Особенности языка делового общения

Рассмотрим  более подробно один из наиважнейших средств общения в деловом  мире - деловое письмо.

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.

Все деловые письма можно разделить на:

1) собственно деловые - используемые при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений: благодарственное письмо; гарантийное ; информационное письмо ; письмо-напоминание ; письмо-подтверждение ; письмо-поздравление;  письмо-приглашение; письмо-просьба.

2)коммерческие - используемые при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров: оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки; письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку; рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требования возмещения убытков.

Написание делового письма – это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным  с юридической точки зрения. Правильно  оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха дела.

Деловые письма выполняют две функции: обеспечивают связь между деловыми партнерами и сохраняют информацию об этой связи.

Любое официальное  письмо должно содержать:

• Обращение («сэр», «господин» и т.д.);
• Комплимент, которым заканчивается письмо («С глубоким уважением», «Искренне Ваш» и т.д.);
• Подпись, удостоверяющую документ;
• Адрес, помещающийся вверху или внизу первой страницы письма и воспроизводящийся на конверте;
• Текст письма необходимо писать на бланке фирмы или предприятия, где уже указаны реквизиты;

Непосредственно текст письма состоит из следующих  элементов: вступительная часть, содержание и заключительная часть.

Вступительная часть представляет собой обращение к адресату. В официальных письмах в последнее время стало входить обращение:                    « Уважаемый господин Сидоров». Однако, необходимо помнить, что наиболее распространенным считается обращение по имени отчеству.

Содержание письма зависит от многих факторов и определяется «жанром» документа. В деловой корреспонденции сложились определенные стереотипы и клише для начала, концовки текста, а так же для выражения той или иной смысловой ситуации в самом тексте.

Один из вариантов делового письма, отражающий стереотипную схему:

ВНИМАНИЕ-ИНТЕРЕС-ПРОСЬБА-ДЕЙСТВИЕ

Внимание: Уважаемый (ая)_____________

 Хочу сообщить Вам……………

Интерес: Мы предлагаем Вам то, что может улучшить

 Вашу жизнь……………………

Просьба: Нам требуется помощь людей, готовых вложить

 в благородное дело………………………………

Действие: Мы призываем Вас присоединиться к тысячам

 добрых людей……………………………………..

Заканчивая письмо, нельзя забывать поставить подпись после фразы « С уважением» или «С наилучшими пожеланиями» и т.п.

При написании  непосредственно текста следует  придерживаться правил, которые сводятся к следующему:

1. Писать простым и понятным языком, категорически исключая при этом орфографические и иные ошибки.
2. Писать живым, по возможности образным языком, избегая монотонных, трудно читаемых фраз. Важно завоевать внимание читателя.
3. Текст должен содержать факты, неизвестные адресату.
4. Следует выделять главную мысль, наиболее важные вопросы.
5. Необходимо следить за оформлением текста. Важно, чтобы читать и воспринимать его было легко и просто.

Рассмотрим  по одному примеру собственно делового и коммерческого письма.

Письмо-отказ – собственно деловое письмо

Письмо-отказ используется тогда, когда надо ответить отрицательно кому-либо из кандидатов на должность.

Принято считать, что неэтичной является формулировка «Вы нам не подходите», хотя, вполне возможно, именно это и  является причиной настоящего отказа. Поэтому письмо-отказ нужно составить так, чтобы смягчить удар по самолюбию человека. Для этого нужно начать и закончить письмо обнадеживающе, позитивно, подчеркнуть достоинства и успехи кандидата, пожелать удачи.

Если необходимо указать на недостатки, следует оценить  отдельные качества, знания и навыки, а не человека в целом, например, «Ваша профессиональная подготовка не соответствует требуемому уровню», «Наша работа требует свободного владения двумя иностранными языками» и т.п. Кандидат должен понять, что  у работодателя была веская объективная  причина, не позволяющая взять его  на работу.

В конце письма- отказа следует пожелать кандидату  успехов в поисках работы.

 

 

 

 

Уважаемая Анна Алексеевна!

Всем нам было очень приятно  познакомиться с Вами на минувшей неделе. Глубокое впечатление произвели  на нас Ваше умение прекрасно ориентироваться  в сложных профессиональных проблемах, Ваша образованность, прекрасные деловые  и личные качества.

Нелегко Вам отказывать, но мы все-таки остановились на претенденте, чей опыт работы наиболее соответствует специфике  производства нашей организации.

 

С уважением,

Директор 

АО «Российская мебель»                                      Иванов                           И.И.Иванов   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Письмо-запрос - коммерческое деловое письмо

Письмо-запрос – это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, условия поставки, уточнить его наличие, сроки поставки, получить прайс-лист и т.п.

При составлении данного  вида делового письма желательно в  подробностях изложить суть вопроса  с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение  его получения.

Письмо-запрос имеет следующую структуру, схожую с общей структурой делового письма:

• реквизиты получателя и отправителя;
• дата документа и исходящий номер;
• заголовок (должен отражать суть вопроса);
• обращение;
• цель письма;
• суть вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.);
• выражение надежды на сотрудничество;
• благодарность;
• подпись отправителя (должность, ФИО, подпись).

Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

 

 

 

ООО «Аква»                                                                               Генеральному директору

Россия, г. Москва,                                                                                 ООО «КонтурАква»

ул. Советская, 137                                                                                 Е. В. Шишкину

Тел. (095) 111 11 00

Факс (095) 111 11 01

01.03.09 № 125

на № 121 от 17.12.12

О ценах фильтров

 

Уважаемый Евгений  Владимирович!

Благодарим Вас за предложение  от 15 ноября 2011 года о фильтрах АкваРос. Мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих фильтров, но мы бы хотели получить более подробную информацию о ценах на все фильтры, имеющиеся в наличии. В связи с этим просим выслать прайс-лист на продукцию.

Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ.

 

С уважением,

Директор                                                     

ООО «Аква»                                                             Чижиков                    Е.И. Чижиков

Заключение

В своей работе я изучила понятие делового общения и его особенности. Рассмотрела на основе примеров виды устного и письменного делового общения, выявила их языковую специфику.

Деловое общение - это процесс взаимодействия между двумя или более людьми, которые обмениваются важной информацией в сфере их профессиональной деятельности. Без него нельзя обойтись в  экономических, правовых, дипломатических, коммерческих и административных отношениях.  Деловое общение занимает до 80% рабочего времени руководителей всех уровней, поэтому умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составлять деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью деятельности человека.

Таким образом, необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах и принципах делового общения, а также учитывать особенности языка устного и письменного делового общения для достижения высокой результативности практически в любом виде профессиональной деятельности.

 

 

Список использованной литературы

1.Этика деловых отношений / А. Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г. Коновалова .- М., 2006.-368с.

2.Деловая коммуникация / О.А. Казакова, А.Н. Серебренникова, Е.М. Филиппова.- Томск.,2013.-132с.

3. Березуцкая, Ю.П. Психология делового общения / Ю.П. Березуцкая. – М., 2007. – 346 с.

4.  Рева, В.Е. Деловое общение/ В.Е. Рева. -  Пенза., 2003. - 240 с.

5. Титова Л.Г. Деловое общение/ Л.Г. Титова.- М.,2006.-271с.

6.Красникова Е.А. Этика и психология  профессиональной деятельности/ Е.А. Красникова.- М.,2004.-95с.

Интернет – ресурсы:

http://www.elitarium.ru