Оптимизация оганизационной структуры склада

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.1. Схема систем складирования8

 

При этом число элементов, составляющих основные подсистемы, может быть достаточно значительным, а сочетание их в различные комбинации еще более увеличивает многовариантность системы. Это означает, что альтернативный выбор всех конкурентоспособных вариантов должен осуществляться в определенной последовательности с учетом технико-экономической оценки каждого из них.

Выбор рациональной системы складирования должен осуществляться в следующем порядке: определяется место склада в логистической цепи и его функции; определяется общая направленность технической оснащенности складской системы (механизированная, автоматизированная, автоматическая); определяется задача, которой подчинена разработка системы складирования; выбираются элементы каждой складской подсистемы; создаются комбинации выбранных элементов всех подсистем; осуществляется предварительный выбор конкурентоспособных вариантов из всех технически возможных; проводится технико-экономическая оценка каждого конкурентоспособного варианта; осуществляется альтернативный выбор рационального варианта.

Выбор элементов складских подсистем ведется с помощью схем и диаграмм или с помощью разработанных программ на ЭВМ. Это обеспечивает методический подход с учетом всех возможных вариантов.

Логистический процесс на складе отличается сложностью и сопряжён с большими затратами труда и средств. Он требует полной согласованности функций снабжения запасами, переработки груза и выполнения заказов. Условно его можно разделить на три основных этапа:

1) операции, направленные на  обеспечение склада запасами товаров;

2) операции, связанные с переработкой груза и оформлением документации;

3) операции, направленные на реализацию товаров в соответствии с заказами потребителей. Схематично логистический процесс можно изобразить следующим образом (рис. 1.2).

Рис.1.2. Схема логистического процесса на складе9

К операциям, направленным на обеспечение склада запасами, следует отнести:

– снабжение склада запасами товаров – главная задача этой операции состоит в обеспечении склада товарами в соответствии с возможностью их эффективной переработки при условии полного удовлетворения заказов потребителей;

– учёт и контроль над поступлением запасов – позволяет обеспечить ритмичность поступления и переработки грузов, способствует максимальному использованию имеющегося объёма склада, созданию необходимых условий для хранения запасов и сокращению сроков их хранения.

Второй этап логистического процесса включает в себя операции, связанные с переработкой грузов и оформлением документации:

– разгрузка и приёмка поступивших грузов. Разгрузка поступивших грузов осуществляется на разгрузочных автомобильных или железнодорожных рампах и контейнерных площадках. Хорошее оснащение мест разгрузки и правильный выбор погрузочно-разгрузочных средств позволяет проводить разгрузку быстро и с минимальными затратами. При осуществлении операций приемки грузов необходимо следить за соблюдением поставщиками условий поставки заключенных договоров. Разгрузка и приемка поступивших грузов состоит из целого ряда мероприятий: разгрузка транспортных средств, проверка документального и фактического соответствия поступивших товаров условиям заключенных договоров, документальное оформление прибывших товаров, формирование складской грузовой единицы;

– внутрискладская транспортировка и перевалка грузов – обеспечивает перемещение груза между различными зонами склада: с разгрузочной рампы в зону приемки, оттуда в зону хранения, комплектации и на погрузочную рампу. Эта операция должна осуществляться с минимальной протяженностью во времени и пространства по сквозным (прямоточным) маршрутам. Число перегрузок с одного вида оборудования на другое должно быть минимальным;

– складирование и хранение товаров. Процесс складирования и хранения включает в себя следующие операции: закладка товаров на хранение, непосредственное хранение их и обеспечение надлежащих для этого условий, контроль за наличием и состоянием товарных запасов на складе. Основной принцип оптимального складирования – эффективное использование объема зоны хранения.

Третий этап логистического процесса на складе включает еще более широкий перечень различных операций, связанных с реализацией товаров в соответствии с заказами потребителей.

