Основные регламентирующие документы современной пресс-службы

АГЕНТСТВО ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Пензенский Государственный Университет

 

 

 

 

 

Факультет заочного обучения

Кафедра «Коммуникационного менеджмента»

 

 

 

 

 

Контрольная работа

По дисциплине «Современные пресс-службы»

На тему: «Основные регламентирующие документы современной пресс-службы»

 

 

 

 

 

 

 

Автор: студент группы 09ЗИЖ61              (№ 09ЗИЖ6008)     Аникина Ю. А.

Дата…………….Подпись………………

Руководитель:                                                                               

Дата…………….Подпись………………    доцент к.и.н.          Питерова А. Ю.

 

 

 

 

 

 

Пенза 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

ЧАСТЬ I. Деятельность пресс-службы

ЧАСТЬ II. Документы, используемые пресс-службой

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современной России пресс-службы, в силу разных причин, все больше влияют на политические, экономические и социальные процессы, являясь механизмом и идеологической составляющей социальной коммуникации. Особенностью институциализации пресс-служб в России является их более раннее формирование в государственной сфере, в связи с чем в сфере деятельности экономических институтов становление структур связей (взаимодействия) с общественностью проходит в достаточно сильной конкурентной борьбе с системой менеджмента, утвердившегося в качестве идеологии управления гораздо раньше.

На современном этапе развития общества, в условиях перехода от практики стратегического планирования к созданию идеологии стратегического управления, на первый план выходит успешность взаимодействия с общественностью и социальными институтами. Эту роль все активнее берут на себя организационные структуры связей (взаимодействия) с общественностью. Выполнение в полной мере своих социальных задач дает возможность сформировать базу нематериальных активов компании, усиливающих её капитализацию при оценке акций на фондовом рынке – брэнд, основой которого выступают репутация, имидж, корпоративная культура, а также фирменный стиль.

Цель данной контрольной работы: рассмотреть деятельность современных пресс-служб, а также, выяснить, на какие документы опирается работа пресс-службы.

 

 

 

 

 

 

ЧАСТЬ I. Деятельность пресс-службы

 

Основные цели, задачи, функции и направления деятельности пресс-служб в системе PR-подразделения, связаны с формированием информационной и коммуникационной политики, созданием единого информационного пространства организаций, тактической и стратегической работой с целевыми аудиториями, антикризисным менеджментом, что обеспечивает эффективное взаимодействие власти с гражданами, предприятия с персоналом, клиентами, органами власти и контролирующими организациями, населением, конкурентами и другими целевыми аудиториями.

Таким образом, отдел пресс-службы занимается: подготовкой текстовых материалов для публикации в СМИ; планированием и проведением пресс-конференций, пресс-туров и других мероприятий для прессы; взаимодействует с топ-менеджментом организации; подготовкой аналитических записок и обзоров СМИ; разработкой выступлений руководителей организации в средствах массовой информации; организацией и проведением мониторинга средств массовой информации; анализом текстов с точки зрения решаемых организацией задач; планированием и организацией PR-кампании.

Профессиональная деятельность в ПР проходит в определенных организационных формах, имеющих свою структуру, набор работающих специалистов, специфические цели и задачи, материально-техническое оснащение, финансовое сопровождение. PR-подразделение может быть организовано как PR-отдел, информационный центр, пресс-центр, департамент по связям с общественностью, пресс-служба, отдел по медиа-маркетингу, управление по связям с общественностью, включаться в группу маркетинга и рекламы; может иметь различную структуру – от одного работающего специалиста до нескольких структурных подразделений.

Согласно мнению А.Н. Чумикова и М.П. Бочарова, авторов книги «Связи с общественностью: теория и практика», спектр видов деятельности, осуществляемых PR-отделом довольно широк [6]. В него входят: работа по связям с государственными учреждениями и общественными организациями; управление корпоративным имиджем; создание благоприятного образа личности; построение благоприятных отношений со СМИ; закрепление кадров, создание хороших отношений с персоналом; общественная экспертиза; взаимоотношения с инвесторами; отношения с потребителями товаров и услуг; проведение мобилизационных и презентационных мероприятий; управление кризисными ситуациями; управление процессом адекватного восприятия аудиторией сообщений.

