Деловое общение

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный  экономический университет»

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи и деловое общение

по теме: Деловая беседа

 

 

Исполнитель: студент

Башкирцева С.В.

Направление Бакалавр

Профиль

Группа УП – 13 КФ

Ф.И.О. Еговцева Л.Н.

 

 

 

 

 

 

 

г. Красноуфимск

2013 г.

1. Особенности деловой беседы и подготовка к ней.

 

Деловая беседа — это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности и речевые характеристики друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

Основная цель деловой  беседы - убедить партнера принять  ваши конкретные предложения. Задачами беседы выступает получение служебной  информации, взаимное общение работников одной сферы, совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих  идей и замыслов, контроль и координация  начатых мероприятий, стимулирование трудовой активности.

Деловая беседа представляет собой форму устного обмена информацией  между несколькими людьми, но уже в "узком кругу". От собраний и совещаний она отличается не только количеством участников, но и более свободным характером в отношении проблематики, хода и результатов. Официальные решения по итогам бесед принимаются далеко не всегда, однако для них создается необходимая почва: участники получают информацию для размышления, за которым могут последовать, а могут и не последовать соответствующие действия.

Беседы являются важным элементом  таких управленческих процедур как  прием и оформление на работу или  увольнение сотрудников; прием посетителей; консультирование; деловые переговоры; встречи.

По характеру беседы бывают официальными и неофициальными. Так называемыми "рабочими" (по направленности — целевыми, преследующими конкретные задачи), и общими (по степени свободы — регламентированными, то есть осуществляющимися в соответствии с определенными правилами и в предписанной последовательности, например, анкетирование) и не регламентируемыми, бессистемными, такими как дружеский разговор.

В отличие от других форм обмена информацией, беседам свойственна  непосредственность общения, обязательность обратной связи.

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями  разных организаций (или подразделений  одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.

К числу целей, требующих  проведения деловой беседы, можно  отнести, во-первых, - стремление одного собеседника посредством слова  оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения. Другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, - необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

В сравнении с другими  видами речевой коммуникации деловая, беседа обладает следующими преимуществами:

• быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.
• повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.
• возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

Деловая беседа благодаря  эффекту обратной связи, который  наиболее ярко проявляется именно в  непосредственном межличностном взаимодействии, позволяет руководителю реагировать  на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

Деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух ее участников нужно  строить на основе следующих важных принципов:

Сознательная настройка  на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.

Рациональная организация  процесса беседы, что, прежде всего, означает краткое изложение собеседниками  содержания информации по обсуждаемой  теме, ибо пространное изложение  и избыточная информация осложняют  усвоение самого существенного.

Простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы. Более подробно о подготовке и организации деловой  беседы в следующей главе.

Умение вести себя с  людьми надлежащим образом является одним из важнейших, если не важнейшим, фактором, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или  предпринимательской деятельности. Дейл Карнеги еще в 30-е годы заметил, что успехи того или иного человека в его финансовых делах даже в  технической сфере или инженерном деле процентов на пятнадцать зависят  от его профессиональных знаний и  процентов на восемьдесят пять - от его умения общаться с людьми.

Безусловно, быть готовым  к деловой беседе лучше, чем быть к ней не готовым. Готовность к  деловой беседе, даже если эта беседа имеет оперативный характер, дает вам психологическое преимущество. При этом, чем меньше времени занимает сама беседа, тем важнее обеспечить это психологическое преимущество. К сожалению, столь очевидная вещь на практике, в реальном менеджменте часто игнорируется. И напрасно! Если мы хотим, чтобы деловая беседа стала формой управленческого общения, взаимодействием, мы ни в коем случае не должны игнорировать ее подготовительный этап. Время, потраченное на подготовку к беседе, никогда не бывает потраченным зря.

Цикл деловой беседы состоит  из трех этапов: подготовительного, основного  и заключительного.