– Комплектация (комиссионирование) заказов. Этот процесс предполагает выполнение следующих важных мероприятий: получение заказов клиентов и оформление отборочного листа; отбор товара каждого наименования по заказу клиента и его комплектация; укладка отобранного товара в тару, на товароноситель; документальное оформление подготовленного заказа; формирование отдельных заказов в партию отправки; погрузка товаров в транспортное средство и оформление транспортных накладных;

– Транспортировка заказов потребителям – может осуществляться как складами, так и потребителями продукции. Наиболее распространенной и экономически оправданной является централизованная доставка товаров силами и средствами складов. В этом случае унитизация грузов и оптимальные маршруты доставки, используемые складом, значительно сокращают транспортные расходы и позволяют эффективно использовать транспортные средства. Поставки осуществляются мелкими и более частыми партиями, что приводит к снижению издержек по хранению страховых запасов у потребителя.

– Сбор и возврат порожней тары. Тара (поддоны, контейнеры, тара-оборудование) при внутригородских перевозках иногда бывает многооборотной и подлежит возврату отправителю.

– Контроль над выполнением заказов потребителей предполагает контроль над соблюдением договорных обязательств перед потребителями, за выполнением их заказов в полном объеме и в широком ассортименте. Этот контроль осуществляется с помощью книг учета заказов, а также путем сверки фактически отгруженного количества товаров с данными заключенных договоров.

– Оказание логистических услуг является важным фактором конкурентоспособности фирмы.10

Выделяют три основных вида логистического обслуживания: допродажное, продажное и послепродажное.

Допродажные услуги включают маркетинговые исследования рынка, различного рода информационные услуги, заключение договоров на поставку товаров и т. д.

Продажные услуги включают полную проверку качества поставляемых товаров, их сортировку, фасовку и упаковку, замену заказанного товара на другой, предпродажная настройка товаров сложной бытовой техники, транспортно-экспедиционные услуги и т. д.

К послепродажным услугам относятся: установка изделий, их гарантийное обслуживание, обеспечение запчастями, приемка и замена дефектной продукции.

– Информационное обслуживание склада. Логистический процесс на современных складах предполагает наличие систем, управляющих информационными потоками. Такие системы осуществляют управление приемкой и отправкой грузов: управление запасами на складе; обработку поступающей документации; подготовку сопроводительных документов при отправке товаров и т.д. В зависимости от технической оснащенности склада и от уровня организации программно-технических средств выделяют: обработку информации вручную; обработку информации в пакетном режиме, когда подготовка и ввод в ЭВМ данных о поступающих и отгруженных товарах производится периодически вручную или автоматически; обработку информации в режиме реального времени, когда информация вводится в ЭВМ автоматически одновременно с движением товаров, т. е. в момент их перехода через контрольные пункты. Системы управления информацией в пакетном режиме и в режиме реального времени не зависят от технических характеристик грузов и технологии их обработки на складе. Они могут применяться как на складах с ручным обслуживанием, так и на складах с высоким уровнем механизации.

 

1.3. Разработка и оптимизация организационной структуры

Организационная структура - это не только логически выстроенная схема соотношений исполнительских и управленческих звеньев с учетом их правовых и экономических отношений, форм разделения и кооперации труда. Это разработанная и продуманная система, которая обеспечивает наиболее максимальную эффективность деятельности компании, позволяет оптимальным образом достигать цели компании, которые изначально ставит её топ-менеджмент.

Когда возникает потребность у компании в организационных изменениях, совершенствовании организационной структуры?

- Новые стратегические направления.

- Слияния, поглощения, разделение.

- Быстрый рост.

- Изменение рыночной деятельности, условия внешней среды.

- Необходимость снижения издержек.

- Смена собственников.

- Отставание организационной структуры от фазы развития предприятия, кризис менеджмента.

- Несколько причин одновременно.

