Письменная и устная формы деловой речи

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПО РЫБОЛОВСТВУ

 

КАМЧАТСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЗАОЧНЫЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ИСТОРИИ  И ФИЛОСОФИИ

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РЕЧИ»

 

НА ТЕМУ: «ПИСЬМЕННАЯ  И УСТНАЯ ФОРМЫ ДЕЛОВОЙ РЕЧИ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание:  

 

Введение                                                                                                                 3

1. Формы русского  литературного языка                                                            5

2. Язык и стиль  распорядительных документов, коммерческой 

    корреспонденции, инструктивно-методических документов                       8

3. Правила оформления  документов. Речевой этикет                                        11

4. Жанры деловой коммуникации                                                                        13

5. Устная деловая  речь: деловой телефонный разговор, деловая беседа         15 Заключение                18            

Список используемой литературы                                                                       19                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

 

     Деловое общение сегодня проникает во все сферы общественной жизни. В коммерческие, деловые отношения вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле.

     "Бизнес — это умение разговаривать с людьми", — говорят предприимчивые американцы.

     Деловое общение — это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в ходе которого происходит обмен деятельностью, информацией и опытом.     Официально-деловой стиль речи обусловлен практическими требованиями жизни и профессиональной деятельности. Он «обслуживает» сферу правовых, управленческих, социальных отношений и реализуется как в письменной (деловая переписка, нормативные акты, делопроизводство и пр.), так и в устной (выступление на деловом совещании, служебный диалог и т.п.) форме.

     Развитие рыночных отношений нельзя представить без быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а значит организации и проведения инновационных форм делового общения, таких как презентации, «круглые столы», пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров. Главной формой устного делового общения является диалог. Одной из основных форм диалога, в свою очередь, является беседа. Деловая беседа – наиболее распространенная форма делового общения. В процессе деловой беседы могут рассматриваться вопросы устройства на работу, ремонта квартиры, предложения о сотрудничестве, совершения сделки и т.д. 
     Все мы так или иначе, чаще или реже сталкиваемся в своей жизненной практике с необходимостью подать заявление, составить доверенность и т.п. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа.

     В настоящее время официально-деловое общение является неотъемлемой частью работы практически каждого человека, занимающего ту или иную должность.

     Цель написания данной контрольной работы - представить формы деловой речи и рассмотреть их особенности.

     Достижение указанной цели предполагает решение следующих задач:

1. раскрыть понятие «деловая речь», рассмотреть формы ее существования;

2)   рассмотреть правила оформления документов;

3) описать основные правила эффективного ведения телефонных переговоров, деловой беседы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Формы русского литературного языка

 

 

     Русский литературный язык существует в устной и письменной формах. Они находятся в сложном единстве и социально-речевой практике занимают важное и примерно одинаковое место по своей значимости. Каждая из них имеет свою специфику и отличается системой средств выражения, характером адресата и восприятия. Устная речь является первичной, и для языков, не имеющих письменности, это единственная форма их существования.

     Так как устная и письменная речь это две формы существования языка, то ряд требований применим как к устной, так и к письменной речи. Это требования:

1.Содержательности  речи;

2.Ее логичности, точности  и ясности;

3.Литературной правильности, благозвучия.

     Первое требование - требование содержательности речи. Говорить или писать можно лишь о том, что сам хорошо знаешь. Лишь тогда рассказ человека будет хорош, интересен, полезен и ему самому, и другим, когда он будет построен на знании фактов, на наблюдениях, когда в нем будут передаваться обдуманные мысли, искренние переживания.

     Второе требование - требование логичности, последовательности, четкости построения речи. Хорошее знание того, о чем человек говорит или пишет, помогает ему не пропустить чего-либо существенного, логично переходить от одной части в другую, не повторять одного и того же по нескольку раз. Правильная речь предполагает обоснованность выводов, умение не только начать, но и закончить, завершить высказывание.

