Деловое письмо

Письмо составляется в ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным. В письмах ответах используется принцип языкового параллелизма – в тексте письма ответа желательно использовать те же обороты и лексику, как и в письме просьбе. Ошибки переносить не следует. Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает. При отказах принято повторять просьбу в тексте письма

В ответ на ваше обращение с

Рассмотрев вашу просьбу о

Например,

Глубокоуважаемая г-жа Ясакова!

В соответствии с Вашей просьбой высылаю 3 экземпляра каталога продукции нашего завода. Буду рад, если это послужит дальнейшему укреплению взаимовыгодных контактов между нашими предприятиями

Приложение. Каталог продукции завода (раздел «Малая механизация» 3 экз.

С неизменным уважением

Подпись

По форме отправления деловые письма могут быть:

1. Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.
2. Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.
3. Факсовые – отправленные по факсу.

Электронные письма (сетикет)

Правила составления электронных писем во многом повторяют «бумажные». Например, самое распространенное вежливое обращение к адресату - «Уважаемый господин (госпожа) N». Посылать письма с приветствием типа «Добрый день» не имеет смысла, поскольку трудно рассчитывать на то, что адресат прочтет послание немедленно или именно днем. Правда, некоторые используют формулу «Доброго времени суток», однако вряд ли ее можно применять в официальной переписке. И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной.

Оформление электронного письма

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле (по возможности электронные деловые  письма надо отправлять на  фирменных бланках-шаблонах, содержащих  логотип организации, ее адрес  и телефоны)

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения. Если  вы пересылаете документы в  виде вложенных файлов, не стоит  оставлять 

пустое место в «теле» письма. Любые высылающиеся по электронной почте файлы необходимо сопровождать приветствием и комментарием.

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием  контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

При оформлении электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнено поле:

«Тема» («Subject»).

Обязательно заполните поле »Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru. Специалисты рекомендуют более осмысленно подходить к выбору своего «ника». В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать.

Размер электронного письма

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Ответ на электронное сообщение

При ответе на письмо в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме.

Если это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Смайлики ( Smileys )

В деловых письмах не принято использовать смайлики. В противном случае, вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

§4. Деловой этикет в переписке

Деловой этикет— это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.

Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д.

В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы».

Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам невозможно  дать ответ в установленный срок, нужно сообщить адресату об этом, а также о том, когда будет  дан окончательный ответ.

Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, напоминание формулируется в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2004 № 25/42 истекает ...» В ответ на жесткое письмо-претензию также нужно придерживаться этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза...».

При подготовке ответного письма нужно обращать  внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечает на его имя.

Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением ...»; в отдельных случаях— «Ваш...», «Искренне Ваш...».

Особенности Сетикета при отправке и получение электронных писем

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам» .

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Если вы не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.  В деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные, чтобы не испортить деловую репутацию.

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции.

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

- Ошибки, связанные с неправильным  порядком слов в предложении.

- Нарушение специфики употребления  деепричастных оборотов. 
Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

- Ошибки, возникающие в результате  незнания структуры сложного  предложения. Нередко составители  деловых писем неоправданно усложняют  текст. Хотя специфика делового  письма требует пристального  внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все  детали уместны в тексте. 
Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки.

- Ошибки при употреблении полной  и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

- Неправильное использование слов  и терминов.

- Неуместное или неоправданное  использование иностранных слов. 
Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

- Тавтология. Смысловые повторы, возникающие  в тех случаях, когда в предложении  соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают  фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе  внимание.

- Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов- синонимов  нередко происходят от того, что  многозначное слово может быть  синонимично другому только в  одном из своих значений.

Стилистические помехи.

- Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте  в письме того, что вы не  сказали бы устно». Однако в  нашей современной официальной  переписке сплошь и рядом встречаются  примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

 

 

Приложение

Письмо-запрос

Письмо-запрос — это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

443022, ПО  «Экран»                                                АО «Кольмекс»

Самара, пр. Кирова, 24

03.03.97. № 50-279/561

 

О запросе предложения

 на запасные  части

 

Просим Вас выслать в наш адрес предложение в 3-х экземплярах на поставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.

В предложении просим указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах.