политике (в зависимости от специфики предприятия), если запасы входят в состав постоянной части оборотных активов, они будут финансироваться за счет собственных и долгосрочных заемных средств. При умеренной политике часть запасов финансируется за счет собственных и долгосрочных заемных, а другая часть - за счет краткосрочных заемных средств.

Средства контроля за уровнем запасов, которые должно иметь предприятие, предназначены одновременно для двух целей: снизить затраты на хранение и управление запасами, а также уменьшить объем связанных (законсервированных) денежных средств. Имеется несколько типов затрат: финансирование запасов требует выплат процентов; требуются затраты на хранение, выраженные затратами на помещения (аренда) и людей (жалованье); много средств отвлекается на страхование; осуществляются общефирменные затраты (жалованье и обработка данных); есть риск, связанный с модными товарами, когда может быстро снизиться цена; существует вероятность повреждения и кражи запасов.

Предприятие должно оптимизировать уровень запасов, а также уровень  затрат на заказ и хранение запасов.

Эффективное управление запасами позволяет снизить продолжительность производственного цикла, уменьшить текущие затраты на их хранение, высвободить часть финансовых средств, реинвестируя их в другие активы. Обеспечение этой эффективности достигается за счет разработки и реализации специальной финансовой политики управления запасами. В процессе разработки политики управления запасами должны быть заранее предусмотрены меры по ускорению вовлечения в оборот сверхнормативных запасов.

Для обеспечения оперативного контроля и управления запасами внедряются автоматизированные системы управления предприятиями (стандартные или профильные), которые позволяют наладить учет движения материальных ресурсов (поступление, расход, ежесуточные остатки). Внедрение автоматизированных систем позволяет значительно сократить неэффективные трудовые затраты, прояснить и получить новую более объемную, многоплановую и качественную информацию для принятия управленческих решений, ускорить обработку этой информации (включая возможность построения торгово-сбытовых прогнозов), а также повысить уровень организации работы по управлению товарными ресурсами.

При оперативном контроле собирается ежедневная (недельная, декадная, месячная) информации о фактическом наличии запасов на складах предприятия и степени их соответствия установленным нормам.

Данная информация позволяет  решить следующий комплекс задач:

☼ выявить дефицитные позиции материальных ресурсов;

☼ выбрать позиции излишних запасов, которые можно реализовать;

☼ оценить обеспеченность запасами и их структуру;

☼ оценить сохранность запасов;

☼ проанализировать структуру оборотных средств на предприятии;

☼ определить, что и когда нужно заказать, в каком объеме, даты очередных заказов на поставку материальных ресурсов (т.е. сформировать план материально-технического снабжения на очередной месяц);

☼ определить потребность в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок материалов в плановом месяце и т.д.

Регулирования товарных запасов состоит в поддержании их на установленном уровне, а также в оперативном маневрировании ими. Регулирование предполагает принятие ответственными торговыми работниками разных решений коммерческого плана с целью урегулирования ситуации и нормализации уровня товарных запасов.

На предприятиях оптовой торговли в процессе управлении объемами и номенклатурой товарных запасов применяются автоматизированные системы по управлению товарными запасами.

Для розничных  магазинов необходимые размеры и номенклатуру товарных запасов следует устанавливать с учетом фактического объема дневной продажи товаров, расчета оптимальных размеров единоразовой поставки. Ответственные сотрудники должны следить за соответствием фактически имеющихся запасов товаров, минимально необходимым и обязаны принимать оперативные меры по быстрому завозу нужных товаров. Если фактические запасы товаров превышают необходимые размеры, то выявляются причины, которые вызвали это превышение:

- некоторое снижение  спроса покупателей под влиянием  тенденций моды;

- изменения цен в  сторону их увеличения;

- появления на рынке  новых, более интересных для покупателя товаров;

- ошибки и просчеты  при расчете потребности в  товарах;

- невысокое качество  товаров, представленных на витринах  и прилавках;

- несоблюдение или  срыв сроков поставки товаров.

Далее необходимо принять оперативные меры по ускорению продажи товаров покупателям (яркая реклама, распродажи в иных местах, акции и специальные цены), а также ограничить завоз этих. В отдельных случаях излишки товарных запасов могут быть возвращены оптовику, у которого они закупались (в зависимости от условий заключенного договора).

В процессе регулирования запасов важно установить момент или точку заказа и требуемое количество материалов.

Точка заказа - установленный максимальный уровень запаса, при снижении до которого подается заказ на поставку очередной партии материальных ценностей.

Размер заказа - то количество материалов, которое нужно заказать для пополнения их запаса. Если минимальный запас достигнут в момент получения новой партии, запас достигает максимального уровня.

Регулировать  размер заказа можно изменением объема партий, интервала между поставками или изменением объема и интервала поставки.

Две основные системы управления запасами:

1) система с фиксированным размером заказа;

2) система с фиксированной периодичностью заказа.

Основной  задачей анализа является проверка соответствия фактических товарных запасов установленным нормам и выяснение причин отклонений. Анализ проводится по данным оперативного учета, а также бухгалтерской и статистической отчетности. На основании данных, полученных в ходе анализа, принимаются меры для нормализации товарных запасов.

Анализ формирования и состояния запасов включает следующие основные факторы: