Особенности официально – делового стиля речи. Составление личной документации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный  экономический университет»

 

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Русский  язык и культура речи

по теме: Особенности  официально – делового стиля речи. Составление личной документации.

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель: студент(ка)

 

 

 

 

Екатеринбург

2011

 

 

 

 

 

 

1.Составление заявления.

Заявление – это документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника.     

Заявление является личным документом и оформляется  на чистом листе бумаги и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты:

• адресат;
• данные об авторе заявления:  фамилия, имя, отчество, занимаемая должность  (если автор уже является сотрудником предприятия) или полный домашний адрес и телефон (если автор не является сотрудником предприятия) к руководителю которого он обращается с заявлением;
• наименование вида документа;
• дата;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если имеются прилагающие документы);
• подпись.  
• В зависимости от количества заявителей заявление может быть: индивидуальным и коллективным. 

 

 2. Составление доверенности.

Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства  интересов доверителя перед третьими лицами, доверенность - это односторонняя  сделка, она фиксирует содержание и пределы полномочий доверенного, действия которого на основе доверенности создают права и обязанности  непосредственно для доверителя.

Стоит отметить, что оформленная  в нотариальном порядке доверенность является юридическим документом. Действующее  законодательство предусматривает  несколько видов доверенностей. В зависимости от объема и характера, выраженных в доверенности полномочий различают три вида доверенностей:

- общая (генеральная)  доверенность на представление  интересов доверителя во всех  сферах;

- специальная доверенность  на совершение каких-то однородных  действий;

- разовая доверенность  на выполнение определенного  конкретного действия.

Генеральная доверенность -  имеет место тогда, когда выдается доверенность на совершение действий, охватывающих всю сферу деятельности юридического лица или на общее управление всем имуществом гражданина. Такая генеральная доверенность выдается руководителю филиала юридического лица, филиал совершает точно такие же действия, как само юридическое лицо, только в меньшем объеме. Поэтому руководителю юридического лица, руководителя филиала выдают генеральную доверенность. Когда гражданин уезжает за рубеж, он может выдать генеральную доверенность на управление всем своим имуществом другому гражданину.

Специальная доверенность -  имеет место тогда, когда доверенность выдается на совершение какого-то комплекса связанных между собой юридических действий. Скажем, такая специальная доверенность выдается юридическим лицом юрисконсульту для ведения всех дел в арбитраже, не на разрешение какого-то одного действия, а на комплекс действий, связанных с разрешением арбитражного спора.

Разовая доверенность -  выдается, на совершение какого-то одного действия, одной конкретной сделки (например: получение почтового перевода, подписание договора, составление акта и т.п.) и после его совершения она прекращает свое действие.

Составление доверенности

Согласно Методическим рекомендациям по унификации текстов  управленческих документов, при оформлении предприятием доверенности своему полномочному представителю в документе указываются:

1) фамилия, имя и  отчество доверенного лица;

2) наименование должности  доверенного лица;

3) вид действий, на  совершение которых уполномочено  доверенное лицо;

4) образец подписи  доверенного лица;

5) срок действия доверенности.

При оформлении доверенности частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства) и вид  действий по доверенности.

Правовые основы оформления и последующего выполнения действий по доверенности образуют положения  Гражданского кодекса РФ. В соответствии со ст. 185 ПС РФ под доверенностью  признается "письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому  лицу для представительства перед  третьими лицами". При этом доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть также нотариально  удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законодательством  РФ.

Отдельные виды доверенностей, в частности, доверенность на получение  заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов  и изобретателей, пенсий, пособий  и стипендий, вкладов граждан  в банках и на получение корреспонденции (в т. ч. денежной и посылочной), может  быть также удостоверена:

1) организацией, в которой  доверитель работает или учится;

2) жилищно-эксплуатационной  организацией по месту его  жительства;

3) администрацией стационарного  лечебного учреждения, в котором  он находится на излечении.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если же срок действия в доверенности не был указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Недействительна доверенность, в  которой не указана дата ее совершения. В отдельных случаях на осуществление  действий по доверенности и на оформление самих доверенностей налагается ряд ограничений. Так, доверенное лицо не может совершать действия по доверенности ни в отношении себя лично, ни в  отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением случаев коммерческого  представительства.

Согласно ст. 28 и 29 ГК РФ доверенности от имени несовершеннолетних, не достигших 14 лет, а также от имени  граждан, признанных в судебном порядке  недееспособными, могут совершать  их родители, усыновители или опекуны. Согласно ст. 26 ГК РФ доверенности от имени  несовершеннолетних в возрасте от 14 до 18 лет могут быть удостоверены с письменного согласия их законных представителей — родителей, усыновителей или попечителей.

Свои особенности имеет  и доверенность, выдаваемая в порядке  передоверия. Такая доверенность в  соответствии со ст. 187 ГК РФ подлежит нотариальному  удостоверению по представлении  основной доверенности, в которой  оговорено право передоверия, либо по представлении доказательств  того, что представитель по основной доверенности вынужден к этому силою  обстоятельств для охраны интересов  выдавшего доверенность, как то: тяжелая болезнь представителя, стихийное бедствие, в связи с  чем представитель не может выполнить  поручение, и т. п.

При этом доверенность в  порядке передоверия не должна содержать  в себе больше прав, чем предоставлено  по основной доверенности, а срок ее действия — превышать срок действия доверенности, на основании которой  она выдана. Кроме того, в доверенности, удостоверяемой в порядке передоверия, должны быть указаны время и место  удостоверения доверенности, на основании  которой она выдана.

