Учет архивных документов

«Архивный фонд»  представляет собой интегрированный  многофункциональный программный  комплекс, предназначенный для решения следующих задач:

- учет документов;

- контроль за хранением документов, наличием и физическим состоянием дел;

     - контроль за состоянием НСА;

- поиск документов (во второй версии программы на уровне фонда и описи; в третьей версии – на уровне фонда, дела, документа, документной информации);

     - ведение автоматизированного НСА (список фондов, путеводитель, описи, каталоги).⁸

Учетная часть  программы ориентирована прежде всего на ведение централизованного  учета, а именно на создание массивов данных на формирование и ведения в автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управления архивным делом и Центрального фондового каталога.

Начальник отдела учета, сверив данные с помощью пункта меню «Подсчет сводных» в режиме администратора, мог получить паспорт архива на текущую дату. Программа создает следующие виды отчетов, предназначенные для учета документов: паспорт архива; 57 видов перечней фондов; 43 вида перечней реестров (описей); состав фондов и документов по категориям; список фондов.

«Архивный фонд» оказался эффективнее учетных программ, самостоятельно разработанных архивами. К тому же его внедрение не требовало от архивов никаких затрат, она распространялась бесплатно. К достоинствам можно отнести и то, что программа не предъявляла высоких требований к оборудованию. Поэтому большинство архивов отказалось с ведением «Архивного фонда» от собственных учетных программ. С 1998-2001 год вторая версия «Архивный фонд» распространялась в республиканских, областных, краевых, муниципальных архивах.

В 2009 г. в архивных учреждениях началось внедрение программной версии «Архивный фонд 4.0», которая была усовершенствована по сравнению с предыдущими. Охват, автоматизированным учётом всех видов документации полностью достигнут в рамках 4-й версии ПК «Архивный фонд». В течение прошлого года версия прошла опытную эксплуатацию в трёх федеральных архивах (ГАРФ, РГАЭ, филиал РГАНТД) и государственных архивах 10 субъектов Российской Федерации (Республики Башкортостан, Татарстан, Удмуртская; Алтайский край и т.д.) и теперь готова к внедрению в качестве отраслевого ПО для ведения автоматизированного государственного учёта документов АФ РФ. Появилась возможность учёта кино-, фоно-, видео- и электронных документов, а также распечатывания описи и, заверив её надлежащим образом, получать полноценный традиционный документ госучёта. Программой автоматически создаются паспорт архива и практически все учётные формы, являющиеся приложениями к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию сведения, накопленные в формате 3-й версии ПК «Архивный фонд».⁹

«Архивный фонд»  представлял собой часть взаимосвязанного комплекса ПО. В органах управления архивным делом субъектов РФ с 1997г. Внедрялась программа «Фондовый каталог», а в Росархиве начал функционировать экспериментальная версия автоматизированного ЦФК.

Фондовый каталог  – общеотраслевая программа, предназначенная  для органов управления архивным делом субъектов РФ. Она предназначена  для централизованного государственного учета, информационного поиска на межархивном уровне, контроля за состоянием НСА и обеспечения сохранности документов.¹⁰

В 1997 году был  утвержден Регламент государственного учета документов архивного фонда  РФ, который предусматривал внедрение  учетных БД при условии соблюдения принципа единства традиционной и автоматизированной систем учета.

В 2000 году в дополнение к Регламенту был утвержден «Временный порядок РФ». Документ закреплял  методы, процедуры и средства ведения  автоматизированного учета в государственных и муниципальных архивах.

В 2002 году «Фондовый  каталог» внедрен в органах управления архивными делами в 18 субъектах Федерации.

По техническому заданию, составленному Информцентром  Мосгорархива на основе изучения традиционного  и автоматизированного учета документов, центром «Инсофт» была создана программа «Учет фондов» стал первой программой, которая позволила комплексно автоматизировать учет архивных документов в архиве. Программа позволяла получить в виде отчетов как документы внутреннего учета (книгу учета поступлений, список фондов, реестр описей, книгу учета движения фондов, описей и дел, лист фонда, книгу учета документов передаваемые в другие архивы) так и централизованного учета (паспорт архива, карточку ЦФК, сведения об изменении в составе и объеме фондов). Таким образом, хотя общее количество отчетов значительно уступало программе «Архивный фонд», это были основные учетные документы архива.