Проект по разработке оптимальной организационной структуры (оптимизации структуры) - это широкий и сложный подход к её формированию, где главным является – установление соответствия между возрастом и степенью зрелости организации, внешним окружением (от государства до контрагентов), используемой технической системой (базовой технологией) и текущей ресурсной ситуацией (персонал, финансы, информация и пр.). 

Реализация проекта по оптимизации организационной структуры позволяет собственникам и топ-менеджменту компании решить следующие ключевые задачи:

- Построить эффективную систему управления.

- Обеспечить распределение управленческих функций.

- Разграничить обязанности и ответственность между организационными единицами.

- Систематизировать документы, регламентирующие взаимодействие подразделений и сотрудников компании.

- Оптимизировать численность персонала.

Все проекты, связанные с организационным дизайном, начинаются со стандартной процедуры описания действующей организационной структуры и подготовки ее «новой» модели. В данном вопросе возможно использование двух подходов к выполнению работ: 

1. Первый подход - от идеала:

- Разработка нормативной (идеальной) структуры.

- Сопоставление действующей структуры с нормативной и фиксация расхождений.

- Разработка мероприятий по приближению действующей структуры к идеалу.

2. Второй подход - от проблем:

- Описание действующей структуры.

- Оценка структуры с выявлением недостатков (проблем).

- Разработка мероприятий по решению выявленных проблем.

Первый подход предполагает использование структуры, которую должна иметь организация в соответствии с требованиями классической теории и передового опыта, то есть научно обоснованной. Такая идеальная структура, естественно, должна подбираться сообразно отраслевому профилю компании, масштабам и условиям осуществления хозяйственной деятельности. Найти образец - сложная задача, но еще труднее - использовать. Ведь существует необходимость дополнительно учесть такие факторы деятельности рассматриваемой организации как многопрофильность, специализация или иная специфика бизнеса, технологическая специфика и уровень технической оснащенности.  

Второй подход предполагает на первом шаге описание действующей организационной структуры. Составить такое описание в общем виде труда не составит. Поскольку, как правило, в компании имеется достаточное количество регламентирующих документов: «положение об организационной структуре», «штатное расписание», «положения об отдела» и «должностные инструкции».

Однако даже в том случае, если все эти документы датированы сегодняшним числом; если штатное расписание не противоречит ни организационной схеме, ни инструкциям; если на схеме отражены подразделения всех иерархических уровней; если положения и инструкции разработаны для всех подразделений и должностей - даже при выполнении всех этих условий переходить к анализу, как правило, еще нельзя. Необходимо создать описание фактического, а не формального распределения функций на предприятии.

Если задаться вопросом изучения принципов построения оптимальной организационной структуры, то ознакомившись с большинством работ по данному вопросу, Вы, скорее всего, получите следующий набор советов: «Нет единого рецепта для всех. Есть невероятное количество вариантов, каждый из которых для чего-то подходит. Сначала определитесь с тем, что вы вообще хотите, а уже потом думайте, какая структура для вас будет лучшей. И скорее всего, вам потребуется разработать что-то свое».

Действительно, организационная структура является сугубо индивидуальным решением для каждой конкретной компании, поскольку она отражает ее стратегию, принципы организации деятельности, видение собственников по управлению бизнесом, функциональность деятельности внутри рабочего коллектива и иные аспекты жизнедеятельности компании. В выполнении работ, связанных с дизайном организационной структры, специалисты опираются на следующие базовые понятия:

- Организационная структура (англ. organizational structure) - совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач (Генри Минцберг, «Структура в кулаке»).

- Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде органиграммы (англ. organigram) - графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции). 

Опыт реализации проектов данного типа показывает, что решение вопросов организационного дизайна, не может осуществляется в отрыве от таких значимых элементов управления компанией как: стратегия, бизнес-процессы, мотивация персонала, а также управление маркетингом и продажами. По сути, органиграмма является структурной основой, отражающей взаимосвязанность всех элементов управления бизнесом.