Документирование деятельности акционерных обществ

     2.3. Документирование распорядительной  деятельности акционерного общества

 

     К распорядительным документам акционерного общества, издаваемым генеральным директором относятся приказы. Приказ – это распоряжение руководителя организации, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы могут издаваться устно и письменно.

     Характеризуя  данный вид служебных документов, относящихся большей частью к внутренней служебной переписке, можно выделить среди них: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу, приказы по отпускам и командировкам.

     Приказ  по личному составу издается для регламентации повседневной деятельности АО, в том числе прием на работу и увольнение, перемещение сотрудников по службе, убытие сотрудников в длительные отпуска, на учёбу и т.п.

     Приказы по основной деятельности издаются за подписью генерального директора Общества ежедневно или с меньшей периодичностью, по мере накопления сведений и разного рода распоряжений, которые необходимо "отдавать" именно приказом по организации.

     Разновидностью  приказа по основной деятельности является ежегодный приказ, который служит для общей регламентации работы АО в течении года. В соответствии с содержанием таких приказов генеральный директор определяет (уточняет) распорядок дня, регламент рабочих служб, объявляет состав постоянно действующих комиссий, порядок организации охраны, пропускного режима и т.д. Годовой приказ дополняется большим количеством приложений к нему и издаётся в начале текущего года.

     К этой же группе приказов относятся  и специальные приказы, которые  издаются для регламентации деятельности организации по тем или иным направлениям. Наиболее часто в таких приказах отражаются вопросы финансово-экономической деятельности акционерного общества.

     К информационно-справочным документам относятся, прежде всего, входящая документация, исходящая документация, и конечно  же внутренняя переписка.

     Входящая  документация и исходящая документация составляют основу деловой переписке  в деятельности АО. Вся документация составляется в соответствии с необходимыми реквизитами.

     Входящая  документация подвергается следующему виду обработки:

     1. Поступление документации в АО;

     2. Сортировка писем (с отметкой "конфиденциально" и "лично  в руки");

     3. Регистрация (проставление штампа) простых писем, отправка личных  писем в руки»

     4. Регистрация документации в журнале;

     5. Рассмотрение писем генеральным  директором;

     6. Проставление резолюции в журнале;

     7. Направление документов на исполнение  согласно резолюции.

     Исходящая документация:

     1. Составление проекта документа;

     2. Корректировка документа;

     3. Визы согласования документа;

     4. Подписание документа генеральным  директором;

     5. Регистрация документа;

     6. Подшив второго экземпляра (копии)  в дело

     К внутренней переписке относятся докладные и пояснительные записки, которые создаются работниками акционерного общества с целью посвящения генерального директора в производственные вопросы, а также в случае необходимости в личные. Внутренняя переписка может подвергаться регистрации. Генеральный директор вправе давать положительные ответы и результаты на внутренние письма, а также отклонять их.

     2.4. Документирование трудовых отношений в акционерном обществе

 

     Многие  вопросы, связанные с трудом в  акционерном обществе, регулируются локальными нормативными актами. Количество и глубина содержания таких правовых актов в основном зависят от степени  активности локального нормотворчества  в конкретном акционерном обществе и соотношения интересов его субъектов. При этом локальные нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения в акционерном обществе, можно сгруппировать следующим образом:

     - акты, устанавливающие общие принципы  взаимоотношений органов управления обществом и персонала;

     - коллективный договор, регулирующий  трудовые, профессиональные и социально-экономические  отношения между работодателем  и наемными работниками;

     - акты, регулирующие порядок приема  на работу;

     - акты, регулирующие вопросы оплаты труда;

     - акты, упорядочивающие рабочее время  и время отдыха;

     - акты, регулирующие порядок применения  мер поощрения и наложения  взысканий;

     - акты, устанавливающие социальные  льготы.

     При характеристике локальных нормативных  актов, регулирующих трудовые отношения в акционерном обществе, следует отметить, что это - наиболее многочисленная, значимая и разработанная группа корпоративных правовых документов.

     При разработке локальных нормативных  актов, регулирующих трудовые отношения  в акционерном обществе, необходимо учитывать следующие общие требования:

     1.Соблюдение  конституционных  прав участников  трудовых правоотношений. Не допускается отказ в заключении контракта или ущемление любых других прав и законных интересов субъектов трудовых правоотношений по национальным, половым, религиозным, политическим и другим признакам. Кроме того в указанных документах должно найти отражение такая конституционная норма, как приоритет прав человека.

     2. Соблюдение требований  трудового законодательства. Во всех нормативных актах общества, регулирующих трудовые отношения, должны учитываться нормы трудового законодательства.