Последовательность  ввода данных в учетную базу была детально продумана для того, чтобы  максимально повысить точность учета  и избежать искажения данных. К  недостаткам программы можно  отнести сложность и обилие показателей, трудности в редактировании данных – для исправления значения данных некоторых полей или удаления данных необходимо обращаться к программисту.

Что касается процедуры  ведения автоматизированного учета, она различается для федеральных  архивов и субъектов Федерации. Федеральные архивы представляют учетные сведения непосредственно в Росархив для включения в автоматизированный фондовый каталог. Республиканские, краевые, областные, муниципальные архивы передают данные в электронном формате в орган управления архивным делом субъекта РФ. При этом если не используют другую учетную программу, они должны конвертировать данные в общеотраслевой формат в составе обязательных реквизитов. На следующем уровне в органе управления архивным делом данные архивов вводятся в ПК «Фондовый каталог». При этом проверяется их полнота и достоверность. По решению органа управления архивным делом, архив может быть освобожден от предоставления учетных документов в традиционной форме, если он ввел в Архивный фонд все сведения о фондах.

Очевидно, что  ведение  централизованного учета чрезвычайно затрудняет то, что автоматизация учета не введена во всех архивах и органах управления архивным делом. По этой причине иногда приходиться вести параллельно автоматизированный и традиционный учет документов. При этом учетные данные нужно вводить своевременно и точно. Из-за задержки при представлении данных в вышестоящие органы вся система учета может быть нарушена. 

2.2. Автоматизированная система учета уникальных документов АФ РФ и обеспечения их сохранности.

Составной частью интегрированной учетно-информационной системы является Государственный реестр уникальных документов АФ РФ. Он потребовал от разработчиков расширения сложившихся представлений о содержании работы, новых, теоретических, методических и организационных решений. Сложность заключается в определении статуса уникальных документов и критериев их отбора, разработки учетных форм документов, порядка организации и ведения Государственного реестра. Архивисты пришли к выводу, что культурологический подход имеет определяющее значение: в реестр должны включаться все документы, имеющие общекультурную ценность, представляющие большой интерес для общества. В конечном итоге создание Государственного реестра базируется на следующих основных принципах: государственному учету подлежат все уникальные документы АФ РФ независимо от места их хранения, и от того в чьей собственности, или в чьем пользовании они находятся; единство основных требований к постановке на государственный учет уникальных документов на разных носителях, хранящихся в архивах, музеях, библиотеках и т.д.

Согласно «Регламенту  государственного реестра уникальных документов АФ РФ, утвержденному 9 октября 2001 г., началось создание еще одной  общественной базы данных.¹¹ Государственный реестр уникальных документов называют «Красной книгой АФ РФ», поскольку в него включаются сведения о наиболее ценных документах, утрата которых была бы невосполнима. Согласно регламенту, реестр создается в традиционной форме и в виде базы данных. Но, в отличие «автоматизированного центрального фондового каталога», имеющего распределенную структуру, он формируется в едином центре – Росархиве – на основе карточек учета и описания документов, поступающих из архива, музеев, библиотек, ведомств.

Выявление уникальных документов на основе комплекса критериев осуществляют экспертно-проверочные комиссии государственных архивов, органов управления архивным делом субъектов Федерации. Владельцы документов негосударственной части АФ РФ могут осуществлять выявление уникальных документов по собственной инициативе, по договору с Федеральной архивной службой. При вывозе документов за пределы страны экспертиза осуществляется в обязательном порядке. При выявлении уникальных документов составляются листы учета и описания уникальных документов и экспертные заключения. Из государственных архивов, музеев, библиотек, архивов РАН, и общеотраслевых депозитарных фондов карточки учета и описания уникальных документов поступают в Росархив, где они проходят окончательную экспертизу Центральной экспертно-проверочной комиссии. После этого карточки утвержденных ЦЭПК документов поступают в Центр информационных технологий Росархива, где формируется единая база данных об уникальных документах.

