Основные проблемы информационной безопасности и методика их решения

Сложилась парадоксальная ситуация с еще одним  комплексом документов. В предшествующий период отдельные тематические комплексы  документов в копиях передавались правительствам ряда зарубежных стран в ходе визитов руководителей России в эти страны, а также выдавались в читальном зале РГАНИ. Те документы, которые передавались до 1993 г., иногда не проходили даже формального рассекречивания. В настоящее время эти копии хранятся в зарубежных архивах, широко используются и публикуются, в то время как в нашей стране они находятся на закрытом доступе (например, такая ситуация сложилась с большим комплексом документов о вводе войск стран Варшавского договора в Чехословакию в 1968 г.).      

До  выхода закона о государственной  тайне в 1993 г. значительный комплекс документов РГАНИ (в первую очередь, все постановления с материалами  Секретариата ЦК до 1961 г., постановления  Секретариата без материалов и за более поздний период и др.), был открыт для использования. Эти документы широко копировались и публиковались, в т.ч. зарубежными пользователями.      

В настоящее время архив не может  предоставить пользователю подлинники документов, копии которых имеются  у отечественных и зарубежных пользователей либо неоднократно публиковались в печати. Для того чтобы ознакомиться с этими документами, российскому исследователю нередко необходимо ехать в США, Чехию и другие страны.      

Хранение  значительных комплексов необоснованно  засекреченных документов в РГАНИ обуславливает негативные последствия не только в области использования, в т.ч. в работе по обеспечению социально-правовых запросов и публикации документов. Осложняется работа архива в таких важных направлениях работы, как создание системы научно-справочного аппарата и его совершенствование, создание информационно-поисковых систем, внедрение современных информационных технологий и оборудования. Использование современного оборудования возможно только после осуществления комплекса мероприятий по защите информации, которые проводятся соответствующими службами или организациями при них за плату, не предусмотренную бюджетами архивов.       

Еще одна проблема: многие дела и документы, прошедшие рассекречивание, относятся  к категории «частично рассекреченных», что усложняет организацию работы по использованию этих дел, документов и микрофильмов. Наиболее перспективный, обеспечивающий полную защиту закрытой информации, путь – создание современного фонда пользования путем оцифровки документов².      

Так же существует угроза хищения  документов Архивного фонда Российской Федерации. Во исполнение приказа Росархива «О хищении документов в РГАЛИ» архивные учреждения осуществили комплекс мероприятий, направленных на исключение подобных фактов, усилили контроль за движением фондов и дел, соблюдением нормативных требований в части организации их хранения и порядка выдачи из архивохранилищ; приняты другие меры.      

Катастрофическое  финансовое положение архивных учреждений, неудовлетворительное состояние их материально-технической базы сделали реальными возможность прекращения деятельности архивов и как следствие – физическое разрушение документов и утрату содержащейся в них информации. Свертываются целые технологические процессы, до минимума сведена работа по страховому копированию документов. 

2.2. Создание  и использование  страхового фонда  в архивах

      Страховой фонд архивных документов – это  совокупность страховых копий особо  ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).³ Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах. Страховой фонд архивных документов входит составной частью в Единый страховой фонд Российской Федерации (ЕСФ РФ) .      

Кратко  остановимся на истории возникновения  страхового фонда. В конце 1950-х гг. во время ядерного противостояния было постановление Правительства СССР по Министерству обороны о создании страхового фонда документов оборонного значения. К 1991 г. в основном было закончено создание обьектов хранения и специальных лабораторий по микрофильмированию (их было даже слишком много создано). В 1994 – 1995 гг. ряд министерств и ведомств (экономики, государственного имущества) попытались вывести эту работу из-под контроля государства, пошли даже на рассекречивание ряда данных. В 1995 г. вышло постановление о Едином российском страховом фонде.      

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.      

Подготовка уникальных документов и особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ.      

Страховое копирование проводится с соблюдением  систематизации единиц хранения в описи  дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией-изготовителем страховых копий заново.       

Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.       

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.      

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная  на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента  является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.      

Централизованное  хранение страхового фонда осуществляет федеральный государственный архив – Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ). Хранение страхового фонда государственного архива субъекта Российской Федерации и муниципального архива может осуществлять специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации.      

Объем страхового фонда и фонда пользования  измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в:      

-кадрах для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов;       

- метрах - для копий кинодокументов;       

- времени звучания - для копий фонодокументов;       

- мегабайтах - для копий электронных  документов.      

При этом отдельно учитываются страховые  копии уникальных документов и особо  ценных документов и копии фонда  пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов.      

Учет  ведется по книгам учета поступлений  страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.      

Описи страхового фонда составляются в 4-х  экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив, вторые и  третьи остаются в архиве.      

По  мере копирования и передачи страховых  копий уникальных документов и особо  ценных документов в специальный  архив к описям страхового фонда  составляются новые итоговые записи в установленном порядке.       

В описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения/единицы учета проставляется штамп «СФ». Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп «СФ» проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов. За единицу хранения/единицу учета страхового фонда уникальных документов и особо ценных документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.       

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования  на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.      

На  все страховые копии уникальных документов и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений. Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является название архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса «СФ».      

За  единицу учета страхового фонда  документов на бумажной основе на микрофишах принимается одна или несколько  микрофиш, отснятых с одного дела и  помещенных в один конверт, за единицу  хранения – микрофиша.       

По  книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер. Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно.      

Описи страхового фонда  на микрофишах составляются раздельно  на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.      

Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования  документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах, является учетный номер отснятого дела, архивным шифром – соответственно архивный шифр отснятого дела с добавлением индекса «СФ» – для страхового фонда и «П» (Позитив), «Д» (Диазокопия) - для фонда пользования⁷⁸.      

Единицы хранения/единицы учета страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения/единицам учета аудиовизуальных документов.      

Страховые копии кино- и фотодокументов учитываются  независимо от вида кино- и фотодокументов в книгах учета поступлений и  описях страхового фонда и фонда пользования.      

Страховые копии фонодокументов на магнитной  ленте и граморигиналов из-за их обособленного хранения учитываются  в разных книгах учета поступлений  и описях.       

В итоговых записях книг учета поступлений  и описей страхового фонда и фонда пользования кинофотодокументов и фонодокументов на металлических дисках дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубльнегативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.      

В итоговых записях к описям страховых  копий кинофотофонодокументов указывается  также их объем в метрах, кадрах, часах звучания.       

Номер единицы учета страхового фонда  кинофотофонодокументов переносится  в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кинофотофонодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением индекса «СФ».      

Учет  копий архивных документов, созданных  в процессе их использования и  включенных в фонд пользования, ведется  в архиве в отдельной книге учета копий этих документов.      

Основным  носителем ЕСФ РФ является 35-миллиметровая  пленка (рулонный микрофильм). Микрофильм, как правило, использует МЧС. Можно  использовать и лазерные диски с 50-летним сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70-миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда причин не совсем эффективно.       

В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, заполнены они  примерно 50-60% и расположены в  основном за Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались, однако возможность действующих составляет 140 – 200 тысяч кадров в год.      

В архиве организации, где документы  интенсивно используются в различны целях, рекомендуется создавать  фонд пользования, который может  быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.      

Страховой фонд создается  на случай утраты или повреждения  оригинала документа, так как любой документ может быть поврежден или потерян.