Особенности официально – делового стиля речи. Составление личной документации

Итак, резюме должно представлять вас как, возможно, не идеального, но уж точно весьма привлекательного сотрудника. Для этого оно должно удовлетворять следующим требованиям.

Во-первых, резюме должно быть правдивым. Ведь все что укажется  в  резюме , возможно, придется подтвердить при личной встрече. И будет не очень приятно, если информация не подтвердится.

Во-вторых, резюме должно носить возможно более индивидуальный характер. Если  сфера деятельности не выбрана конкретно, то для каждой из сфер составить свое резюме. Кроме того, прежде чем посылать резюме в конкретную компанию постараться найти и изучить информацию о ее деятельности, корпоративной политике, понять ее принципы работы с персоналам и основные требования к кандидатам. Возможно, после этого будут некоторые изменения в своем резюме или вообще придется написать новое. Попробовать убедить работодателя, что вы подходите именно для этой должности и именно в этой компании. Делать в резюме акцент на тех специфических знаниях и навыках, которые могут быть полезны для работы именно в этой компании. Можно также составить сопроводительное письмо и написать в нем, почему вас привлекла именно эта компания и почему именно вы являетесь идеальным кандидатом. Полезно также узнать, кто занимается рассмотрением резюме в данной компании и адресовать письмо на его имя. Такой подход, во-первых, обратит внимание работодателя на те ваши качества, которые ему наиболее интересны и, во-вторых, покажет вас как человека, серьезно подходящего к проблеме поиска работы. А это является плюсом с точки зрения любого работодателя.

В-третьих, все негативные моменты  оставляйте за рамками резюме.  Писать о своих достоинствах, а не о недостатках.

В-четвертых, если обращение в иностранную компанию, то составляйте резюме на том языке, который является основным для данной компании. Но стоит также приложить и резюме на русском языке, ведь вполне возможно, что читать его будет русскоязычный человек, а ваша задача – создать для него максимальное удобство усвоения информации.

В-пятых, резюме должно быть кратким  и удобочитаемым. Иначе его могут просто отбросить в сторону, не дочитав. Структурируйте всю излагаемую информацию. Пишите простыми предложениями, избегая длинных формулировок, причастных и деепричастных оборотов. Избегайте слишком большого количества специальных терминов. Резюме должно быть написано в хорошем литературном стиле и без грамматических ошибок. Старайтесь также избегать негативных формулировок, вся информация должна иметь позитивный характер, и резюме в целом должно предстать перед работодателем как череда ваших жизненных достижений.

В-шестых, резюме должно быть хорошо оформлено. Постарайтесь разместить всю информацию на одной странице. Размещайте информацию так, чтобы разделы были четко отделены друг от друга, но не используйте табличную форму. Используйте различные виды и размеры шрифта. Распечатывайте резюме на хорошей бумаге и хорошем принтере. Если вы отправляете резюме по e-mail, то лучше не отправлять его приложенным файлом, а вставлять в текст письма.

Какие конкретно разделы должно содержать резюме?