Центр информационных технологий Росархива осуществляет не только создание базы данных «Государственный реестр уникальных документов АФ РФ», но и исполнение запросов от физических и юридических лиц.

Сохранение  принятых на хранение документов –  важнейшая задача архивистов. Конечно, компьютер не может осуществлять обеспылевание и дезинфекцию  документов, но роль информационных технологий и в этом направлении работы архивов непрерывно увеличивается.

Информационные  технологии в области обеспечения  сохранности документов применяются:

     - для учета наличия и состояния документов в автоматизированном режиме;

     - для создания фонда пользования и страхового фонда с помощью технологий оцифровывания;

     - для электронной регистрации документов.

При обеспечении  сохранности документов очень важно  своевременно принять меры по картонированию, реставрации, консервации, дезинфекции, поиску отсутствующих дел. Для этого нужна точная и оперативная информация о состоянии и физико-химической сохранности документов по всем фондам архива. С целью собирания такой информации в архиве регулярно проводятся проверки наличия и состояния документов.

Однако собрать  воедино и проанализировать многочисленные статистические данные о состоянии  документов непросто. Для этого создаются  специальные базы данных, в которые  вводятся сведения дел. Одна из программ – БД «Обеспечение сохранности документов» - была создана ВНИИДАД в середине 1990-х годов. Подобное программное обеспечение позволяет составить сводный отчет о количестве документов с различными дефектами по архиву в целом, по хранилищам и фондам. Данные служат при планировании работы по обеспечению сохранности.

Таким образом, с 1990-х годов начинается активная автоматизация учета документов. Так, как учет документов – требует  точности и достоверности, поэтому  логично перевести эту работу на плечи электронно-вычислительных машин.

В развитие системы  автоматизированного централизованного  государственного учета документов, хранящихся в государственных и  муниципальных архивах, достигнуты определенные положительные результаты. Создано и функционирует общеотраслевое программное обеспечение – программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», данные в едином электронном формате аккумулируются в автоматизированном ЦФК Росархива.

Заключение

В заключение надо отметить, что учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет, документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет государственным архивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы государственного архива.

Государственный учет документов заключается в определении  их количества в установленных единицах учета и отражении этого количества в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Учету документов уделяется  огромное внимание и в  законодательстве,  так как без  учета документов невозможно предоставление их сохранности. Даже экономический  аспект работы архивной отрасли невозможен без учета. Ведь если не знать, сколько документов в архиве, то нельзя определить, сколько сотрудников нужно для их сохранения и обработки, и какой фонд заработной платы для этого необходим. Точно так же без централизованного учета невозможно рассчитать финансирования архивной отрасли в целом.

Немалая роль принадлежит  проверке наличия и состояния  документов, она устанавливает фактическое  присутствие дел, числящихся по описям, и выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации.

О важности учета  свидетельствует и то, что с 1990-х  годов начинается активная автоматизация  учета документов. Так, как учет документов – требует точности и достоверности, поэтому логично перевести эту  работу на плечи электронно-вычислительных машин.

В развитие системы  автоматизированного централизованного  государственного учета документов, хранящихся в государственных и  муниципальных архивах, достигнуты определенные положительные результаты. Создано и функционирует общеотраслевое программное обеспечение – программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», данные в едином электронном формате аккумулируются в автоматизированном ЦФК Росархива. Ввод данных осуществляют 12 федеральных архивов, 96 архивных субъектов РФ, 325 муниципальных архивов и 54 субъекта РФ. БД «Фондовый каталог» ведется в 18 субъектах РФ. Темпы ввода информации архивами ежегодно увеличиваются. Сведения о динамике роста объемов БД «Архивный фонд», о динамике внедрения, об объемах данных по архивам, об объемах данных по отрасли, о ведении ПК «Архивный фонд» приведены в справке о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Общий объем накопленных данных составляет 229,2 тысяч описаний фондов.¹² Значительный объем введенных сведений делает актуальным вопрос об организации использования автоматизированного ЦФК Росархива. Отделом организации НИР и внедрения автоматизированных архивных технологий ведется постоянная работа по приему и учету присылаемых данных, их проверке и корректированию, по восстановлению запорченных в   архивах массивов, по совершенствованию программного обеспечения.