Документационное обеспечение управления

В том случае, когда при  формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа  и другие дополнительные данные, регистрационный  порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает  место хранения документа, т.е. подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер. Например, если письмо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий номер 155/01-17, это означает, что в день поступления это был 155-й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 01-17 «Переписка с подведомственными организациями по вопросу…».

На ответном документе  вторая часть регистрационного номера должна соответствовать второй части  регистрационного номера документа-запроса. Так, если входящее служебное письмо имеет регистрационный номер 155/01-17, то ответное служебное письмо может  иметь другой порядковый номер, но индекс дела будет тот же - 238/01-17. Это означает, что поступивший документ-запрос и копия отправленного документа-ответа будут подшиты в одно дело, имеющее индекс дела по номенклатуре дел 01-17. На такие документы нет необходимости заполнять отдельную регистрационную форму, так как все сведения могут быть зафиксированы в регистрационной форме на документ-запрос.

Иногда к цифровым номерам  добавляют буквенные. Наиболее рационально  применение буквенных обозначений  при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации  которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии  исполнителя.

Регистрационный индекс совместного  документа, т.е. документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.

Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.

При регистрации документов в организации должна быть разработана  единая система индексов структурных  подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени  и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части индексов, последовательность их расположения должны быть постоянными.

Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации  и создания единой информационно-поисковой  системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходимо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации  по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах. Это  следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; заголовок документа или его  краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа  в дело. Правила заполнения указанных  реквизитов должны быть приведены в  инструкции по делопроизводству организации.

Как уже отмечалось, существует несколько форм регистрации.

Журнальная форма регистрации  не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы  по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, например такие, как документы об образовании, пропуска, трудовые книжки.

Регистрация документов с  помощью регистрационно-контрольных  карточек (РКК) позволяет выполнить  все цели регистрации при ее рациональной организации. РКК, как правило, изготавливаются  из плотной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные отличия  для регистрируемых групп документов в виде цветовых полос по краю РКК или по диагонали. Полностью цветные РКК используют редко. РКК заполняются машинописным способом в нужном количестве экземпляров (под копирку), чтобы обеспечить однократность регистрации, формирование регистрационных, справочных и контрольно-сроковых карточек. Для ведения регистрации документов с помощью таких РКК и регистрационных картотек необходимо иметь нужное количество РКК, картотечное оборудование (простые картотеки, механизированные и др.), разработать единую схему их построения, применяемую в службе ДОУ и других структурных подразделениях организации.

Наиболее рационально  применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится  экранная форма карточки и ввод данных о регистрации в автоматизированную информационно-поисковую систему осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку, построенную по хронологическому признаку. Таким образом, при осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система (ИПС), которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Регистрация документов - один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические  операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и  функции организации, распределение  обязанностей исполнителей, систему  делопроизводства, хорошо владеть организационной  и вычислительной техникой, уметь  пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации. Основой для построения ИПС является классификация документов и документной информации и разработанные  на ее базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистрационные показатели в формационно-поисковую систему, чаще всего разрабатываются и применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значение этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование.

К ним относятся следующие  классификаторы.

1. Классификатор видов документов, который отображает виды документов, используемых в организации, как создаваемых, так и получаемых. Этот классификатор используется при заполнении такого реквизита РКК, как «наименование документа». Наименования видов документов должны соответствовать терминологии, применяемой в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), в ГСДОУ, и отраслевым нормативно-методическими документам. На основе данного классификатора в организации разрабатываются различные перечни: «Перечень документов с указанием сроков исполнения»; «Перечень документов, не подлежащих регистрации»; «Табель документов организации и ее структурных подразделений»; «Перечень дел с указанием сроков хранения»; и др.

2. Классификатор корреспондентов включает в себя перечень названий организаций, учреждений, предприятий и других постоянных корреспондентов (фирм, физических лиц), с которыми организация связана по роду своей деятельности. Этот классификатор базируется на применении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО). С помощью классификатора корреспондентов заполняется реквизит РКК «Автор (корреспондент)».

3. Классификатор вопросов деятельности  организации включает в себя перечень вопросов деятельности организации с соотнесением их к уровню компетенции, т.е. фиксирует также распределение обязанностей, принятых в организации. С помощью данного классификатора заполняется реквизит РКК «Заголовок документа или краткое содержание». Этот классификатор используется также на участке предварительного рассмотрения документов при определении маршрута движения документа.

4. Классификатор структурных подразделений  организации разрабатывается на основе организационных документов: устава (положения) организации, утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях. Часто в отрасли может быть документ, определяющий типовую структуру для группы однородных организаций (школ, вузов, управлений социальной защиты, центров социальной помощи). В классификаторе структурных подразделений первой всегда указывается служба документационного обеспечения управления, а затем приводятся структурные подразделения в том порядке, в котором они приведены в утвержденной структуре. Индексы структурных подразделений используются при присвоении документу регистрационного номера и заполнении таких показателей РКК, как «Номер и дата документа» (для внутренних и исходящих документов), «Номер и дата поступления документа» (для входящих документов). Этот классификатор используется и при составлении номенклатуры дел организации, любых перечней документов с указанием сроков хранения.

Классификатор структурных  подразделений используется для  заполнения такого реквизита РКК, как «Резолюция».

5. Классификатор исполнителей. Как правило, в такой классификатор включаются фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, которые перечисляются в той же последовательности, что и в классификаторе структурных подразделений.

Контроль  исполнения документов

Одной из важнейших функций  управления является контроль исполнения документов и принятых решений. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы  организации.

Действенный контроль способствует своевременному и качественному  исполнению документов, получению аналитической  информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как  правило, ведется на нескольких уровнях:

• контроль своевременности исполнения поручений и документов;
• контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
• контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
• контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
• контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
• контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Многоуровневый контроль на практике выражается в том, что  разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности  исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба документационного обеспечения  управления, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры  текста осуществляют сотрудники, ответственных  за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих  полномочий.

Контроль же по существу содержания входит в должностные  обязанности не только руководителей  всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального подразделения.

В процессе контроля исполнения документов основными задачами являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;
• обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства  организации контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы документационного  обеспечения управления. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых  контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят на себя руководителем, удостоверяющим документ. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективности.

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной  информации привели на практике к  еще одной классификации, согласно которой все документы могут  быть разделены на документы, контроль исполнения которых необязателен, и  документы, подлежащие контролю исполнения.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной  форме и утверждается руководителем  по представлению службы документационного  обеспечения управления с участием юридической службы организации.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с  документами директивных и вышестоящих  органов и распорядительных документов самого учреждения включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие  конкретные сроки исполнения.

Информация о результатах  контроля исполнения должна поступать  тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Для подавляющего большинства  документов, циркулирующих в различных  системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения, которые отмечаются на верхнем поле контрольно-регистрационной карточки.