     3. Равноправие субъектов  трудовых правоотношений. Любое нарушение права каждой стороны равнозначно и подлежит восстановлению с соблюдением интересов пострадавшей стороны. Другими словами, в локальных нормативных актах должна обеспечиваться "симметричная ответственность" сторон, безотносительно статуса участников трудовых правоотношений.

     4. Обеспечение свободы  волеизъявления субъектов  трудовых правоотношений. Каждому из них должно быть дано право достаточного выбора, например, формы, длительности, условий занятости и оплаты своего труда. Это может быть достигнуто предложением гибкой системы контрактов (генеральный, дополнительный, коллективный, долгосрочный и др.) с различными режимами труда и условиями оплаты, льгот и др.

     5. Однозначность трактовки  требований и условий,  предъявляемых к  каждому участнику  трудовых правоотношений. Соблюдение или несоблюдение установленных локальными нормативными актами норм должно оцениваться объективно, а не основываясь на мнении одного из участников, группы участников или их представителей.

     6. Предъявление санкций за объективно зафиксированное нарушение установленных и оговоренных требований к любой виновной стороне.

     7. Наличие в локальных  нормативных актах  механизма реализации их положений в виде процедур или иных процессуальных норм, каждая из которых должна быть закреплена в соответствующем акте или его разделе.

     Положение о персонале

     Основным  актом, устанавливающим общие принципы трудовых отношений в акционерном обществе, является Положение о персонале. При этом под персоналом понимается коллектив работников или совокупность лиц, действующих на основании трудовых договоров, то есть наемные работники (за исключением членов коллегиального или единоличного исполнительного органа общества).

     Положение о персонале представляет собой  сложный документ, имеющий комплексный характер и регулирующий основные права обязанности администрации и персонала акционерного общества. Это Положение в значительной мере является обобщающим документом, поэтому к нему применима поэтапная разработка его разделов, которые в определенных условиях могут выступать самостоятельными локальными нормативными актами. Так, например, вопросы раздела об участии персонала в прибылях могут быть урегулированы Положением о соответствующем фонде; правовые нормы, регулирующие представительство профсоюзов в Совете директоров (Наблюдательном совете), должны быть отражены в Положении об этом органе управления.

     Необходимым условием реализации в обществе норм Положения о персонале является утверждение Программы развития персонала. Эта Программа представляет собой намеченный к планомерному осуществлению и приуроченный к конкретным срокам комплекс мероприятий по развитию персонала, обеспеченный к тому же необходимыми ресурсами. Программа развития персонала утверждается Советом директоров (Наблюдательным советом) в пределах средств, определенных Общим собранием акционеров на эти цели.

     В качестве приложения к Положению о персонале может быть утвержден Кодекс деловой этики, определяющий основные положения акционерной культуры общества. Кодекс деловой этики распространяется на весь персонал общества, а не только на членов органов управления и должностных лиц. При этом Кодекс деловой этики часто включает нормы юридического характера, влекущие применение санкций. Так, наказываются любые формы дискриминации, протекционизма и др. Работники обязаны обеспечивать конфиденциальность полученной информации, воздерживаться от действий, приносящих ущерб интересам общества и др.

 

      Заключение

 

     Цель  курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач. В результате проведённого исследования по теме "Документирование деятельности акционерных обществ" можно сделать ряд выводов.

     Документирование  деятельности акционерных обществ  состоит из нескольких блоков:

     - Документирование деятельности  высшего органа управления акционерным  обществом – общего собрания  акционеров: информирование о проведении общего собрания, формирование повестки дня, подготовка и проведение общего собрания акционеров, протокол и отчет об итогах голосования, протокол общего собрания акционеров.

     - Документирование деятельности  совета директоров (наблюдательного  совета) акционерного общества: организация проведения заседания совета директоров (наблюдательного совета), ведение протокола заседания совета директоров (наблюдательного совета).

     - Документирование деятельности  исполнительных органов акционерного  общества: единоличного исполнительного органа (генеральный директор, управляющий и др.), коллегиального исполнительного органа (правление, дирекция).

     К основным документам акционерного общества относятся:

     1). Устав акционерного общества - свод правил, регулирующих деятельность акционерного общества, его взаимоотношения с другими акционерными обществами, организациями, предприятиями, фирмами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании акционерного общества;

     2). Положения - нормативные акты, имеющие  сводный кодификационный характер  и определяющие порядок образования,  структуру, функции, комплектацию, обязанности и организацию работы  системы акционерного общества:

     - Положение об общем собрании  акционеров;

     - Положение о совете директоров (наблюдательном совете);

     - Положение о правлении;

     - Положение о генеральном директоре  (директоре);

     - Положение о распределении (использовании) прибыли;

     - Положение о порядке начисления и выплаты дивидендов по акциям;

     - Положение о фондах и резервах;