Основные характеристики выставочно-ярмарочной деятельности

Образовательные мероприятия

Тренинги - краткосрочные  курсы повышения квалификации, которые  проводятся в рамках выставки

Консультационные пункты - работа специалистов на выставке, оказывающих  методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого  рынка.

Презентационные мероприятия

Дни страны/области/региона (компании, общественной организации) - представляют собой комплексные  мероприятия, включающие протокольные мероприятия, семинары, симпозиумы, конференции, деловые встречи, презентационную программу.

Фестивали и конкурсы по тематике выставки и по смежным темам.

Тематические экскурсии  для специалистов, учащихся ВУЗов  организуются организаторами выставок по предварительным заявкам. Чтобы  экскурсия была успешной, разрабатывается  специальный «презентационный маршрут» по выставке, охватывающий интересующий аспект. В штате компании-организатора должен быть «экскурсовод», который  владеет содержательной стороной вопроса. Экспоненты должны быть предупреждены  о приходе гостей, тогда они  смогут подготовиться, а экскурсанты  получат сувениры и подарки.

Рекомендации  по подготовке и проведению мероприятий  деловой программы

Мероприятия деловой программы  выставки требуют отдельной большой  работы по их подготовке и проведению. Особое внимание при их организации  необходимо уделить следующим вопросам:

правильный выбор организатора;

создание «работающего»  рабочего органа (оргкомитет, рабочая  группа);

разработка программы, реальной отвечающей нуждам рынка и интересной специалистам;

реклама мероприятия (практика показывает, что недостаточно общей  рекламы, необходима целевая рассылка, обзвоны, способы «персональных» приглашений);

подготовка помещений  и оборудования (связь, аудиовизуальные средства, элементы оформления интерьера);

подготовка информационных материалов для участников (программа, тезисы, информационные материалы и  сувенирная продукция выставки);

обеспечение перевода (для  мероприятий с международным  участием);

организация регистрации, обслуживания;

обработка итоговых материалов.

 

3.7 ИНФОРМАЦИОННАЯ  ПОДДЕРЖКА ВЫСТАВКИ

 

Распространение престижной рекламы на выставке, организация  специальных семинаров, симпозиумов  и конференций, специализированных «дней страны», празднование тысячного  или десятитысячного посетителя и других мероприятий в значительной степени способствуют созданию благоприятного имиджа в отношении компании –  экспонента и ее товаров у посетителей выставки, в официальных и деловых кругах, среди широкой общественности, поскольку информации о выставке находит широкое отражение в средствах массовой информации, а в ряде случаев сопровождается заказными статьями и материалами ее участников.

Пресс – конференции на выставках – ярмарках организуют для получения благоприятных  откликов в местных средствах  массовой информации, а также в  случае выведения на рынок нового товара, по случаю дня фирмы или  страны, данного стенда (или павильона). При этом сообщаемая на пресс –  конференции информация должна иметь  если не сенсационное, то хотя бы неожиданное, интересное сообщение. Выступление  представителя соответствующего стенда (павильона) на выставке – ярмарке  тщательно готовится. Им должен быть не руководитель компании, а специальный  сотрудник, ответственный за PR –  работу. В текст выступления на пресс – конференции включаются цифры и факты, способные заинтересовать аудиторию; устная презентация сопровождается мультимедийными материалами или слайдами, а также видео-, теле- и кинофильмами.

Подготовка пресс –  конференции на выставке предполагает определение места и времени  ее проведения, рассылку пригласительных  билетов, составление текста выступлений, внесение в него дополнений и поправок, подготовку комплектов рекламных и прочих материалов, составление сметы расходов, подготовку пресс-релиза, проверку подготовленности зала.

На подготовительном этапе  организации выставки необходимо разработать  ее рекламную концепцию на основе результатов мониторинга СМИ, учитывающего различные целевые аудитории, и  задач, поставленных организатором. На этой стадии происходит формирование системы информационной поддержки  выставки. Информационными партнерами должны стать центральные и специализированные газеты и журналы, информационные агентства, рейтинговые радиостанции, специализированные ТВ-программы, то есть СМИ , имеющие обширную географию распространения, большой тираж, создающие наибольший общественный резонанс, привлекающие внимание широкой общественности.