1. Заголовок. Традиционно в заголовке резюме указываются имя, фамилия и, в некоторых случаях, отчество соискателя. Не пишите никаких слов типа «резюме», «анкета» и т.д., это просто не принято.
2. Координаты. Здесь указываются адрес, телефоны, e-mail. Чем больше координат вы укажете, тем больше у работодателя будет возможностей с вами связаться. Можете также отметить наиболее предпочтительный канал связи.
3. Цель. Если вы откликаетесь на определенное предложение вакансии, то укажите в этом разделе название конкретной позиции, на которую вы претендуете. В иных случаях можно указать либо сферу деятельности, которая вас интересует, либо, если вы знакомы со структурой компании, вы можете указать, что вас интересуют позиции в определенном структурном подразделении. Помните, чем четче будет сформулирована ваша цель, тем лучшее впечатление вы сможете произвести на работодателя.
4. Образование. Информацию о полученном образовании обычно излагают в обратном хронологическом порядке (указывайте не только ВУЗ, но и различные курсы, тренинги и т.д.; довузовское образование указывать не стоит). При этом стоит обратить внимание работодателя на те курсы, которые могут быть полезны в избранной вами сфере деятельности. Укажите также темы выполненных курсовых и дипломной работ и название кафедры, по которой они защищались, но только в том случае, если это имеет отношение к будущей работе. Нужно также указать полученные во время учебы награды и грамоты, участие в конкурсах студенческих работ, научные достижения.
5. Опыт работы. Информацию об опыте работы также излагают в обратном хронологическом порядке. Здесь нужно указывать период работы, название организации, должность и основные обязанности. Постарайтесь подчеркнуть свои основные достижения (используйте при этом предельно четкие и краткие формулировки), уделите особое внимание позитивным результатам работы. Не указывайте несущественный опыт работ, который не имеет никакого отношения к предполагаемой вакансии или сфере деятельности. Если у вас нет опыта работы, то просто пропустите этот раздел. Не нужно писать «Опыт работ» и ставить напротив прочерк.
6. Дополнительная информация. В этом разделе укажите владение компьютером и иностранными языками, наличие водительских прав. Укажите также свои положительные личностные качества. Постарайтесь выбрать те из них, которые могут быть важны при работе в данной сфере или на данной позиции. Для людей без опыта работы актуально указать на способность и готовность к обучению. Старайтесь не использовать стандартные формулировки вроде "коммуникабелен и инициативен". Такие фразы встречаются в 90% резюме и поэтому никак не выделят вас из общей массы претендентов. Можно также указать свои увлечения и хобби, но прежде чем сделать это, подумайте, с какой стороны они вас характеризуют.
7. Рекомендации. Подумайте о том, кто может дать вам рекомендации. Это может быть либо прежний работодатель, либо научный руководитель или преподаватель. В рекомендации должны быть указаны ваши основные достижения, полученные поощрения и награды, положительные личностные качества. Можно просто ограничиться фразой «Рекомендации могут быть предоставлены по требованию» или указать человека, который может вас рекомендовать (его имя, организацию, в которой он работает, и занимаемую должность, контактную информацию).

Закончив с содержанием, отведите специальное время на оформление резюме.

Как правильно оформить резюме 

Мы обсудили требования и содержание резюме. Но даже самое хорошее, с точки зрения наполнения, резюме может ускользнуть от взгляда менеджера по персоналу, если оно плохо оформлено. Ниже рассмотрим именно вопросы дизайна резюме. 

Аккуратно оформленный  файл с резюме поможет потенциальному работодателю сделать о вас следующие  выводы:

·  Вы владеете стандартными офисными приложениями, что является одним из обязательных требований к кандидатам практически на любую позицию.

·  Вы способны к самостоятельному обучению и приобретению навыков.

·  Вы умеете структурировать и преподносить информацию.

·  Вы аккуратны и внимательны к деталям.

·  Вы умеете экономить не только свое, но и чужое время.

Оформление резюме

Не секрет, что угадать  особенности вкуса и восприятия у конкретного HR-менеджера, который  будет изучать ваше резюме, невозможно. Тем не менее, существуют некоторые  общепринятые и вполне простые правила, следование которым позволит сделать  ваше резюме уместным и понятным для  любого человека, который будет его  изучать. 

Структурируем

Работодатель хочет  тратить минимум времени на принятие решения о дальнейшем общении  с вами, поэтому четко продумайте структуру своего резюме. Во-первых, желательно чтобы его объем не превышал одной страницы формата А4. Во-вторых, оно ни в коем случае не должно напоминать творческое эссе. Ловите себя на использовании сплошного текста и заменяйте его на пункты маркированного списка.

