Учет архивных документов

1. определение фактического количества дел, находящихся на хранении;
2. выявление и устранение недостатков в учете документов;
3. выявление необнаруженных дел и проведение их розыска;
4. выявление и учет документов, имеющие различные дефекты носителя и текста и требующих улучшения физического состояния.

Проверки наличия  и состояния документов проводятся в плановом порядке (цикличные) и единовременно (внеочередное).

Первоначально вопрос о сроках проверки наличия  документов строго не регламентировался. В правилах работы государственных  архивов 1962 г. не было закреплено определенной периодичности проверки наличия фондов. Но к концу 1970-х гг., после кражи документов в одном из центральных государственных архивов, пришли к выводу о необходимости пересмотра сложившихся подходов к проведению этой работы. В 1977 г. были основные правила работы государственных архивов 1984 г., устанавливающие жесткую периодичность проверки наличия фондов, исходя из категории их ценности.

В основных правилах работы государственных архивов  Российской Федерации (2002 г.) определена периодичность плановых проверок документов в зависимости от их ценности и материального носителя. Так, уникальные документы проверяются ежегодно; особо ценные документы на бумажной основе один раз в 10 лет; аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные документы) – один раз в 5 лет; кинодокументы на нитрооснове – один раз в 2 года. Внеплановые проверки проводятся в случаях чрезвычайных ситуация, стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могли быть утрачены или повреждены документы. При смене заведующих хранилищами также проводится внеочередная и единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или отдельных частей (комплексов).

В целях контроля за обеспечением сохранности документов при организации их использования  периодически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течении года. Сроки таких проверок устанавливаются руководством архива.

Методически и  практически проверка наличия –  это несложный вид работы, фактически это сверка имеющихся в наличии  документов с учетными формами – описью или книгой учета и описания.

Важное значение имеет первый этап работы по проверки наличия дел, так называемая выверка  учетных документов, которая включает:

        - установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды;

       - сверку и сопоставимых показателей;

      - уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи;

      - проверку правильности составления их итоговых записей, как важнейшего учетного элемента описи.

Таким образом, в ходе выверки учетных документов устанавливается то количество дел, которое должно находиться на архивной полке.

Проверку наличия  и состояния документов обычно проводит группа специалистов, но в отдельных  случаях допускается осуществление  проверки одним сотрудником. В ходе работы необходимо:

      - сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения;

     - подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;

     - изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

     - изымать единицы хранения, не внесенные в опись, и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.

Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются, на общих основаниях их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ.

Документы, выданные на временное пользование, проверяются  по книгам и актам выдачи и считаются  имеющими в наличии.

Категорически не допускается внесение в ходе проверки наличия каких-либо пометок или  изменений в описи и другие учетные документы.

Результаты  проверки наличия и состояния  дел и обнаруженные в ходе недостатки заносятся в лист проверки наличия, который составляется непосредственно в ходе работы, как правило, на каждую опись отдельно. На основе листа составляется обязательный учетный документ – акт проверки наличия и состояния документов.

Целесообразно одновременно с актом проверки наличия  и состояния документов при  необходимости составлять и другие акты – о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных, о неисправимых повреждениях и т.п.

Одна из задач  проверки наличия – выявление необнаруженных дел, то есть тех единиц хранения, которые «незаконно», без документального подтверждения отсутствуют на местах хранения. На все такие дела составляется карточка учета необнаруженных дел, из которых формируется в традиционном или автоматизированном режиме учетно-контрольная картотека. Как правило, при учете необнаруженных дел указываются следующие реквизиты: название фонда, номера описи и единицы хранения, заголовок и объем единицы хранения, крайние даты документов дела, дата, когда впервые выявилось отсутствие документов, отметки о ходе розыска и его результаты.

В случае необнаружения  в ходе проверки наличия дел организуется их розыск. Он проводится в течение  одного года как непосредственно  в архиве, так и в других структурных  подразделениях учреждения. Дела, найденные в ходе розыска, подкладывается на место постоянного хранения, о чем в картотеке необнаруженных дел делается соответствующая отметка.

Документы, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета в установленном  порядке. В этом случае также делается отметка в картотеке необнаруженных документов.

На документы, не найденные в ходе розыска, составляется справка о ходе розыска и акт  произвольной формы о снятии с  учета необнаруженных документов. Эта  справка является главным основанием для принятия обоснованного решения о списании документов, поэтому она должна максимально полно отражать целый комплекс необходимых сведений по истории фонда и организации розыска дел, подтверждать полноту и качество его проведения.

Решение о снятии документов с учета это большая ответственность, ведь списывание дел архивисты расписываются в собственной профессиональной беспомощности, не умение обеспечит сохранность вверенного им национального документного достояния. Оно должно приниматься коллегиально. Рассматривать такие вопросы может экспертно-проверочная комиссия. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

В ходе проверки и наличия документов в обязательном порядке фиксируется физическое состояние документов. На основе этих данных создаются картотеки учета физического и технического состояния архивных документов. Которые служат основой для планирования и проведения работ по его улучшению. Все выявленные особенности физического состояния документов фиксируется в учетно-контрольных документах. В случае выявления неисправимо поврежденных документов составляется заключение о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации и акт о неисправимых повреждениях документов, на основании которого происходит снятие документов с учета. Это правило не распространяется, только на уникальные документы их снятие с учета не допускается. Таковы основные вопросы, связанные с организацией проверки наличия и состояния документов.

