Дополнительные справочники НСА

 

изменения в составе и  объеме документов фонда;

 

указание (если организация  передает документы на государственное  хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным  архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).

 

Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.

 

В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:

 

1. основные виды документов;

 

2. указывают на особенности  документирования в данной организации;

 

3. дают общие сведения  об использовании документов (основное  содержание и количество справок  социально-правового характера,  подбора и выдачи документов  в структурные подразделения,  и т. п.

 

Справку печатают на общем  бланке организации в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены для  государственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.

 

 

2.1 Система научно-справочного  аппарата к архивным документам

 

 

Система научно-справочного  аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных  и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в  целях эффективного использования.

 

Глава 3 Классификация архивной документации

 

 

Проблема классификации  архивной документной информации –  это стержневая проблема современной  организации архивного информационного  пространства. Поэтому в настоящее  время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

 

Работа по созданию научно-справочного  аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц  необходимой документной информацией. Документная информация – это  сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

 

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах  объективной действительности и  мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной  документной информации.

 

Различные сообщения о  документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной  документной информацией.

 

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную  документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

 

Все архивные справочники, описывающие  документную информацию, делятся  на обязательные и дополнительные.

 

Обязательные справочники  существуют во всех государственных  архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

 

Дополнительные справочники  создаются с учетом специфики  документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

 

Принципы построения системы  НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:

 

взаимосвязь и взаимодополняемость  информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную  документную информацию на разных уровнях;

 

неповторяемость и недублированность  информации различных видов справочников;

 

преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных  архивов.

 

Плевые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать  поиск более эффективным и  избегать затрат труда архивиста  на дублирование информации.

 

Если описание и каталогизация  фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и  взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда  и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и  заголовки документов и более  подробную информацию с указанием  на листы единицы хранения, на которых  эту информацию можно найти.

 

Третий принцип очень  важен для организации поисковой  работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных  архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел  составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно  утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном  архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи  должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных  архивов.

 

Структура системы НСА. Система  НСА структурного подразделения  на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы  основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники  системы НСА подразделяются:

 

на справочники по учету;

 

справочники по раскрытию  содержания документов (информационно-поисковые  системы).

 

Вертикальный уровень  системы основан на иерархии классов  справочников к следующим комплексам архивных документов:

 

АФ РФ в целом;

 

сети архивов;

 

архиву;

 

фонду;

 

делу или отдельному документу.

 

В соответствии с таким  делением можно назвать наиболее распространенные справочники и  справочные комплексы к архивным документам.

 

1. АФ РФ:

 

Центральный фондовый каталог  Росархива и разрабатываемая  ранее на его основе автоматизированная система НТИ.

 

2. Группа архивов отдельного  региона:

 

фондовой каталог субъекта РФ или муниципального образования.

 

3. Архив:

 

путеводитель или краткий  справочник;

 

книга поступлений;

 

список фондов;

 

листы фондов;

 

описи;

 

каталоги;

 

тематические обзоры;

 

указатели;

 

паспорт архива;

 

4. Фонд:

 

лист фонда;

 

опись;

 

обзор фонда;

 

каталоги;

 

указатели;

 

5. Отдельное дело или  отдельный документ:

 

тематические путеводители;

 

каталоги;

 

указатели;

 

обзоры фондовые и указательные;

 

внутренняя опись дела;

 

аннотация;

 

заверительная надпись.

 

В практической работе все  справочники в результате их классификации  по уровням документов получили названия:

 

межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и  межфондовый (на уровне фондов или их частей);

 

внутирфондовые (на уровне фонда  или его части).

 

Подробный перечень справочного  аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.

 

Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего  оптимального развития системы НСА, опираясь на решение следующих основных проблем.

 

Оптимизация системы НСА  АФ РФ в целом как подсистемы общегосударственной  системе научно-технической информации (НТИ).

 

Оптимизация отдельных подсистем  и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации  документов: архив - фонд – дело –  документ – это уровни «входа»  в систему НСА; а также оптимизация  системы НСА каждого архива.

 

Всестороннее обеспечение  преемственности НСА государственных  архивов и архивов учреждений.

 

Дальнейшее совершенствование  методики создания отдельных типов  справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе  НСА архива.

 

Система НСА должна строиться  на основе единства методов учета  и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие  требования, предъявляемые к ним:

 

удовлетворят все потребности  общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления  запросов в архиве;

 

ориентироваться в основном на тематический поиск информации;

 

быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических  и др.), независимо от способа закрепления  информации;

 

иметь единую методику составления  всех типов и видов справочников;

 

отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;

 

развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного  ввода и поиска информации.

 

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации  документов, которое достигается  единством научно-методических основ  классификации документов (единая система  НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);

 

Единство описания документов, которое достигается единством  методики составления справочника.

 

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному – подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

 

Зависимости от информативности  архивные фонды разделяют на 3 категории. Под категорией архивного фонда  при этом понимают различную степень  информативности материалов этого  фонда. Так, к значимым, много аспектным  по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники  создаются фондом I категории.

 

Более упрощенной НСА создается  к фондам II и III категории.

 

 

3.1 Распределение дел в  соответствии со схемой классификации

 

 

Может проводиться двумя  способами: непосредственной группировке  и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным  способом.

 

При непосредственной группировке  дела физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям в схеме и последовательно  располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

 

При карточном способе  группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в  предусмотренной схемой классификации  последовательности и нумеруются в  порядке валовой нумерации. После  этого проводится уже окончательная  группировка дел фонда.

 

Карточный способ классификации  документов наиболее удобен в тех  случаях, когда архивный фонд велик  по объему и сложен по составу. Кроме  того, этот способ обеспечивает большую  сохранность документов, так как  не требует многократного перемещения  единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.

 

 

3.2 Влияние классификации  документов и дел в пределах  архивного фонда на составление  архивной описи

 

 

Строится в соответствии с классификацией дел архивного  фонда

 

Поэтому прежде чем перейти  к составлению описи рассмотрим организацию работы по классификации  дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов:

 

разработки схемы классификации  дел фонда;

 

распределения дел в соответствии со схемой классификации.

 

Разработка схемы классификации  дел фондов является важным шагом  для практического осуществления  научной организации документов государственных архивов. Кроме  того, классификационная схема –  это основа структуры описи.

 

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений  учреждения – фондообразователя, его  функций или вопросов и направлений  его деятельности. Классификационная  схема является основанием для организации  архивного фонда, для распределения  дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции  или структуру, что и закрепляется описью.

 

Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться  двумя способами: непосредственной группировки и расположения дел  в соответствии со схемой классификации  или карточным способом.