Упростим

Выбирая шрифт для  резюме, ориентируйтесь на простоту. Неслучайно Times New Roman, Verdana, Arial и Tahoma считаются самыми распространенными для оформления документов. Следует выбирать размер – 12-14 пт в зависимости от шрифта и объема планируемого текста.

Расставим акценты

Очень важно правильно  выделять отдельные блоки вашего резюме. Для заголовков используйте  размер шрифта чуть больше основного  текста (используйте Стили MS Word для  оформления одинаковых абзацев и  элементов). Также уместно использовать полужирное выделение. Лучше отказаться от плохо читаемых курсива иподчеркивания. На время оформления резюме также следует забыть о существовании клавиши Caps Lock.

Избежим лишних экспериментов

Забудьте о графике, декоративных шрифтах, рамках и прочих «украшениях». Все вышеназванное  не уместно использовать в официальном  документе, коим является резюме кандидата.

Желательно не использовать без надобности таблицы и категорически нельзя оформлять все резюме в табличном виде с сеткой границ и фоном.

Переведем 

Вполне вероятно, что могут попросить прислать резюме в двух вариантах – английском и русском. Оба резюме должны абсолютно идентичными как по смыслу, так и в оформлении. Здесь также нужно обратить внимание на то, что некоторые шрифты (например, Arial) могут выглядеть несколько иначе в русском и английском написаниях. Поэтому следует выбрать для своего резюме тот шрифт, который будет смотреться везде идентично.

Покажем себя с лучшей стороны

Не прикладывать к своему резюме фотографию, если об этом не просят. Если же это необходимо, подойдите к выбору фото максимально осторожно. Ни в коем случае не уходите в крайности. Ваша фотография не должна быть кадром с веселой вечеринки, но и не должна выглядеть как угрюмое фото с паспорта. Найдите что-то нейтральное, доброжелательное и располагающее к дальнейшему общению. Если же вы не обнаружили у себя подходящего фото, то лучше ничего не прикладывать, иначе вы рискуете произвести совсем не то впечатление, на которое рассчитываете.

Советы и трюки в оформлении резюме

Существует несколько  технических приемов, которые упростят вам оформление резюме:

·  С помощью таблицы без сетки границ и фона сделайте макет вашего резюме, выделив для каждого блока свои ячейки. Таким методом пользуются все веб-дизайнеры при создании сайтов в интернете.

·  Не используйте функцию «Надпись» - при экспорте в другой формат или копировании вашего резюме в базу могут возникнуть проблемы.

·  Научитесь использовать табуляцию и не делайте отступы безумным нажатием клавиши «пробел».

·  Используйте стили для оформления одинаковых смысловых блоков. При этом больше четырех стилей будет перебором.

·  Если вам не хватает совсем немного места, а всю «воду» вы уже выкинули, то можно немного уменьшить поля. Но следите, чтобы блоки резюме визуально отделялись друг от друга и не были «налеплены».

·  Если ваше резюме заняло больше 1 листа, то используйте нижний колонтитул, куда напишите ваше полное имя и номер страницы.

Отправка резюме в компанию

Итак, резюме почти готово. Осталось только сохранить его и  отправить в компанию мечты. Можем  ли мы сделать что-то еще?

Сохраним правильно

Сохраняя оформленный  документ, присвойте ему название в виде своей фамилии – так HR-менеджеру при необходимости  будет проще найти ваш файл среди прочих. Не архивируйте отправляемый документ: распаковка архива - лишняя трата  времени для того, кто будет  его читать.

Большой вопрос состоит  в том, в какой формат сохранить  резюме. Наиболее безопасные варианты .doc, .pdf и .rtf. Пока не стоит экспериментировать с .docx и .pages – эти форматы еще мало распространены. В любом случае постарайтесь проверить на другом компьютере, как выглядит ваше резюме. Особенно это касается случаев экспорта из MS Word 2007 и Pages.

Проверьте, что ваш  файл не закрался никакой макрос и  тем более вирус, и вы случайно не сохранили его как шаблон.

