Документация банка, документооборот, внутрибанковский контроль

Тема 1.3. Документация банка, документооборот, внутрибанковский контроль.

 

Вопросы 1. Понятие документооборота и внутрибанковского контроля.

                  2. Виды банковских документов  и порядок их хранения.

                  3. Оформление расчетно-денежных документов и организация их           хранения.

 

Вопр. 1. Понятие документооборота и внутрибанковского контроля.

 

Организация рабочего дня учетно-операциооных работников устанавливается с таким  расчетом, чтобы обеспечить своевременное  оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение поступающих их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

В учреждениях банка устанавливаются  следующие требования к организации  документооборота:

– приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение первой половины рабочего дня. Данные документы по истечении операционного дня проводятся по счетам клиентов следующим рабочим днем.

- оплата всех документов, включая  по отчислению в бюджет и  выплате заработной платы, с  расчетного счета и текущего  счета производится за счет  средств на этих счетах с  соблюдением календарной очередности  поступления расчетных документов (наступления сроков платежей).

- передача информации с документов  на ВИ производится равномерно  в течение всего операционного  дня и должна завершиться за 2-3 до окончания рабочего дня.

При оформлении банковских операций должен обеспечиваться надлежащий контроль за законностью их выполнения и сохранностью государственных средств и ценностей.

ОИ обязан проверить, исходя из содержания документов, не имеются ли нарушений  установленных правил расчетов, правильно  ли в соответствии с ними оформлен документ и завершить выполнение операции своей подписью.

Подлежат дополнительному контролю, ОИ, оформляющий своей подписью документы  по безналичному перечислению средств  с одного счета на другой, передает оба экземпляра документов контролеру.

Контролер проверяет  правильность оформления операции, убеждается в полном соответствии между собой первого и второго экземпляров документа, подписывает первый, отправляет на обработку по отражению операций по дебету, второй – ответственному исполнителю, ведущему кредитуемый лицевой счет.

Результат должен оформляться  справками.

Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением  недостатков, выявленных данными проверками, и в необходимых случаях провести повторную проверку.

 

Вопр. 2. Виды банковских документов и порядок их хранения.

 

Банковская документация представляет собой совокупность документов, являющихся письменным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете.

 

К банковской документации относят следующие виды документов:

1. Документы директивного характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры и т.д.). Они предназначены для руководителей и работников банка, которые должны принять их к исполнению.
2. Кредитно-плановые документы. К ним относятся кредитно-расчетные документы, ходатайства клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога, страхования и т.д.
3. Оперативно-расчетные документы.  На основании этих документов работники учетно-операционного отдела совершают денежно-расчетные операции. К такого рода документам относятся, например, платежные поручения, авизо, мемориальные ордера и т.п.
4. Кассовые документы, т.е. документы, связанные с приемом и выдачей наличных денег.
5. Документы по внутрибанковским операциям (ведомости АО зарплате, авансовые отчеты, счета-фактуры).

Наиболее распространенный вид банковских документов – денежно-расчетные документы. Денежно-расчетные документы поступают в банки от предприятий и учреждений, других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Все денежно-расчетные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

Кассовые документы  делятся на приходные и расходные. К приходным кассовым документам относятся объявление на взнос наличных, приходно-кассовые ордера, квитанции о приеме денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходно-кассовые ордера

Мемориальные  документы – это документы  по безналичным расчетам, которые делятся на внутрибанковские-мемориальные ордера, мемориальные внебалансовые ордера и документы, которые оформляет клиент: платежное поручение, требование, аккредитив и т.д.

Документы составляются на стандартных бланках установленной  форме. В настоящее время, основная масса документов оформляются на ЭВМ

Все документы имеют  следующие реквизиты: название документа, № и наименование плательщика, его  ИНН, расчетный счет плательщика, реквизиты  банка-плательщика, наименование получателя, его ИНН, реквизиты получателя и банка-получателя, назначение платеже, сумма платежа (цифрами и прописью). Документ должен быть подписан и на нем должен быть оттиск печати.

Расчетные документы  от клиентов принимают бухгалтерские  работники, которые их проверяют  и оформляют, т.е. ставят дату, подпись и штамп.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

Вопр. 3. Оформление расчетно-денежных документов и организация  их хранения

 

Все  расчетно-денежные документы имеют стандартные бланки и должны четко отражать сущность операции с указанием суммы платежа.

Каждый должен иметь  подписи уполномоченных лиц клиента  и оттиск его печати. Документы  печатаются электронно, количество экземпляров  – по требованию банка, но не менее  двух. Они могут передаваться в банк по электроной почте по системе клиент – банк либо непосредственно клиентом. В документах по операциям с наличностью могут быть дополнительные подписи. В документах не допускаются исправления. Данные в них называются реквизитами: номер, дата, наименование документа, сумма прописью, способ платежа, по дебету указываются счета плательщика, по кредиту аналогичные реквизиты получателя, корреспондентский счет банка – плательщика, БИК банка – плательщика, подписи, оттиск печати.

Первый экземпляр (оригинал) остается в банке, подшиваются в документы дня банка и на основании его совершается операция, по которой проводится учет по лицевым счетам.

Второй экземпляр (копия) с отметкой работника банка возвращается клиенту в подтверждение о  принятом документе.

 

Порядок хранения документов.

 

Бухгалтеские (мемориальные) документы по безналичному расчету  подшиваются каждый день в порядке  возрастания номеров дебетованных балансовых счетов.

