Современный русский язык

Требования к  языку и стилю документов

К языковым средствам  и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

- однозначность  используемых слов и терминов;

- нейтральный  тон изложения;

- соблюдение лексических,  грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность  изложения;

- смысловая достаточность  и лаконичность текста.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью  словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться  только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. ри употреблении терминов в деловой  документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как  автору, так и адресату.

Трудности в восприятии теста документа может вызвать  неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения  понятий привычных слов.

В документах не должны употребляться слова и  выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

В официально-деловой  письменной речи сложились правила  расположения определений. Так, согласованные  определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выжженные словосочетанием) - после него.

При сочетании  согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство  слов в письменной деловой речи употребляется  только с одним словом или с  ограниченной группой слов.

Основное требование к информационному насыщению  документа - это целесообразное количество включаемой информации, необходимое  и достаточное для реализации коммуникативной задачи.

Структура текста документа (логическое соединение смысловых  аспектов) должна быть «прозрачной», легко  воспринимаемой.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта  содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный.

При составлении  деловых бумаг следует учитывать  информационную роль порядка слов в  предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения.

К стандартным  аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах.

Речевой этикет в  документе. Этикет - установленный порядок  поведения где-либо. Деловой этикет - этот порядок поведения, установленный  в сфере делового общения.

В письменном деловом  общении этикет проявляет себя в  форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Выбор этикетных  слов обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность  в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

6.6 Новые  тенденции в практике русского  делового письма

Девяностые годы 20 века стали периодом значительных изменений в экономике, в области  социальных отношений. Они коснулись  практически всех сторон жизни, в  том числе сферы делового общения.

Новые ситуации делового общения требуют совершенствования  форм документационного обеспечения. Появляются новые виды документов. Лексикон официально-деловой письменной речи пополняется новыми терминами.

Юридические и  правовые аспекты взаимоотношений  между работником и работодателем  закрепляются с помощью таких  документов, как трудовой договор, трудовое соглашение, контракт.

Вхождение России в систему мировых экономических  отношений определяет необходимость  соответствия отечественной практики делового общения, делового письма мировым  стандартам, в том числе на уровне терминологии. Именно это является одной из основных причин активного  проникновения иноязычных слов и  терминов в русскую официально-деловую  письменную речь.

Можно сказать, что  сегодня русская официально-деловая  письменная речь переживает этап преобразований, изменений, проявляющихся как на уровне понятий, так и на уровне терминологии.

Тенденции большей  языковой свободы, экспрессивности  языка сообщения проявляются, в  первую очередь, в языке и стиле  рекламной деловой корреспонденции.

Реклама в деловой  речи. В последнее время широкое  распространение получили документы  информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение потенциальным  потребителям о видах производимых товаров и услуг; резюме.

Информационно-рекламные  письма нередко строятся по модели: риторический вопрос - информационный текст, являющийся ответом на поставленный вопрос. Основное требование к тексту рекламного послания (впрочем, как и  текстам деловых посланий других типов) - информативность и убедительность. Рекламное деловое письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение.

Содержание и  оформление резюме. Резюме в чем-то схоже со служебной анкетой, но в  отличие от заполнения граф анкеты написание резюме является творческим процессом.

Типовое резюме включает:

- персональные  данные соискателя (фамилия, имя,  отчество, дата и место рождения, семейное положение);

- адреса и телефоны  соискателя с указанием времени  для контактов;

- наименование  вакансии, на которую претендует  автор резюме;

- основной текст,  включающий в себя перечень  мест работы и (или) учебы  в хронологическом порядке, с  указанием полного официального  наименования организации, периода  времени пребывания в них, наименование  занимаемой должности;

- дополнительные  сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная  переподготовка);

- прочие сведения ( сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные  поездки, владение компьютером,  вождение автомобиля);

- отличия и  награды, ученые степени;

- интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой  профессиональной деятельности  соискателя позиции;

- иная вспомогательная  информация;

- рекомендации;

- дата написания  резюме;

- подпись соискателя.