Лицо, передавшее свои полномочия другому лицу, должно известить об этом выдавшего доверенность и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшего  полномочия ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные. Статья 188 ГК РФ определяет следующие случаи прекращения  действия доверенности:

1) истечения срока  доверенности;

2) отмена доверенности  лицом, выдавшим ее;

3) отказ лица, которому  выдана доверенность, исполнять  полномочия;

4) реорганизация, ликвидация  юридического лица, от имени которого  выдана доверенность;

5) реорганизация, ликвидация  юридического лица, которому выдана доверенность;

6) смерть лица, выдавшего  доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или  безвестно отсутствующим;

7) смерть лица, которому  выдана доверенность, признание  его недееспособным, ограниченно  дееспособным или безвестно отсутствующим.

 

 

 3. Составление объяснительной записки.

Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное  сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка  составляется на отдельном листе  бумаги и должна быть адресована конкретному  должностному лицу (как правило это  начальник отдела или руководитель предприятия).

Объяснительная записка  разъясняет руководству точку зрения составителя данного документа  на интересующее событие. Этим событием может быть невыполнение задания (в  полном объеме или в указанный  срок), нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу или прогул).

Есть еще одна функция  объяснительной записки – может  пояснять содержание другого документа (проект, отчет и т.д.). Тогда объяснительная записка оформляется к такому документу как приложение и подписывает  его руководитель организации.

В случае дисциплинарного  проступка в соответствии с ТК РФ (кому интересно ст. 193) работодатель обязан предложить сотруднику написать объяснительную. Вы должны знать, что  сотрудник не обязан давать каких-либо пояснений. Тем не менее, работодатель сможет применить дисциплинарное взыскание, составив акт об отказе.

Поэтому обычно лучше  написать объяснительную записку. Возможно, тогда вы сможете расставить нужные вам акценты в произошедшем, лояльность продемонстрируете. И вовсе не обязательно  вы окажетесь в чем-то виновным.

Сначала в тексте следует  перечислить факты, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемой  ситуации. Затем уже излагают причины, приведшие к негативному исходу дела (ведь объяснительную не приходится писать в случае победы и триумфа).

Писать следует сухим  канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли покороче. Лучше  избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно  относящиеся к делу.

Подумайте над тем, чтобы  объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и  оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).

Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает  работник ее составивший. Состав реквизитов документа посмотрите на приведенном  образце.

Сама объяснительная записка состоит  из двух частей:

1) фактическая часть  (в ней указываются факты, послужившие  поводом к ее написанию)

2) причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, после текста составителем обязательно указывается дата и ставится собственноручная подпись.

Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения.

В объяснительной записке  так же обязательно указываются  следующие реквизиты: наименование документа, наименование организации, место составления и регистрационный  номер.

Текст объяснительной записки  должен объективно отражать события  и факты, давая им четкое объяснение.

Так же объяснительные записки  используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет.

В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных  положений основного документа, в этом случае записка оформляется  на общем бланке организации.

Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются  на стандартном листе бумаге и  адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу. В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.

Обязательными реквизитами  объяснительной записки являются:

• Наименование организации

• Данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;

• Само наименования - "Объяснительная записка";

• Дата составления и  зарегистрированный номер документа;

• Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно  …»);

• Непосредственно текст  пояснения.

• Составитель и подпись.

4. Составление расписки.

Самое главное - расписка не подлежит нотариальному заверению, она имеет свободную форму и обязана составляться от руки именно должником.

 Сама процедура  передачи денег в долг, уже  является договором, только в  Вашем случае устным, а расписка  выступает гарантией возврата  этого долга.

 В расписке  обязательно указываются стороны, а именно:

- кто занял денежные  средства( его полное Ф.И.О., дата его рождения, адрес прописки на момент составления расписки);

- кто передал денежные средства в долг.

- точная сумма и обязательно в национальной валюте , если заем осуществляется в иностранной валюте, то после указания суммы займа, необходимо продублировать сумму уже в иностранной валюте.

- очень важным условием, является указание точной даты возврата долга в тексте расписки.

- после изложения текста долговой расписки, должник ставит дату ее составления и свою подпись. 
    Взыскание долга по расписке в судебном порядке, является не дорогостоящей процедурой и практически в 100% случаях заканчивается в пользу заимодателя, конечно же, если обратиться к профессионалам. 
   

5. Резюме как особый вид документа.

Резюме представляет собой обобщенную информацию о вас, как о потенциальном сотруднике (о вашем образовании, навыках, опыте  работы и основных достижениях), которая  должна быть отражена с наилучшей  стороны. Резюме можно сравнить с  рекламным проспектом, который должен выделить вас из массы других претендентов, присылающих свое резюме в компанию, и заставить работодателя или кадровое агентство пригласить вас на интервью.

При написании резюме нужно поставить для себя цель- вызвать интерес к себе того человека, который в последствии будет ваше резюме читать. Причем этот интерес, во-первых, должен носить позитивный характер, и, во-вторых, привлекать внимание к вам, в первую очередь, как специалисту. Следует учесть, что первый раз резюме обычно просматривается 1-2 минуты, в течение которых оно либо вызовет интерес и его рассмотрят более подробно, либо отложат в сторону. Поэтому постарайтесь, с одной стороны, подойти к написанию резюме творчески, а с другой, - выполнить все формальные требования.