Структура и масштаб PR-подразделения зависит от многих факторов: размер организации; отрасль, в которой она действует (темпы развития, уровень конкуренции); количество средств, которые она готова потратить на проведение ПР; цели и задачи компании; уровень развития общества, его ценности и приоритеты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЧАСТЬ II. Документы, используемые пресс-службой

 

Организационная структура PR-подразделения, его функции, цели задачи, права и обязанности сотрудников, степень ответственности, вертикальные связи, формирование бюджета фиксируются в «Положении» о PR-подразделении. Единого универсального Положения не существует в силу разноформатности PR-структур, обусловленных вышеперечисленными факторами. Но можно выделить некоторые разделы Положения как уставного документа, являющиеся необходимыми.

1. Общие положения: на основе  каких документов создается и функционирует структура, чем руководствуется (законы, указы, приказы).

2 Цели, задачи, принципы функционирования PR-структуры в связи с деятельностью  конкретной организации, в рамках  которой она создается и спецификой PR-деятельности как направления менеджмента организации. Перечень функциональных обязанностей PR-подразделёний, связанных с выполнением возложенных на них задач, не всегда одинаков в разных компаниях. Однако существует определенный набор стандартных функций, без которых не может обойтись ни один PR-отдел.

2.1 Определение общей PR-политики. PR-отдел  разрабатывает и предлагает руководству  ключевую концепцию политики  корпорации в сфере связей  с общественностью, высказывает  свое мнение при выработке  решений по общим вопросам, помогает корпорации находить и занимать определенную PR-позицию в той или иной ситуации. Такого рода рекомендации PR-отдел дает главным образом высшему руководству корпорации, но в некоторых случаях и руководству отдельных подразделений.

2.2 Подготовка заявлений корпорации. Подготовка руководителями корпорации речей и заявлений связана не только с высказыванием их личных мнений. При подготовке этих заявлений PR-специалисты сами часто активно участвуют как в их разработке, так и в оглашении политики компании.

2.3 Паблисити для корпорации  в целом. PR-отдел разрабатывает  и публикует в средствах информации  сведения о деятельности компании, отвечает на вопросы журналистов, готовит и размещает рекламные  материалы о корпорации в целом (институциональная реклама) и ее отдельных подразделениях.

2.4 Паблисити продукции корпорации. PR-отдел с помощью проблемных  статей, использования каналов новостей  распространяет сведения о достоинствах  новых товаров, планирует и проводит  кампании по продвижению их  на рынке.

2.5 Связи с государственными органами. PR-отдел поддерживает постоянные связи с государственными учреждениямиразличных уровней; готовит доклады о тенденциях государственной политики, которые могут оказать влияние на работу компании; вырабатывает в случае необходимости рекомендации относительно ответной линии поведения компании; оказывает помощь в подготовке показаний руководства компании следственным органам или депутатским комиссиям; непосредственно участвует в разработке программ, направленных на продвижение точки зрения компании в законодательных или исполнительных органах власти (лоббирование).

2.6 Связи с местным населением. PR-отдел обеспечивает контакты  с общественностью предприятия; проводит или координирует акции  корпорации, направленные на поддержание  добрых отношений с местными  жителями, включая соблюдение норм защиты окружающей среды, осуществление политики равных возможностей найма на работу в компании, участие в программах городского развития, доведение до сведения общественности проблем и нужд компании и т.д.

2.7 Связи с клиентами. Данная сфера коммуникаций компании с акционерами и инвесторами в самом широком смысле этого слова призвана содействовать с помощью информации о компании и достигнутых ею финансовых успехах ее позитивному восприятию инвесторами. PR-отдел принимает участие в подготовке годовых отчетов, планирует и проводит собрания акционеров компании, встречи с ними по вопросам надежности их акций.

