Разработка системы управления запасами комплектующих изделий в организации

При системе с фиксированным интервалом между заказами предусматривают следующую последовательность операций подготовки заказа:

• устанавливают периодичность контроля запасов, ориентированную на график поставщика;
• рассчитывают величину требуемых запасов как сумму трех составляющих: запасов, продаваемых за период контроля; запасов, реализуемых за время ожидания поставки; страхового запаса;
• составляют и выполняют график проведения контроля уровня запасов;
• принимают решение о размере заказа;
• заказ высылается вдень, установленный графиком.

Особенностью описываемой  модели является то, что она допускает  возникновение дефицита.

Таблица 3

Расчет параметров системы.

№ п/п	Показатель	Порядок расчета
1.	Потребность, шт.	24500
2.	Интервал времени между заказами, дни	19
3.	Время поставки, дни	4
4.	Возможная задержка в поставках, дни	5

Продолжение таблицы 3

№ п/п	Показатель	Порядок расчета
5.	Ожидаемое дневное потребление, шт./день	24500 / 226 = 108
6.	Ожидаемое потребление за время  поставки, шт.	4 х 108 = 432
7.	Максимальное потребление за время  поставки, шт.	(4 + 5) х 108 = 972
8.	Гарантийный запас, шт.	972 – 432 = 540
9.	Максимальный желательный запас, шт.	540 + 19 х 108 = 2592
10.	Размер заказа, шт.	2592 – 972 + 432 = 2052

 

На практике по данной модели можно заказывать один из многих товаров, закупаемых у одного и того же поставщика, товары, на которые уровень спроса относительно постоянен, малоценные товары и т.д.

Порядок расчета параметров системы представлен в таблице 3.

 

 

Графическая модель системы управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами и ритмичным потреблением приведена на рис. 4.

Как видно на рис. 4, при  отсутствии сбоев в поставках  поступление заказа происходит в  момент, когда достигается гарантийный  уровень запасов. Рассчитанный по формуле размер заказа пополняет запас до максимально желательного уровня.

Предположим, теперь первая поставка задерживается на величину возможной задержки поставок 5 дней. В этом случае графическая модель будет иметь вид, приведенный на рис. 5.

 

 

Данные обстоятельства ведут к тому, что необходимо использовать гарантийный запас, что ведет  к необходимости в его пополнении. График показывает, что первый после  задержки поставок заказ не может  пополнить запас комплектующего до уровня максимального.

Чтобы пополнить запас  до максимально желательного уровня необходимо ввести в систему дополнительные условия выдачи заказа.

При наличии задержек в поставках, как следует из рис. 6, система с фиксированным интервалом времени между заказами всегда находится в дефицитном состоянии. При отсутствии сбоев в потреблении каждый вновь поступивший заказ пополняет запас до уровня ниже максимально желательного.

 

 

Для исправления ситуации необходимо пересмотреть интервал времени  между заказами и предложить наиболее рациональный.

2. Проектная  часть

2.1. Проектирование  алгоритма управления запасами

 

Оптимальный размер заказа по формуле Уилсона равен 2000 штук, максимальный желательный запас  равен 2540 штук. При использовании  запаса до уровня гарантийного запаса обнаружился недостаток в количестве 52 штук. Поэтому оптимальный размер заказа будет равен:

2000 + 52 = 2052 шт.

Запасы подпятника достигают  нулевого уровня за 24 дня, поэтому необходимо сократить время поставки до 19 дней, чтобы оставался гарантийный уровень запаса.

Сопоставление по комплектующему "подпятник" оптимального размера  заказа с принятой и желательной  партиями поставки, а также интервала  времени между заказами с принятым и желательным интервалом показано в таблице 4.

Таблица 4

Сопоставление по комплектующему "подпятник" оптимального размера заказа с принятой и желательной партиями поставки, а также интервала времени между заказами с принятым и желательным интервалом

Наименование	Цена, руб.	Интервал времени между  поставками, дни.		Время поставки, дни	Возможная задержка в  поставках, дни.	Размер заказа, шт.			Поставщик
		принятый	желательный			принятый	желательный	максимальный
Подпятник	50	24	19	4	5	2000	2052	2540	Уфа

 

При соблюдении предложенных условий система функционирует  эффективнее.

 

 

 

Если поставка производится с задержкой, то это приводит к использованию гарантийного запаса и возникает необходимость в его пополнении.

 

 

Для детали "подпятник" было предложено использование оптимального интервала времени между поставками равного 19 дней. При соблюдении этого условия система эффективнее функционирует.

 

 

Если поставка производится с однократной задержкой, то это  приводит к использованию гарантийного запаса и возникает необходимость  в его пополнении. Первый поступивший  и последующие заказы пополняют запас до максимального желательного уровня за период равный 61 день (с наличием полного объема гарантийного запаса). При неоднократных задержках в поставках требуется ввести дополнительный заказ, который производится в первый день задержки, в таком случае  возврат системы в нормальное состояние (с наличием полного объема гарантийного запаса) происходит в течение 196 дней.

