Виды документов, их классификация

1 – после пяти печатных  знаков для начала абзацев  в тексте; 
2 – после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов; 
3 – после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов; 
4 – после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»; 
5 – после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу»; 
6 – после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»; 
7 – после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

      При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.

       При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

      Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, нижнее; 10 мм – правое; 15 мм – верхнее.

   4. Организация документооборота. Подготовка и регистрация отправляемых документов.

Документооборот – движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Документооборот образует потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и  действующих в пределах организации)  документов.

Объем документооборота рассчитывается по формуле:   

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

       При расчете  объема документооборота учитываются  только подлинники документов или их заверенные копии.      

Четкая  организация  документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.      

Основные  этапы документооборота:       

- составление и оформление документов;       

- движение документов по рабочим  местам;       

- прием документов в бухгалтерии;      

- сдача документов в архив.      

Процесс документооборота регулируется графиком, который выставляет главный бухгалтер  и утверждает руководитель предприятия.       

График  должен устанавливать на предприятии  рациональный документооборот.      

График  может быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи  и сроков выполнения работ. Каждому  исполнителю вручается выписка  из графика документооборота, в ней  перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения  предприятия, куда представляются документы. Работники предприятия, которые  имеют дело с прохождением учетной  документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком. Ответственность  за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и добро-качественное создание документов и их передачу несут лица, составившие  документ, Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный  бухгалтер.

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку. 
      В начале, составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.

 После подписания  руководителем документа, отправляемого  организацией, на первом листе  документа, который оформляется  на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй — с визами согласования остается в деле организации.

На отправляемый документ заводится регистрационная карточка которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра - дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата. 
5.Защита информации в системах электронного документооборота.

Контроль доступа к  информации, программные средства: средства контроля доступа к документам, к Web-ресурсу.

Контроль доступа является одной из самых важных элементов защиты вашего персонального компьютера  и информации на нем. Доступ к защищенной информации должен быть ограничен, чтобы только люди, которые имеют право доступа, могли получать эту информацию. Компьютерные программы и во многих случаях чужеродные компьютеры посредством локальной сети, Интернета, беспроводной сети могут получить секретную информацию, которая не предназначена им. Это может нанести как финансовые, так и информационные потери. В связи с этим требуется механизм контроля доступа к защищенной информации. Сложность механизмов контроля доступа должна быть в паритете с ценностью информации, то есть чем более важной или ценной информация является, тем более сложным нужны механизмы контроля доступа. Основными механизмами контроля доступа является идентификация и аутентификация.

Идентификация присвоение субъектам и объектам идентификатора и (или) сравнение идентификатора с  перечнем присвоенных идентификаторов. Если человек делает заявление «Здравствуйте, меня зовут Вячеслав», он заявляет о том, кто он. Тем не менее, его заявление может и не быть правдой. Чтобы определить человека как Вячеслава необходимо проверить является ли этот человек таковым.

Аутентификация является актом проверки заявления личности. Когда, к примеру, Вячеслав идет в  банк и хочет снять со своего счета  денежную сумму, работник банка спрашивает паспорт, чтобы проверить подлинность. Банковский работник смотрит на человека и сверяет с фотографией в паспорте. Убедившись в подлинности заявления - выполняет операцию.

Существуют три различных типа информации, которая может быть использована для проверки подлинности: то, что вы знаете только вы, или то что есть только у вас. Примером того, что вы знаете могут быть такие вещи, как ПИН - код, пароль, или девичья фамилия вашей матери. Примерами того, что у вас есть, могут быть водительские права или магнитные карточки. Также это могут быть биометрические приборы. Примерами биометрии может быть отпечаток пальца, голос и сетчатка глаза. Строгая аутентификация требует предоставления информации от двух из трех различных типов аутентификации информации. Например, то, что вы знаете, а также кто вы. Это называется двухфакторная аутентификация. В компьютерных системах, используемых сегодня, Имя пользователя и пароль являются наиболее распространенной формой аутентификации. Имена пользователей и пароли достигли своей цели, но в нашем современном мире они не дают нам полной уверенности. Имена пользователей и пароли постепенно заменяются более сложными механизмами аутентификации.