Под точностью речи понимают умение говорящего и пишущего не просто передать факты, наблюдения, чувства в соответствии с действительностью, но и выбрать для этой цели наилучшие языковые средства - такие слова, сочетания, которые передают именно те черты, которые присущи изображаемому предмету. Точность требует богатства языковых средств, их разнообразия, умения выбрать в разных случаях слова, синонимы, наиболее подходящие содержанию рассказываемого.

     Ясность речи - это ее доступность, тем людям, к кому она обращена. Речь всегда имеет адресата. Говорящий или пишущий должен учитывать интеллектуальные возможности, духовные интересы адресата. Речи вредит излишняя сложность, перегруженность терминами, цитатами.

     Третье требование – это требование литературной правильности, благозвучия. Различают правильность грамматическую (построение предложений, образование морфологических форм), орфографическую и пунктуационную для письменной речи, а для устной – орфоэпическую, произносительную.

     Произносительная сторона речи - это хорошая дикция, отчетливое выговаривание звуков, соблюдение правил орфоэпии - произносительных норм литературного языка. Умение говорить выразительно, владеть интонациями, паузами, логическими ударениями и прочее.

     Цель устной речи - быстрота передачи и восприятия определенного содержания. Она адресуется непосредственно собеседнику и рассчитана на слуховое восприятие.

     Устная речь использует разговорно-бытовую, просторечную, иногда диалектную лексику и фразеологию. Чаще всего устная речь является диалогической. Но она применяется также в лекциях, докладах, выступлениях и в этих случаях носит монологический характер.

     В распоряжении устной речи кроме лексико-грамматических средств имеются и вспомогательные средства передачи мысли: мимика, жесты, интонация, паузы, возможность повторения.

     В письменной речи используется система графических средств выражения, и она воспринимается зрительно. В ней большое значение имеют порядок слов, строгая последовательность, стройность в изложении мыслей. Письменную форму речи отличает предварительное обдумывание высказываний, редакторская обработка текста, которую может выполнить и сам автор. Это обусловливает точность и правильность письменной формы речи.

     Таким образом, две формы выражения языка тесно взаимосвязаны, поэтому хорошо развитая устная речь благотворно влияет на навыки письменной речи, и, наоборот, письменная речь способствует развитию и совершенствованию устной речи. Хорошая речь может быть получена только при соблюдении всего комплекса требований.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Язык и стиль распорядительных документов, коммерческой

корреспонденции, инструктивно-методических документов

 

 

     Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

     Особая  роль, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

     Основная  задача распорядительных документов  – придание юридической силы  тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и  стиль этого типа документации  отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использованием сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности…; создать комиссию в составе… и так далее. Данные формулировки указывают на то, каким именно действиям придается юридический статус. К распорядительным документам относятся решение, приказ, постановление.

     Одной из разновидностей официально-делового стиля является обиходно-деловой стиль, к которому относится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и другие). Она характеризуется известной стандартизацией, облегчающей её составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.

     Инструктивно-методические документы - это служебная записка, протокол, распоряжение, указание и др.

Служебная записка – это документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Протокол – это документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуждаемым на них вопросам решений. Различают два типа протоколов: простые (или краткие), называемые еще протоколами решений, и сложные (или полные). В простых протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, фамилии выступивших в прениях и принятые решения. В сложных протоколах фиксируется весь ход и результаты собрания, заседания, конференции и т.п., а также вопросы и выступления присутствующих, предложения и решения.

     Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров документов, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт, (обладает следующими обязательными качествами):

1)   Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);

2)   Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности (граждане, служащие);

3)      Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковых средств;

4)      Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;

5)      Безупречность в юридическом отношении. То есть должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

6)      Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе  устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста;

и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Правила оформления документов. Речевой этикет

 

     Документы - это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий.

     Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.

     Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

     Сколько существует документов, столько существует способов их оформления. Каждый документ оформляется по-своему. Рассмотрим на примере делового письма. Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

     В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся в них информации.