Внебалансовые счета  брошюруются вместе с мемориальными  документами и помещаются после них. Документы длительного хранения подшиваются в отдельные папки.

К ним относятся следующие  документы:

- по вкладам физических  лиц;

- кассовые;

- по ссудам индивидуальных  заемщиков;

- по внутрибанковским  операциям;

- по операциям с драгаценными металлами и инностранной валютой.

Документы хранятся в  незгораемых шкафах в кладовой, в  железных шкафах, ящиках в операционном зале, многоие документы хранятся в копьютере и выводятся на бумажный носитель в случае необходимости (при составлении отчета).

Отчетные балансы за месяц сдаются в постоянный архив, после сдачи отчетных балансов в  ЦБ РФ:

- от 3 до 5 лет;

- от 5 до 15 лет;

- бесрочно.

 

Раздел 2. Учет кассовых операций

 

В.1. Организация  кассовой работы в банке

 

Регулирование и организация кассовых операций в банках  возложена на Банк России – ст.4  Федерального закона от 2002 г. «О Центральном банке РФ».  Порядок организации работы кассовых подразделений банков установлен в положении ЦБ РФ  №318-П от 24.04.08г. «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты БР в кредитных организациях на территории РФ». Особенности учета кассовых операций кредитных организаций изложены в Положении ЦБ РФ №302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях» от 2008г.

Кассовая работа в  банке организуется таким образом, чтобы обеспечить своевременное  обслуживание клиентов, обеспечение  сохранности денежных средств и  соблюдение кассовой дисциплины.

Для проведения кассовых операций в банках создается кассовый аппарат, который осуществляет прием и выдачу наличных денег, пересчет инкассаторской выручки и другие кассовые операции. В состав кассового аппарата входят: заведующий кассой и кассиры- операционисты. Кассу банка называют операционной кассой. Операционной кассе кредитной организации устанавливается сумма  минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня, т.е. фактический остаток денег в кассе не должен быть ниже установленного. При определении суммы минимального остатка кредитная организация устанавливает самостоятельно исходя из среднедневных оборотов наличных денег . Операционная касса может включать в себя следующие виды касс:

1.Приходная касса

2.Расходная касса

3.Приходно-расходная

4.Вечерняя

5.Касса размена денег

6.Касса пересчета наличных денег

7.Валютно-обменная касса

8.Банкоматы.

Структура кассы (виды касс) зависит от вида и объема услуг, оказываемых банком, количества операций и клиентов.

Работа кассового отдела организуется в специально оборудованных и изолированных помещениях в кабинах операционных касс.

В кабинах касс должны быть оснащены стол, с запирающимися  ящиками, а также сейфами и  металлическими столами для хранения в течении рабочего дня.

Рабочее место кассира  должно быть оборудовано счетно-денежной и счетно-суммирующими машинами, детектор денежных знаков и прессами для вязки денег.

Каждый кассир снабжен  именным штампом. Двери в кассу  должны быть заперты с внутренней стороны в течении всего рабочего дня. Вход в кассу, кроме кассовых работников, разрешается только руководителю, главному бухгалтеру, а также их заместителям.

Для хранения налично-денежного  оборота кассы и других ценностей  кассы банка, в банке имеется  хранилище, в котором должны быть металлические шкафы, стеллажи, в  которых хранятся ценности и деньги. Шкафы должны запираться.

Материально ответственными лицами за сохранность денег и  ценностей являются руководитель банка  и заведующий кассой.

Денежное хранилище (кладовая) открывается и закрывается на 2-3 ключа и опечатывается подписями трех должностных лиц:  заведующий кассой, руководителя и главного бухгалтера. Вход в хранилище разрешается только должностными лицами, ответственными за сохранность денег.

По окончании рабочего дня хранилище опечатывается  и сдается под охрану.

Кредитные организации составляют отчет об оборотах наличных денег  по кассе, который представляется в учреждения Ц Б России  за пять дней (по форме 202 по основным символам  кассового плана по приходу и расходу кассы) и за месяц по всем символам кассового плана. Символы кассового плана это условное обозначение цифрами:  источники поступления наличности и выдача наличности из кассы банка на определенные цели предприятиям и организациям.

Для учета денежных средств  предусмотрен счет первого порядка  № 202 «Наличная валюта и платежные документы».

К счету № 202 открыты  счета второго порядка:

№ 20202 «Касса кредитных  организаций»

№ 20203 «Чеки (в том числе  дорожные чеки), номинальная стоимость  которых указана в иностранной  валюте»

№2 0206 «Касса обменных пунктов»

№20207 «Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций»

№ 2008 «Денежные средства в банкоматах»

№  20209 «Денежные средства в пути»

№ 20210 «Чеки в иностранной  валюте в пути»

Все перечисленные счета  активные, сальдо дебетовое означает сумму имеющихся (оставшихся) на счетах на конец отчетного периода денежных средств и платежных документов; оборот по дебету – их поступление; по кредиту – списание денежных средств и платежных документов.

 

В. 2. Порядок  приема денежной наличности от организаций,  учет операций.

 

Прием денежной наличности от организаций в приходную  кассу кредитной организации  производится по объявлениям на взнос  наличными, представляющим собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции. Организации могут вносить наличные деньги только на свой банковский счет. Объявление на взнос наличными должно быть заполнено с сохранением всех реквизитов бланка.