Таким образом, учёт архивных документов  - отличная возможность проверить наличие всех, указанных в архивном справочнике, документов. Именно поэтому он способствует предотвращению их исчезновения и, соответственно, защищает от различных неприятностей, связанных с утечкой информации. Выдача любой бумаги из архива подлежит обязательной регистрации в специальной книге. Из всего вышесказанного явно следует, что учёт архивных документов - одно из наиболее важных действий в работе с архивом. Он не только является необходимой нормой, но и позволяет отслеживать состояние дел в архиве и, при необходимости, корректировать его работу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Автоматизированные технологии в  области учета обеспечения сохранности  документов

 

2.1 Автоматизация учета документов в 1990-е годы

Учет документов – это направление работы архивов, которое подверглось автоматизации  в первую очередь. Уже в начале 1990-х годов практически все  архивы, снабженные компьютерной техникой, имели учетные базы данных. Причина в том, что учет документов весьма трудоемкий процесс, требующий точности и достоверности. Поэтому целесообразно переложить операции по учету на плечи ЭВМ, освободив время архивистов для более творческой работы. К тому же на основе существовавших в начале 1990-х годов систему управления базы данных (СУБД) легче было создавать программы для обработки статистики, нежели поисковые системы.

Так, например в  РГАЭ еще в 1988 году были выделены основные направления, нуждающиеся в информатизации: учет документов, комплектование документами, учет использования документов, научно-справочный аппарат, контроль за исполнением решений Главархива СССР и дирекции архива. По этим направлениям специалисты ВНИИДАД и НПО «Парма» при участии архива были созданы и приняты в эксплуатацию БД «Учет фондов», «Сведения по истории учреждений» и «Сведения о картотеках по личному составу».⁶

Количество  учетных баз увеличилось. В конце 1990-х годов учет стал первым направлением работы архивов, которое подвергалось полной автоматизации в масштабах отрасли.

Первоначально учетные программы создавались  для целее внутреннего учета  документов в архиве, при этом автоматизированный и традиционный учет существовали параллельно, не заменяя, а дополняя друг друга. В  архиве, по прежнему вносились сведения в книгу учета поступления документов, список фондов, листы фондов и другие учетные формы. А базы данных велись с целью суммирования и анализа учетных данных на уровне архива, проверки данных традиционных документов и повышения точности учета. Как правило, в автоматизированном режиме создавались фондовые каталоги (РГАЭ, ГАРФ, «Каталог фондов ЦАОДМ»; «Фондовый каталог» Вологодского областного архива и др.,) реестры описей (БД «Аннотированный реестр описей» в РГИА; «Реестр описей» в ЦАОДМ; «Учет описей дореволюционных» в ГА Томской области,) книги учета поступлений («Учет движения кинодокументов» в РГА КФД) и выдачи дел из хранилища БД «Контроль за организацией размещения, хранения движения фонодокументов» в РГАФД; топографические указатели (Национальном архиве Республике Татарстан и др.). по данным Росархива, к середине 1990-х годов в государственных архивах функционировало около 15 БД, «форматно несовместимых между собой».⁷

Первоначально учетные базы данных создавались  в архивах изолированно, на основе различных СУБД. Однако уже в первой половине 1990-х архивистами был  поставлен вопрос об унификации программного обеспечения в области учета, и началась разработка типовых программ. Потребность в единообразном программном обеспечении связана, прежде всего, с необходимостью суммирования и обобщенного анализа данных на уровне региона и Архивного фонда РФ при осуществлении централизованного государственного учета архивных документов. Для объединения учетных данных отдельных архивов в электронном виде необходимо обеспечить либо совместимость, либо единство формата представления данных, а значит, единство или совместимость применяемого в архивах для автоматизированного учета программного обеспечения.

Создание системы  автоматизированного централизованного  учета началась в 1994 году. Типовое  программное обеспечение для  внутреннего и централизованного  учета документов были разработаны  ВНИИДАД. В середине 1990-х гг. были созданы базы данных «Учет фондов» и «Паспорт архива».

Однако эти  программы не были рекомендованы  Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям как типовые. И хотя они до сих пор продаются  ВНИИДАД, с внедрением общеотраслевой программы «Архивный фонд» архивы постепенно отказались от данного учетного программного обеспечения. Причиной были как устаревшее программное обеспечение, для модификации которого необходимо было каждый раз обращаться к разработчикам, так и функциональные недостатки программы.

ВНИИДАД была также разработана типовая программа для централизованного учета – «Паспорт архива». Программа включала в себя четыре экранных формата в соответствии с формой паспорта архива, введенной в 1993 г.: паспорт государственного архива (сводные данные об объеме документов, в том числе управленческой документации, документов личного происхождения, по личному составу, фотодокументов и др.) «Состав кадров страхового фонда», «Государственный учет и НСА к документам», «Здание архивохранилища». Однако данная программа не была связана с БД «Учет фондов», она не позволяла получить сводные данные непосредственно на основе ввода первичной учетной информации. Отчеты одной программы следовало вводить в другую БД, чтобы получить паспорт архива.

Одновременно  в 1995 году по техническому заданию Отдела организации научно-методической работы и информационных технологий Росархива была разработана первая экспериментальная версия программы «Архивный фонд». Однако рекомендована Экспертной комиссией по ААТ в качестве типовой была вторая версия программы в FoxPro для Windows (1997 г.). Она же получила широкое распространение в архивах. «Архивный фонд» представляет собой часть взаимосвязанного комплекса ПО. В 1997 г. был утвержден Регламент государственного учета документов архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии соблюдении единства традиционной и автоматизированной систем учета.