 

Схемы взаимодействия организаторов выставки со СМИ

Компания-организатор выставки сотрудничает со средствами массовой информации, используя различные  схемы

прямая продажа выставочных  площадей, покупка рекламных площадей

бартерные отношения (обмен  выставочной площади на рекламную)

информационное спонсорство

партнерство в организации  выставочного проекта

Этапы рекламной  кампании

Рекламная кампания выставки проходит в два этапа. На первом этапе  делается акцент на привлечение максимально  возможного количества экспонентов, на втором этапе — на привлечение  посетителей (реальных или потенциальных  потребителей различных видов данной продукции или услуг). При этом следует отметить, что реклама  в специализированных СМИ достаточно хорошо работает на привлечение специалистов, а ежедневные газеты и журналы, информационные агентства, радио играют наиболее существенную роль в информировании рядовых посетителей. Опыт работы со СМИ позволяет говорить о целесообразности работы с 30-40 центральными и специализированными изданиями  российского масштаба и 20 -30 региональными.

Рекламная кампания включает обязательную факсовую адресную рассылку информационных сообщений (обязательно в отдел информации и конкретному журналисту, занимающемуся освещением данной проблемы) по существующей в компании базе данных СМИ. Рассылка производится по мере получения информации из выставочного отдела компании, но не реже одного раза в месяц на начальной стадии и раз в две недели непосредственно перед выставкой. Это достаточно эффективный способ заявить о себе в разделе новостей многих СМИ часто появляются наши анонсы.

Рассылка

К технике продвижения  выставочного проекта относится  почтовая рассылка потенциальным участникам выставки рекламно-информационных материалов выставки (первая волна), пригласительных  билетов и программы мероприятий (вторая волна). Используется также  факсовая рассылка (эта недорогая услуга предоставляется сегодня многими компаниями). Для доставки материалов VIP клиентам используются курьерские службы. Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур. Руководители этих организаций, а также субъектов Федерации (если это необходимо) могут войти в состав Организационного комитета по подготовке и проведению выставки. Оргкомитет совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественными и другими заинтересованными организациями утверждает программу проведения выставки. Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки осуществляет рабочая группа, утвержденная решением Оргкомитета на своем первом заседании. Оргкомитет решает принципиальные вопросы подготовки выставки и ее мероприятий, утверждает концепцию, рабочая группа — оперативные. Заседания Организационного комитета целесообразно проводить один раз в месяц , рабочей группы — один раз в две недели.

Государственная поддержка  обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб  выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, местом обсуждения корпоративных проблем, способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии. Участниками церемонии открытия также являются члены Оргкомитета, приглашенные представители законодательной  и исполнительной власти, руководители министерств и ведомств, крупных  российских и зарубежных компаний, общественности, участники выставки, СМИ. По согласованному с Оргкомитетом сценарию церемонии официального открытия выставки, официальным лицам, видным общественным и политическим деятелям предоставляется слово для приветственного обращения к собравшимся. В последний день работы выставки проходит торжественная церемония закрытия, на которой участникам выставки вручаются дипломы по результатам профессиональных конкурсов.

Работа с представителями  СМИ на выставке

На территории выставки необходима организация пресс-центра, где журналисты могут получить всю информацию не только о выставке, но и о компаниях - участницах. В пресс-центре всегда должны быть пресс-релизы, программа  мероприятий, каталог. Новая услуга организаторов: пресс-боксы (пресс-релизы компаний-экспонентов, компакт-диски, слайды), что позволяет экономить время представителей СМИ.

 

3.8 ПОДВЕДЕНИЕ  ИТОГОВ ВЫСТАВКИ

 

После завершения работы ярмарки  или выставки следует подвести итоги  участия фирмы в данном мероприятии. Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных  на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным  показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.