2.8 Институциональная реклама. PR-специалисты  разрабатывают программы, направленные  на завоевание расположения ключевых  групп общественности. Для этого готовится специальная литература, осуществляется реклама компании как социального института, организовываются специальные события.

2.9 Донорская деятельность корпорации. PR-сотрудники разрабатывают политику  пожертвований, рассматривают обращения к компании за спонсорской поддержкой. Они руководят именным фондом компании (если таковой существует), определяют претендентов на поощрения и награды за счет средств этого фонда.

2.10 Печатные органы для персонала  компании. PR-отдел занимается подготовкой и изданием специальных журналов для сотрудников, выпускает газеты, пресс-бюллетени, доводит до сведения персонала компании письменные приказы и распоряжения руководства и т.д.

2.11 Прием гостей. Сотрудники PR-отдела  организовывают и проводят экскурсии по предприятиям компании, готовят торжественные мероприятия и праздники для персонала и гостей компании.

2.12 Координация и интегрирование  всех направлений PR-работы компании  в целом и ее отдельных подразделений.

2.13 Организация и выполнение  учебных и специальных образовательных программ.

3 Должностные обязанности, права  полномочия руководителя PR-подразделения, квалификационные требования, предъявляемые  к кандидату на замещение данной  должности.

4 Должностные обязанности, права  полномочия специалистов PR-подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к кандидатам на замещение данной должности. (Пункты 3 и 4 фиксируются в более подробном виде в Должностных инструкциях для специалистов).

5 Порядок подчиненности PR-подразделения.

5.1 Порядок взаимодействия PR-подразделения с другими структурными подразделениями организации.

5.2 Порядок взаимодействия PR-подразделения  с внешними структурами (СМИ, государственными, общественными, коммерческими).

5.3 Порядок предоставления информации PR-подразделением руководству и внешним структурам. (В ряде случаев, если деятельность организации может иметь широкий общественный резонанс и высокую социальную значимость предусматривается пункт об аккредитации журналистов).

5.4 Порядок предоставления информации и других видов помощи PR-подразделению со стороны внешних и внутренних структур.

6 Формирование бюджета PR-подразделения. Имеются существенные различия  в случае PR-подразделения как  структурного элемента организации, которое работает на бюджетной  основе, имеет штатное расписание, постоянный мотивационный механизм, фиксированную плату, не имеющего потребности в получении прибыли и коммерческого PR-агентства, живущего за счет доходов. Для коммерческого PR-агентства следует вырабртать систему оплаты за выполненные работы с учетом ряда факторов: затраченное время, профессиональный уровень специалистов (квалификацию), сложность и масштаб задания, степень предполагаемой ответственности, объем и характер рассматриваемой и подготавливаемой документации. Можно определить оплату поэтапно: на проведение исследований, разработку и согласование концепции, на реализацию программы, административные издержки. Рабочие расходы и издержки должны покрывать такие статьи как печать, фотография, видеосъемка, работа машин и механизмов, транспорт, почтовая рассылка, командировки, индивидуальное консультирование и т.д. Может быть включен пункт порядка оплаты труда (почасовая, поденная, еженедельная, квартальная и т.д.). Впрочем, подробное соглашение об оплате предоставляемых услуг закрепляется в отдельном документе.

Работа пресс-службы осуществляется на основе документов, которые разработаны и утверждены руководством организации. Однако сами эти документы и деятельность пресс-службы в целом не могут противоречить общероссийским законам.

Нормативные акты, составляющие правовую основу деятельности пресс-службы:

• Конституция РФ

• Закон РФ «О средствах массовой информации» от 27.12.1991 № 2124-1 (действующая редакция)

• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006  №149-ФЗ.

• Указ президента РФ «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» от 31.12.1993 года (в ред. Указов Президента РФ от 17.01.1997 № 13, от 01.09.2000 № 1606)