После успешной идентификации  и аутентификации, человек или  программа получает в свое распоряжение именно те ресурсы к которым программа или человек имеют право доступа, а также какие действия будут допущены к выполнению (запуск, просмотр, создание, удаление или изменение). Это называется разрешения.

Криптозащита  и безопасные коммуникации, шифрование с помощью ключа.

Защита данных с помощью криптографических преобразований (преобразование данных шифрованием и (или) выработкой имитовставки) - одно из возможных решений проблемы их безопасности. Криптографическая защита данных представляет собой шифрование данных с целью скрыть их смысл. До тех пор, пока пользователь не идентифицирован по ключу, смысл данных ему не доступен.

Ряд данных критичен к  искажениям, которые нельзя обнаружить из контекста, поэтому используемые способы шифрования чувствительны  к искажению любого символа. Они  гарантируют не только высокую секретность, но и эффективное обнаружение любых искажений или ошибок.

Криптографическая защита, не требуя больших затрат, обеспечивает надежную защиту данных в информационных и телекоммуникационных сетях (ИТКС). Вместе с тем необходимо понимать, что умелая поддержка ряда административных мер должна защитить саму криптографию, ее ключи и людей от возможного обмана или угроз применения физической силы.

Криптография предполагает наличие трех компонент: данных, ключа  связи и криптографического преобразования.

Процесс шифрования с  помощью ключа заключается в  том, что открытый текст комбинируется  с цепочкой чисел (ключом) по правилам некоторого алгоритма (криптографического алгоритма) с целью получения  зашифрованного сообщения.  

Предположим, что мы хотим зашифровать открытый текст "Привет Вася" с помощью простейшего алгоритма - замены букв их номерами в алфавите. В результате мы получим зашифрованный текст вида: 17 18 10 3 6 20 3 1 19 33. Очевидно, что если посторонний узнает алгоритм шифрования, то использовать его в дальнейшем невозможно.   

Избежать данного недостатка возможно используя шифрование с  ключом.  Выпишем буквы текста и под ними запишем их номера в алфавите. Третей строчкой запишем буквы ключа, повторяя это слово на всю строку. Под буквами ключа запишем их номера в алфавите, а в четвертой строчке запишем сумму, которая и будет зашифрованным сообщением: 20 19 29 36 и т.д.  

Зная ключ и алгоритм, легко расшифровать сообщение: 20 - 3 = 17, а семнадцатая буква алфавита это "П" и т.д. Даже если злоумышленнику известен алгоритм, но не известен ключ, сообщение прочитать без длительной процедуры подбора ключа невозможно. Таким образом, один алгоритм можно использовать со многими ключами для разных каналов связи, закрепив за каждым корреспондентом отдельный ключ.  

Очевидно, что чем длиннее  ключ шифра, тем больше необходимо переборов  различных комбинаций при расшифровке  и тем соответственно сложнее  раскодировать сообщение. Шифры  с ключами длиной более 128 бит  называют сильными.

6. Использование унифицированных форм.

 Унификация документов предполагает:

установление номенклатуры действующих в рамках системы  унифицированных форм документов;

разработку единой модели (схемы) построения документов системы  с использованием, как правило, формуляра-образца;

разработку структур документов;

создание общих синтаксических правил построения документов.

К унифицированным первичных  организаций  кадровых документов:

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1); 

- личная карточка работника (форма N Т-2);  

- штатное расписание (форма N Т-3);

 -учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма N T-4); -приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5); -приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(форма N Т-6);  

-график отпусков (форма N Т-7);

-приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8);

-приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);

-командировочное удостоверение (форма N Т-10);

-приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11).

В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 с 1 января 2013 года отменяется обязательное использование унифицированных форм первичной учетной документации, введенных в действие Постановлением Госкомстата РФ от 29.05.1998 N 57а, Минфина РФ от 18.06.1998 N 27н. В соответствии с названной статьей руководители российских организаций обязаны утвердить все формы используемых в хозяйственной деятельности первичных учетных документов.

Заявление директору учреждения на предоставление декретного отпуска.                                                                    

 Директору ООО «  Эльдорадо»

                                                                       Петрову И.И.

                                                                       от кладовщика

                                                                        Сидоровой Е.И.