По окончании каждой выставки составляется записка, коротко отражающая все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь  в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

Необходимо ознакомить работников фирмы с первыми результатами участия в ярмарке или выставке. В частности, целесообразно проинформировать о:

количестве лиц, посетивших ярмарку или выставку, и изменениях, произошедших по сравнению с предыдущими годами;

приемлемости месторасположения  стенда;

обоснованности архитектурных решений по стенду;

правильности выбора экспонатов;

обоснованности затрат средств  на подготовку и участие в ярмарке  или выставке;

проведенных маркетинговых  исследованиях;

контактах с посетителями ярмарки или выставки;

работе со средствами массовой информации;

сообщениях в средствах массовой информации об участии фирмы в работе ярмарки или выставки;

полученных заказах.

Эта информация показывает, насколько успешным или неудачным  было участие фирмы в ярмарке  или выставке. Однако чтобы иметь  более полное представление об эффективности  участия в работе данного мероприятия, следует провести сравнительный  анализ целей участия в выставке и достигнутых результатов.

При этом необходимо проанализировать степень достижения каждой из целей  и всех целей. Это позволит выявить, что положительное было сделано  во время ярмарки или выставки и что еще нужно сделать, чтобы  устранить выявленные недостатки и  добиться успеха в последующих мероприятиях.

Успешность участия различных  фирм в выставках обеспечивается благодаря:

правильному выбору необходимой  ярмарки или выставки;

удачному подбору экспонатов;

организации на должном уровне подготовки к участию в выбранном  мероприятии;

обоснованному подбору персонала;

организации на должном уровне презентации фирмы и ее экспонатов;

обеспечению действенной  коммуникационной политики в целях  привлечения внимания к участию  фирмы в ярмарке или выставке;

проведению на должном  уровне анализа результатов участия  фирмы в работе данной ярмарки  или выставки и разработке на этой основе рекомендаций по обеспечению  более эффективной ярмарочной и  выставочной деятельности.

Указанные выше факторы не в полной мере учитываются фирмами  в их ярмарочной и выставочной  деятельности, поэтому их участие  в данных мероприятиях не всегда является успешным. Следует обратить внимание на то, что степень влияния каждого  из перечисленных факторов на эффективность  участия фирмы в работе ярмарок  или выставок различна.

4.УСПЕШНОЕ УЧАСТИЕ  В ЗАРУБЕЖНОЙ ВЫСТАВКЕ

 

Участие в зарубежных выставках  является непременной составной  частью инструментария международного маркетинга любой компании. Такие  выставки служат достижению самых разнообразных  предпринимательских целей.

Едва ли какой-нибудь другой из инструментов маркетинга обладает присущей им способностью представить  во всей полноте предприятие и  его продукцию, одновременно предоставляя возможность личного контакта с  клиентами. Личные доверительные отношения  между деловыми партнерами становятся сегодня самым весомым фактором для принятия решений, близость к  покупателю как стратегический фактор успеха — ключевой позицией и в  международной, и во внутренней конкуренции. Зарубежные выставки могут к тому же дать множество необходимых отправных  точек для осуществления предпринимательской  политики. Для того чтобы участвовать  в международных выставках с  максимальным эффектом, необходимо выполнять  достаточно очевидные приемы и правила.

Уникальность участия  в зарубежной выставке как элемента маркетинговой политики компании состоит  в том, что оно позволяет вести  свою игру на чужой территории. Вы привозите  свою экспозицию, но не разыскиваете клиента  по местам его «дислокации» — ваши потенциальные потребители сами приходят на выставку и посещают ваш  стенд, хотя уговорить их стать вашими клиентами совсем не просто. Но именно в этом и заключается искусство  успешного участия в выставке.

На выставке, как нигде, можно «обкатать» новую идею или  новую продукцию. Образец, еще не запущенный в производство, по вызванному им интересу составит ваше представление о его рыночном потенциале. При этом не потребуется нанимать команду специалистов, чтобы спрогнозировать его покупательную способность.