Документационное обеспечение управления

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем справил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

• констатирующей (или преамбулы) и
• распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая  часть обычно начинается словами «В целях», «В связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может  отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании .

Констатирующая  часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная  часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части  на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Текст любого организационно-распорядительного  документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения: положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический  характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)». При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Если приложением  к распорядительному документу  является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем  пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников  ЗАО «Связьинвестом»», «О реализации концепции совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок  должен занимать не более пяти строк  общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный  интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы  и заканчиваться без использования  точки.    Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование  проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование  проекта документа подразумевает:

• внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
• внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье.

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными  сторонами возлагается на руководителей  подразделений, которые выносят  проект.

На предприятии  должен быть разработан перечень видов  и подвидов¹¹  документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов¹² .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются  в нижней части оборотной стороны  последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

По усмотрению организации допускается полистное  визирование проекта документа  или возможность оформления виз  документа на отдельном листе  согласования. При этом форма листа  согласования не регламентируется ни ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных организациях лист согласования может иметь различную форму.

При передаче на согласование проекта распорядительного  документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников  предприятия. Ведь проект документа  на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным  лицам или передавать через службу документационного обеспечения  управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное  время, так как сначала надо отнести  проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь  или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и  передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая  процедура должна продолжаться до тех  пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных  предприятиях согласование одного проекта  документа может длиться несколько  дней.

Согласование  проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие  маршруты согласования:

• последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
• параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
• параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать  согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

• 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;
• 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;
• 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
• 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководитель юридической службы;
• 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование  с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд  преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной системе оповещения.
5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время  оно применяется на небольшом  количестве предприятий. И причина  этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в  том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня  практика показывает, что в большинстве  организаций и предприятий основными  пользователями систем автоматизации  являются секретари и ответственные  за делопроизводство, в чью компетенцию  не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих  не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения  одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время  согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание  приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись  руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне  последнего листа проекта, а на отдельном  листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный  документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

• записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
• записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
• внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).