Подготовка беседы начинается с определения цели, которую в  результате необходимо достичь, круга  обсуждаемых вопросов. При этом необходимо учитывать интересы партнера.

Система планирования важных деловых бесед включает:

а) стратегический план —  пути и программу действий по достижению целей;

б) тактический план —  перечень способов поэтапного достижения целей;

в) план информации и сбора  материалов;

г) план систематизации и  отбора рабочих материалов — определение  организации собранного материала  и критерии его отбора;

д) план изложения по времени  определяет рамки рабочего плана;

е) рабочий план устанавливает  структуру изложения и беседы в целом с учетом имеющегося времени;

ж) план приспособления к  собеседникам и обстановке учитывает  потенциальные требования и намерения  наших "оппонентов" а также  особенности обстановки, в которой  будет проходить беседа;

з) план тренировки.

Вторым шагом, если беседа важна и есть в запасе время, является составление предварительного портрета других ее участников на основе данных об их служебном положении, политических взглядах, отношении к окружающим, общественной деятельности и заслугах, любимых и запретных темах  для разговоров.

Третий шаг состоит  в выработке стратегии и плана  беседы, а также различных тактических  “заготовок”. План включает схему  изложения материала, предопределяющую во многом структуру беседы. В серьезной  беседе схемой допускается пользоваться открыто, но насколько близко ей следовать, определяется конкретными обстоятельствами: числом участников, запасом времени, опытом и пр. Помимо плана на подготовительном этапе составляется предварительный  текст выступления, который включает в себя набор ключевых понятий, слов и детально проработанных фрагментов, включающих полную формулировку деловых  предложений.

Четвертым шагом на подготовительном этапе деловой беседы может быть ее репетиция, сначала наедине с  собой, а затем, возможно, с кем-нибудь из коллег. Репетиции предшествует осмысление материала, запоминание  его очередности, отдельных фрагментов текста с таким расчетом, чтобы  ими можно было при необходимости  свободно оперировать, в том числе  воспроизводить по памяти.

Пятый шаг подготовительного  этапа заключается в определении  и согласовании с партнерами места  и времени встречи с учетом их возможного влияния на результат. Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, то она может  происходить в кабинете руководителя, на рабочем месте подчиненного, в  зале заседаний, а также во внеслужебной обстановке вплоть до домашней. С посторонними лицами беседы проводятся в кабинете пригласившего их или в специальной комнате для переговоров.

Основными этапами деловой  беседы являются: начало беседы; информирование партнеров; аргументирование выдвигаемых  положений; принятие решения; завершение беседы.

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

1. Начало беседы;

2. Передача информации;

3. Аргументирование;

4. Опровержение и доводы собеседника;

5. Принятие решений.

Очень важной частью беседы является ее начало. Инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так  как начало беседы - это "мост" между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение  внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).

Исследователями выделены факторы, позволяющие деловой беседе пройти успешно:

профессиональные  знания дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией;

ясность - позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;

наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации;

постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника;

ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;

повторение - повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию;

элемент внезапности - представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов;

"насыщенность" рассуждении - необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались "взлеты", когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и "спады", которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника;

рамки передачи информации - французский писатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: "Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все"; юмор и ирония - в определенной дозе и ситуативно уместны, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.

Сама беседа начинается с  приветствия и осмысления первых личных впечатлений о партнерах  с учетом знаний о них, приобретенных  на подготовительном этапе. Нужно иметь  в виду, что на это впечатление  во многом влияет ряд объективных  и субъективных обстоятельств, например, доминирующая в данный момент потребность, то есть целостная оценка людей как  приятных так и неприятных.

Во вступительной части  беседы, которая может занимать до 15% отведенного на нее времени, происходит снятие психологической напряженности  партнеров, установление контактов  и взаимопонимания между ними. Это достигается на основе проявления искреннего интереса к личности и  делам друг друга.

Существует множество  способов начать беседу, но практика выработала ряд "правильных дебютов". Вот  некоторые из них.

1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы этого легко добьетесь.