 

 

Для комплектующих "подпятник" была выбрана система управления запасами с фиксированным размером заказа, так как система с данными расчетными параметрами может функционировать без сбоев в поставках (с наличием гарантийного запаса). При наличии задержки в поставках система восстанавливается до максимального желательного уровня за 36 дней.

 

Рис. 12. Графическая  иллюстрация функционирования системы управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами для комплектующей детали "подпятник" при неоднократной задержке в поставках

 

При неоднократных задержках  система восстанавливается в  нормальное состояние (с наличием полного объема гарантийного запаса) за 43 дня, при улови, что будет подана дополнительная заявка на поставку в первый день задержки поставки.

 

2.2. Инструкция  по контролю за состоянием  логистической системы управления  запасами

 

Проведя предварительные  расчеты, перейдем к подготовке инструкции по контролю за состоянием запаса, которая представлена на рис. 13.

В силу неопределенности входных характеристик спроса и  предложения система может входить  в дефицитные состояния (уровень  запасов принимает отрицательные значения), в результате чего потребители вынуждены какое-то время ожидать поставки, а значит качество обслуживания снижается. С другой стороны избыточные запасы требуют дополнительных расходов на их содержание, что повышает стоимость товара и отрицательно сказывается на его конкурентоспособности.

Поэтому возникает необходимость  в обосновании рационального, а  если это возможно, и оптимального размера запаса. В современной  логистике существует ряд методов, позволяющих оптимизировать уровень  запасов на отдельных предприятиях.

 

Рис. 13. Инструкция по контролю за состоянием логистической  системы управления запасами

 

Оптимизация работы системы  управления запасами, чаще всего осуществляется путем оперативного изменения размера  страхового запаса. Размер страхового запаса рассчитывается, как правило, на среднесрочный период с последующей регулярной корректировкой. Однако слишком частое изменение параметров системы управления запасами затрудняет ритмичность работы логистической цепи и сделать ее «неустойчивой».

Одна из задач планирования систем управления запасами заключается в расчете среднего размера страхового запаса на кратко- и среднесрочный периоды, который осуществляется в несколько этапов:

1 этап – расчет  средних значений интенсивности  спроса и предложения.

2 этап – прогнозирование объемов спроса: выявление основной тенденции развития методом наименьших квадратов.

3 этап – планирование  объемов поставок и реализации, составление графиков поступления  товаров и их расходования.

4 этап – определение  надежности системы управления запасами, которое заключается в расчете вероятностей возникновения дефицита.

5 этап – построение  плана-графика пополнения и расходования  запасов в логистической цепи  и проверка надежности функционирования  такой системы.

6 этап – расчет  параметров и планирование функционирования систем управления запасами.

Финансовая служба предприятия  контролирует финансовые риски, связанные  с возможными убытками от образования  дефицита, а также предотвращает  злоупотребление со стороны службы закупок, связанное с необоснованными закупками сырья и материалов.

В системе контроля за состоянием запасов с фиксированным  размером заказа постоянная величина – это размер заказа на пополнение запаса. Интервалы времени, через  которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разными.

Стоит отметить, что рассмотренные  выше математические модели могут стать  полезными инструментами, помогающими  финансовому директору контролировать ситуацию, но эти модели не могут  быть полным отражением действительности. Кроме того, руководителям, принимающим решения, нужно не только знать указанные выше формулы, но и системно понимать процессы, которыми они управляют. Поэтому при осуществлении контроля за оборотными активами нужно учитывать и специфику компании, и ограничения, обусловленные реалиями российской экономики.

Работу финансового  директора по контролю запасов могут  усложнить следующие проблемы, о  которых финансовому директору  необходимо помнить и по возможности  устранять.

Одна из проблем, часто  встречающихся на предприятиях, – не качественно составленные справочники продукции: один и тот же вид запасов может храниться под разными наименованиями на разных складах. В результате возможны ситуации, когда отдел закупок приобретает материалы, которые уже имеются в наличии, тем самым завышая затраты на хранение и увеличивая отвлечение денежных ресурсов на финансирование оборотных средств. Необходимо отслеживать дубли и устранять их.

Также имеют место  быть проблемы, связанные с ошибками сотрудников. К примеру, поставка может быть задержана из-за того, что менеджер забыл отправить заявку и отправил ее несвоевременно, увеличив, таким образом, время исполнения заказа. Устранить эту проблему может система контроля.

Исходя из того, что  рассмотренная выше система с  фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа, а также возможное большое количество контролируемых номенклатурных позиций усложняет математические расчеты, понятно, что отсутствие информационной системы, обеспечивающей автоматический расчет показателей, значительно усложнит качественное выполнение задачи по управлению запасами и не позволит финансовому директору осуществлять оперативный контроль за величиной оборотных средств отвлеченных в запасах.

 

Заключение

 

Сложность управления материальными запасами обусловлена противоречием, которое состоит, с одной стороны, в необходимости создания запасов (возможные колебания объема производства, задержки в сроках поставки) и, с другой стороны, содержание запасов связано с расходами на хранение, а также невозможностью использования средств, вложенных в запасы. Эффективная система управления материальными запасами позволяет найти компромисс между выявленными противоречиями.