Проверим себя

Для начала распечатайте и посмотрите, как выглядит ваше письмо на бумаге. Иногда бывает так, что  на экране все хорошо, а в печатном виде совсем не смотрится. Кстати, не забудьте взять печатную копию резюме на интервью и на Ярмарку вакансий. 

Чтобы быть уверенным, что  ваше резюме написано аккуратно и  доступно, покажите его кому-нибудь (родителям, брату, сестре или другу). Свежий взгляд со стороны поможет  исправить недостатки, оставшиеся до сих пор незамеченными.

 

6. Практическое задание.

а) Резюме: менеджер по продажам  коммерческой фирмы.

 

Семенова Оксана Андреевна

Цель: соискатель  должности менеджера по продажам  
Телефоны: +79041758774(моб.)  
E-mail: oksanochka.semenova.91@mail.ru 
Дата рождения: 03.07.1991г. 

Образование: 
 
2006-2010гг. Екатеринбургский экономико – технологический колледж. 
Специальность: экономика и бухгалтерский учет 
Квалификация: бухгалтер - экономист 
09.2011-12.2011 Курсы оператора электронно - вычислительных и вычислительных машин.  
  
 

Опыт работы:  
 
2009-2010гг. ОАО «Агрофирма Северная», г. Верхний Тагил, п.Половинный (оптово-розничная торговля мясной продукцией)  
Должность: оператор по обработке накладных по отгрузке продукции.

2010-2010гг. ООО «Екатерина-Свет», г. Екатеринбург (оптово-розничная торговля электротехнической продукцией; установка систем охранной сигнализации )  
Должность: менеджер по продажам электротехники 
 

Профессиональные навыки:

• Поддержание и развитие клиентской базы;
• Технические консультации клиентов;
• Ремонт и обслуживание электрооборудования;
• Электромонтажные работы: технический надзор;
• Опыт установки охранных сигнализаций.

Дополнительные сведения:  
Прописка: Свердл.,область,   п.г.т Арти 
Проживание: ул. Королева №5. 
ПК – опытный пользователь (MS Office, 1C: Торговля, Склад)  
Семейное положение: замужем

Дети: дочь 1,5года 
Желаемый уровень з/п: от 20 000  до 30 000 рублей

 

 

 

 

 

б) Резюме: экономист торгового предприятия.

 

Семенова Оксана Андреевна       Город:	Свердл.обл., п.Арти
Дата рождения:	03.07.1991г.
Семейное положение:	замужем
Гражданство:	РФ
Образование/Квалификация:	2006 – 2012г.  Екатеринбургский экономико- технологический колледж .Специальность-  Бухгалтер- экономист.
Языки:	Русский - родной  Английский – базовый
Должность:	ООО «Агрофирма Северная»   Экономист
Опыт работы:
11/2011 - 10/2013	ООО «Агрофирма Северная»  Экономист
- Выполняю работу по осуществлению экономической деятельности цеха направленной на повышение эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой продукции и освоение новых видов, достижения высоких результатов при оптимальном использовании материальных трудовых и финансовых ресурсов.        - Выполняю  работу по осуществлению хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой  деятельности (бизнес-планов) в целях  обеспечения роста объемов сбыта  продукции и увеличения прибыли  предприятию.    - Выполняю  расчеты по материальным, трудовым  и финансовым затратам, необходимым  для производства и реализации  выпускаемой цехом продукции.    - Осуществляя экономический анализ хозяйственной деятельности цеха, разработала меры по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности производства, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и непроизводительных расходов, а также выявлению возможностей дополнительного выпуска продукции.    - Определяю экономическую эффективность организации труда и производства.    - Принимаю участие во внедрении новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений.    - Выполняю работы по формированию, ведению и хранению базы данных экономической информации, вношу изменения в справочную и нормативную информацию, которая используется при обработке данных.